Rundskriv G-111/00 5

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg I

Utgiver: Justis- og politidepartementet

Om journalføring og registrering i Kompis-kia

Rundskriv G - 111/2000 5
Jnr. 98/12110 D 006.1. H-GS/BM
15.12.2000

Om journalføring og Registrering i Kompis kia

Erik Lund-Isaksen e.f.
ekspedisjonssjef

Jan Erik Sandlie
underdirektør

Om journalføring og registrering i Kompis kia

§ 1

Instruksen gjelder kriminalomsorgens journalføring i Kompis-kia og andre journaler i forbindelse med innsettelse og opphold i fengsel.

§ 2

Med begrepet "journal" menes i denne instruks alle nedtegnelser om en enkelt innsatt i Kompis-kia. Samtlige bilder (Person 1, Person 2, Varetekt, Soning, Dom, Bot, Sikring, Hendelser og Journal) omfattes derfor av journalbegrepet.

§ 3

Det skal ikke føres opplysninger i journalen som ikke har en saklig og nødvendig betydning for fengselsoppholdet. Grunnlaget for frihetsberøvelsen må alltid fremkomme. Det vises til Lov om behandling av personopplysninger § 11.

§ 4

Anstaltledelsen er ansvarlig for at journalen føres i tråd med denne instruksen.

§ 5

En kronologisk journal er en forutsetning for en forsvarlig gjennomføring av opphold i fengsel. Formålet med journalen er å beskrive gjennomføringen av oppholdet, slik at man har en skriftlig oversikt over fremdrift i anstaltoppholdet, hendelser og beslutninger. I tillegg skal den sikre at andre effektivt kan sette seg inn i saken når dette er nødvendig.

§ 6

De innsatte har rett til innsyn i journalen. Journalen skal føres på en slik måte at innsatte eller dennes fullmektig til enhver tid kan få innsyn i den. Opplysningene må være fullstendige og korrekte. Før innsyn innvilges skal det nøye overveies om journalen inneholder opplysninger som skal være unntatt fra den alminnelige innsynsrett. Unntaksretten følger av forvaltningsloven §§ 18 og 19 samt fengselsloven § 1a, 5. ledd.

§ 7

Anstaltene skal benytte journalen i Kompis-kia. Hvis det er nødvendig å opprette en manuell journal skal hvert ark i journalen være nummerert og inneholde klientens navn, fødselsnummer, og innsattnummer. Hver gang noen noterer i journalen skal det gå tydelig fram når det er skrevet (dag/mnd/år) og hvem som har skrevet notatet. Den manuelle journalen skal oppbevares sammen med utskrift av Kompis-kia journalen slik at de til sammen utgjør en helhet.

§ 8

Det må alltid fremgå av journalen kilden for opplysninger som blir gitt. Navngitte personer har rett til innsyn i det som angår dem selv i journalen.

§ 9

I den grad det er behov for å føre inn vurderinger i journalen skal det gå tydelig fram hvem sin vurdering dette er.

§ 10

Journalen skal skrives fortløpende og skal så langt mulig være a jour.

§ 11

Journalen skal behandles på en slik måte at den ikke kan leses av uvedkommende. Dette gjelder både skjermbildet og utskrift av journalen. Utskrift av journalen bør tas med jevne mellomrom. Når utskrift av journalen ikke er i bruk skal den oppbevares nedlåst i et sentralt arkiv.

§ 12

Det som ovenfor fremkommer om journalen gjelder tilsvarende, så langt det passer, for andre rapporter fra Kompis-kia.

§ 13

I merknadsfelter i Kompis-kia skal det kun skrives opplysninger som hører inn under det aktuelle bildet, men som ikke passer inn i de standardiserte bildene. Dette for å forenkle saksbehandlingen. Opplysninger som har betydning for avgjørelser i saken og opplysninger som faller inn under § 5 i denne instruks, skal skrives i hendelsesbildet/journalbildet og ikke i merknadsfelt. Innsatte har innsynsrett også i disse felt.

§ 14

Henvisningen i denne instruks til fengselsloven må ved ikrafttredelse av straffegjennomføringsloven gjelde rett bestemmelse i straffegjennomføringsloven. Lov om behandling av personopplysninger (14. april 2000 nr. 31) trer i kraft 1. januar 2001.

§ 15

Denne instruks trer i kraft 1. januar 2001.