Reglement for personalforvaltningen i departementene

Stadfestet ved kgl.res. av 25. september 1998.

Del 1   Generelt

 

§ 1.   Virkeområde

Dette reglement gjelder for embets- og tjenestemenn i departementene, unntatt Utenriksdepartementet. Det gjelder også for direktorater som treffer avgjørelser på vegne av vedkommende statsråd. For Statsministerens kontor gjelder reglementet så langt det passer.

Reglene i §§ 6-11 gjelder ikke for tilsettinger eller konstitusjoner for 6 måneder eller kortere. Reglene i §§ 3-5 gjelder ikke for tilsettinger eller konstitusjoner for inntil ett år.

§ 2.   Definisjoner


I dette reglement betyr:

  1. "embetsmann" den som er utnevnt av Kongen og gitt bestalling som embetsmann, eller den som er konstituert av Kongen i et embete.
  2. "tjenestemann" enhver arbeidstaker som ikke er embetsmann.
  3. "embete", stilling som byråsjef, underdirektør, lovrådgiver, avdelingsdirektør, ekspedisjonssjef og departementsråd. Arbeids- og administrasjonsdepartementet (nå Fornyings- og administrasjonsdepartementet) kan bestemme at også andre departementsstillinger skal være embeter.
  4. "stilling" både embete og tjenestemannsstilling om ikke annet fremgår av sammenhengen.

Departementsembetsmann som selv søker seg til en ny tjenestemannsstilling anses for samtidig å ha søkt avskjed fra sitt embete. Departementsembetsmann som får sitt embete omgjort til tjenestemannsstilling kan, etter eget ønske, bibeholde status som embetsmann som en personlig ordning. I det sistnevnte tilfellet skal vedkommende ikke utnevnes på nytt.

Del 2   Kunngjøring

 

§ 3   Kunngjøring av stillinger

  1. Hovedregelen er at ledige stillinger skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse.
  2. Statsråden eller den statsråden gir fullmakt skal i samråd med tjenestemannsrepresentantene i innstillingsrådet bestemme hvilke stillinger som skal kunngjøres internt i vedkommende departement, i departementets ytre etater, eller i alle departementene eller offentlig. Stillinger som ekspedisjonssjef (leder av avdeling) og departementsråd skal alltid besettes etter offentlig kunngjøring og alminnelig konkurranse.
  3. Ved omgjøring av stillinger, omorganiseringer mv., kan Arbeids- og administrasjonsdepartementet samtykke i at en stilling besettes uten forutgående kunngjøring.
  4. Når stillinger kunngjøres offentlig, skal det skje i Norsk Lysningsblad og ellers i samsvar med kgl.res. av 18. mai 1979, om kunngjøringer i dagspressen, og forøvrig slik departementet bestemmer. Stillinger som kunngjøres offentlig, skal også kunngjøres internt. Fraværende tjenestemenn skal så langt det er mulig underrettes. Arbeids- og administrasjonsdepartementet (nå fornyings og administrasjonsdepartementet) kan gi nærmere regler om kunngjøringsmåten og om en sentral kunngjøringsordning.

§ 4   Kunngjøringens innhold

  1. Kunngjøringen må ikke utformes slik at søkerkretsen blir begrenset mer enn nødvendig. Kvinner oppfordres spesielt til å søke stillingsgrupper som tradisjonelt er mannsdominerte.
  2. Der tjenesteforholdene tillater det, bør stillingen kunngjøres alternativt for heltids- eller deltidstilsetting.
  3. Kunngjøringen skal inneholde en kortfattet beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav (herunder om søkeren må beherske begge målformer). Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, arbeidssted, fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig, og søknadsfrist. Søknadsfristen må ikke være kortere enn to uker fra innrykk i Norsk Lysningsblad. Det skal alltid stå hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen.
  4. Det skal ikke kreves helseattest uten at dette er begrunnet i stillingens særlige forhold.

§ 5   Vilkårene for fornyet kunngjøring

 

Nærmest foresatte, i samråd med sjefen for den avdeling som behandler departementets personalsaker, kan bestemme at en stilling skal lyses ut på nytt om han finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må ventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. Dersom slike saker behandles i en bestemt seksjon i avdelingen, kan sjefen for avdelingen gi sjefen for seksjonen fullmakt til å fatte avgjørelse som nevnt i samråd med nærmest foresatte.

Dersom innstillingsrådet eller statsråden på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal stillingen kunngjøres på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen, eller om forholdene har endret seg vesentlig.

Del 3   Innstilling

 

§ 6   Innstillingsrådet

1. Hvert departement skal ha et innstillingsråd til å gi innstilling ved besettelse av stilling som ikke avgjøres i statsråd.

2. Innstillingsrådet kan sammensettes på de nedenfor nevnte måter. Det er adgang til å velge ett av alternativene eller to alternativer som i så fall benyttes for hver sin tjenestemannsgruppe. Statsråden bestemmer, i samråd med de tillitsvalgte, hvilket eller hvilke alternativer som skal benyttes.

Alternativ A:

Medlemmene av innstillingsrådet er:

  1. Departementsråden (rådets formann).
  2. Sjefen for vedkommende avdeling.
  3. Nærmest foresatt tjenestemyndighet. Ved tilsetting av kontorpersonale mv. som ikke skal knyttes til et bestemt tjenestested er det sjefen for den administrative enhet som har departementets/avdelingens personalsaker som deltar.
  4. To representanter for tjenestemennene.

Skal tjenestemannen ikke knyttes til et bestemt kontor eller en bestemt seksjon eller avdeling, avgjør departementsråden hvem som skal tre inn i rådet som administrasjonens annen og tredje representant. Det samme gjelder om det i forbindelse med normeringer er uklart hvilken avdeling eller seksjon eller hvilket kontor stillingen skal legges til.

Alternativ B:

Medlemmene av innstillingsrådet er:

  1. Departementsråden (rådets formann).
  2. Sjefen for den avdeling som behandler departementets personalsaker eller dennes stedfortreder.
  3. Sjefen for vedkommende avdeling.
  4. Nærmest foresatt tjenestemyndighet.
  5. Tre representanter for tjenestemennene.

Skal tjenestemannen ikke knyttes til et bestemt kontor eller en bestemt seksjon eller avdeling, avgjør departementsråden hvem som skal tre inn i rådet som administrasjonens tredje og fjerde representant. Det samme gjelder om det i forbindelse med normeringer er uklart hvilken avdeling eller seksjon eller hvilket kontor stillingen skal legges til.

Alternativ C:

Medlemmene av innstillingsrådet er:

  1. Sjefen for vedkommende avdeling (rådets formann)
  2. Sjefen for den avdeling som behandler departementets personalsaker eller dennes stedfortreder.
  3. Nærmest foresatt tjenestemyndighet.
  4. To representanter for tjenestemennene.

Skal tjenestemannen ikke knyttes til et bestemt kontor eller en bestemt seksjon eller avdeling, avgjør departementsråden hvem som skal tre inn i rådet som administrasjonens første og tredje representant. Funksjonen som administrasjonens første representant, og dermed som rådets leder, skal alltid utøves av sjefen for en av avdelingene. Det samme gjelder om det i forbindelse med normeringer er uklart hvilken avdeling eller seksjon eller hvilket kontor stillingen skal legges til.

3. Den administrative enhet som behandler departementets/avdelingens personalsaker, er rådets sekretariat.

§ 7   Tjenestemannsrepresentantene

  1. Tjenestemannsrepresentantene skal i alminnelighet tilhøre den samme tjenestemannsgruppe som den ledige stillingen.
    Saksbehandlere (inkludert rådgivere, prosjektledere, utredningsledere og arkivledere) danner en gruppe.

    Kontorpersonalet (inkludert det øvrige arkivpersonale) danner en gruppe.
  2. Den tjenestemannsorganisasjon som organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning, er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for tjenestemennene med personlige varamenn. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende tjenestemannsgruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representantene med vararepresentanter.
  3. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes tjenestemannsrepresentanter med vararepresentanter etter følgende regler:
    1. For at en organisasjon skal kunne få representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25% av de organiserte tjenestemennene i tjenestemannsgruppen.
      Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf.
    2. Innstillingsråd med to tjenestemannsrepresentanter (§ 6 nr. 2, alternativ A og C).
      Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant.
    3. Innstillingsråd med tre tjenestemannsrepresentanter (§ 6 nr. 2, alternativ B).
      Dersom innstillingsrådet etter § 6 nr. 2 skal ha tre tjenestemannsrepresentanter, og tre eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal de tre organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant.
      Om det bare er to organisasjoner som har medlemmer i gruppen, deles antallet representanter slik at den største får to representanter, og den minste får en representant.
  4. Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes for inntil tre år om gangen. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for alle tjenestemannsrepresentantene innen samme tjenestemannsgruppe.

§ 8   Behandling av søknader og vurdering av søkere

  1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som skal inneholde søkernes navn, alder, og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jfr. § 2 i forskrift gitt ved Kgl.res. av 21. november 1980, til forvaltningsloven. Så snart søkerlisten er satt opp, sendes kopi av den til medlemmene i innstillingsrådet.
  2. De søkere som etter administrasjonens vurdering av søknadene synes å være best kvalifisert, skal innkalles til personlig konferanse (intervju). Medlemmene i innstillingsrådet kan dessuten kreve at andre kvalifiserte søkere innkalles.
    Det er ikke nødvendig å innkalle søkere som er kjent fra før.
  3. Ved konferansen skal stillingens nærmest foresatte delta. I tillegg kan en representant for den administrative enhet som har departementets/avdelingens personalsaker delta. Normalt bør også en representant for tjenestemennene, utpekt av tjenestemannsrepresentantene i innstillingsrådet delta, dersom vedkommende ønsker det. Endelig avgjørelse om dette treffes av statsråden.
  4. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene.
  5. Det skal ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver om søkeren ber om at man unnlater dette.

§ 9   Innstilling – saksgangen i innstillingsrådet

  1. Ved tilsetting i tjenestemannsstilling skal innstillingsrådet gi innstilling. Rådets sekretariat, jfr. § 6 nr. 3, legger saken frem for innstillingsrådets medlemmer.
  2. Før saken behandles av de øvrige medlemmer av innstillingsrådet, skal stillingens nærmest foresatte, jfr. § 6 nr. 2, gi skriftlig forslag til innstilling. Forslaget skal angi i hvilken rekkefølge søkerne bør komme i betraktning og omfatte minst 3 søkere dersom de anses kvalifiserte.
  3. Forslaget sendes videre i følgende rekkefølge:
    a) Innstillingsråd sammensatt etter alternativ A (jfr. § 6 nr. 2):
    Saken behandles først av administrasjonens andre medlem, deretter tjenestemannsrepresentantene og til slutt av departementsråden.
    b) Innstillingsråd sammensatt etter alternativ B (jfr. § 6 nr. 2):
    Saken behandles først av administrasjonens tredje medlem, deretter tjenestemannsrepresentantene, så av administrasjonenes andre medlem og til slutt av departementsråden.
    c) Innstillingsråd sammensatt etter alternativ C (jfr. § 6 nr. 2):
    Saken behandles først av tjenestemannsrepresentantene, deretter av administrasjonens andre medlem og til slutt av rådets formann.
  4. Hvis det er uenighet om innstillingen, eller noen av medlemmene krever det, trer de som har deltatt i behandlingen eller deres stedfortredere, sammen til møte.
    I statsforvaltningen gjelder generelt at deltagelse i innstillingsrådet er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Unnlater likevel enkelte av rådets medlemmer å delta i behandlingen av en sak eller å underskrive møteprotokollen, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver.
  5. Den endelige innstilling, med mulige dissenser, tas inn i innstillingsprotokollen. Protokollen underskrives av alle, og medlemmene av rådet har rett til å begrunne sitt standpunkt i protokollen.

§ 10   Uttalelser ved besettelse av embeter

  1. Ved besettelse av embete som avdelingssjef avgis først uttalelse av de øvrige avdelingssjefer etter rekkefølge fastsatt av statsråden, og deretter avgis uttalelse av departementsråden.
    Ved besettelse av embete under avdelingssjef gir først vedkommende avdelingssjef sin uttalelse. Deretter går saken til de øvrige avdelingssjefer og til slutt til departementsråden.
  2. Statsråden kan bestemme at antallet avdelingssjefer som skal uttale seg, skal reduseres.
    Sjefen for den avdeling som behandler departementets personalsaker og den avdelingssjef embetet eventuelt sorterer under, jfr. nr. 1, annet ledd bør likevel alltid avgi uttalelse.
  3. Statsråden kan også bestemme at andre skal uttale seg.

Del 4 Tilsetting


 

§ 11   Tilsettingsorgan

Tjenestemenn tilsettes av statsråden etter innstilling fra innstillingsrådet.

Statsråden kan gi departementsråden fullmakt til å tilsette tjenestemenn som er innstilt av et enstemmig innstillingsråd i de sakene hvor departementsråden er rådets leder.

Statsråden kan videre gi sjefen for vedkommende avdeling, eventuelt den avdelingssjefen som er utpekt av departementsråden etter reglementets § 6 nr. 2 (jfr. alternativ C), fullmakt til å tilsette saksbehandlere og kontorpersonale mv. som er innstilt av et enstemmig innstillingsråd i de sakene hvor denne avdelingssjefen er rådets leder. Departementsråden er ellers tilsettende myndighet i disse tilfellene.

§ 12   Overgang fra midlertidig til fast tilsetting

En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring og behandling i innstillingsrådet.

§ 13   Melding om tilsetting mv.

  1. Ved utnevning eller konstitusjon av embetsmann skal embetsmannen gis skriftlig underretning.
  2. Ved tilsetting av en tjenestemann skal den tilsatte, i samsvar med tjenestemannsloven § 5 nr. 5, gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår. Hvis vedkommende tilsettes på prøve skal underretningen også inneholde en orientering om prøvetidsreglene, jfr. tjenestemannslovens § 8. Det kan utferdiges standardformularer for slike underretninger.
  3. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven kap. XI A både for faste og midlertidige tilsettingsforhold.
  4. Alle søkere skal underrettes når stillingen er besatt, jfr. forvaltningslovens § 27 første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen.

Del 5   Beregningsregler, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage

 

§ 14   Beregning av tjenestetiden

  1. Ved beregning av tjenestetid etter tjenestemannslovens §§ 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i alle departementene og ved Statsministerens kontor.
  2. Overføres en virksomhet til et departement, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomhet medregnes.

§ 15   Ordensstraff

Vedtak om ordensstraff treffes av statsråden.

Før en tjenestemann ilegges ordensstraff, bør det normalt innhentes uttalelse fra innstillingsrådet for den tjenestemannsgruppe vedkommende tilhører.

Før en embetsmann ilegges ordensstraff skal det innhentes uttalelse fra de personer som er bestemt i § 10.

Ordensstraff slettes fra personalregister og personalkort etter 3 år.

Skriftlig materiale som ligger til grunn for vedtaket om ordensstraff skal etter at ordensstraffen er slettet, lagres i eget arkiv og være utilgjengelig for andre enn dem som saken direkte vedkommer.

§ 16   Oppsigelse, suspensjon og avskjed

  1. Vedtak om suspensjon og avskjed av embetsmann treffes av Kongen i statsråd.
    Avskjed i nåde eller etter søknad gis av statsråden. I slike tilfelle bør embetsmannen tilstilles et avskjedsdokument, undertegnet av statsråden.
  2. Vedtak om oppsigelse, suspensjon og avskjed av tjenestemann treffes av statsråden. Før det treffes vedtak om oppsigelse eller avskjed, bør statsråden normalt innhente uttalelse fra innstillingsrådet for den tjenestemannsgruppe vedkommende tilhører.
  3. Embets- og tjenestemann kan i stedet for suspensjon midlertidig overføres til annen, mindre betrodd tjeneste. Slikt vedtak treffes av Kongen i statsråd for embetsmann og av statsråden for tjenestemann.

§ 17   Klage over oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed

  1. Om en tjenestemann ønsker å klage over vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, skal klagen fremsettes skriftlig for vedkommende departement. Det samme gjelder om en embetsmann klager over vedtak om ordensstraff. Dersom departementet selv ikke tar klagen til følge, sender det saken med sin uttalelse til Arbeids- og administrasjonsdepartementet som legger den frem for Kongen. Hvis klageren er tilsatt i Arbeids- og administrasjonsdepartementet (nå Fornyings- og administrasjonsdepartementet), sendes klagen Justisdepartementet som legger den frem for Kongen.
  2. Klagefristen er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til tjenestemannen, jfr. forvaltningslovens § 29.

Del 6   Arbeidstid, permisjon mv.

 

§ 18   Arbeidstid mv.

  1. Alle embets- eller tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. Registrering av fremmøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale.
  2. Alle embets- eller tjenestemenn har rett til 20 minutters spisepause i arbeidstiden.
  3. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at de underordnede overholder den fastsatte arbeidstid og at denne utnyttes effektivt. Lederen plikter videre å føre kontroll med underordnedes ferie- og sykefravær.

§ 19   Velferdspermisjoner


Velferdspermisjoner kan gis etter reglene om slike permisjoner i hovedtariffavtalens fellesbestemmelser.

Statsråden eller den statsråden bemyndiger avgjør søknader om velferdspermisjon.

§ 20   Permisjoner i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling mv.

  1. Tjenestefri bør så langt tjenesten tillater det, gis tjenestemenn eller embetsmenn som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av direkte betydning for deres videre faglige utvikling i departementets tjeneste.
    Tjenestefri kan, så langt tjenesten tillater det, gis i inntil 2 år for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling, og i særlige tilfelle kan slik permisjon gis utover dette.
  2. Tjenestefri for av andre grunner å overta annen statsstilling, kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av stilling utenfor staten, såfremt arbeidet har faglig tilknytning til det arbeidsområdet embets- eller tjenestemannen får permisjon fra.
  3. Tjenestefri kan gis embets- eller tjenestemann som følger sin ektefelle, registrerte partner eller samboer til nytt tjenestested når sistnevnte er undergitt beordringsplikt eller hvor det gjelder statlig tjenestested i utlandet. Slik tjenestefri kan gis for inntil seks år.
  4. Arbeids- og administrasjonsdepartementet kan gi utfyllende bestemmelser.

§ 21   Ferielister


Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs §§ 6 og 7.

Enhver departementsavdeling skal være forsvarlig bemannet til enhver tid.

§ 22   Attest


Embets- eller tjenestemenn som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jfr. arbeidsmiljølovens § 68.

Attesten skal inneholde vedkommendes navn, fødselsdato og hvilken (hvilke) stilling(er) eller embete(r) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt.

Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv.

§ 23   Personalregistrering


Hvert departement skal føre eget personalregister, som til enhver tid skal holdes ajour.

Nærmere regler kan fastsettes ved avtale med hovedsammenslutningene eller av Arbeids- og administrasjonsdepartementet.

§ 24   Ikrafttredelse


Dette reglement trer i kraft fra 1. november 1998.

Fravikelse av reglementet:

I særlige tilfelle kan Arbeids- og administrasjonsdepartementet (nå Fornyings- og administrasjonsdepartementet) i samråd med hovedsammenslutningene samtykke i å fravike enkelte bestemmelser i reglementet, jfr. tjenestemannslovens § 23 nr. 4 og Kronprinsregentens resolusjon av 11. november 1983, III.