Arkivforskrifta § 2-7 - Skjerming av navn på offentlige postjournaler

Saksnr. 200904822 EO OKL
Dato: 24.08.2010

 

Skjerming av navn på offentlige postjournaler

Vi viser til brev 2. juli 2009 fra Statens helsetilsyn med spørsmål om ovennevnte, og med henvisning til en e-post-utveksling mellom rådgiver Løstegaard i Lovavdelingen og seniorrådgiver Thorne ved Helsetilsynet i Østfold.

Arkivforskriften § 2-7 regulerer hvilke opplysninger som skal føres inn ved journalføring av et dokument. Av første ledd annet punktum fremgår blant annet at navnet på avsender og/eller mottaker av dokumentet og opplysninger om sak, innhold eller emne, skal føres inn. Når en tilsynssak kommer i gang uten at helsepersonellet er direkte involvert i korrespondansen, vil det ikke være plikt til å føre helsepersonellets navn i journalen dersom man på annen måte kan gi en dekkende beskrivelse av innholdet i dokumentet, jf. arkivforskriften § 2-7 første ledd. Som også Helsetilsynet nevner, kommer spørsmålet om sladding derfor bare på spissen ved brev til og fra helsepersonellet.

Arkivforskriften § 2-7 annet ledd første punktum hjemler unntak fra hovedregelen i første ledd når det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt eller som allmennheten ellers ikke kan kreve. I slike tilfeller kan man skjerme opplysninger eller benytte nøytrale kjennetegn. Vi antar at taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 og unntak fra innsynsrett etter offentleglova § 24 første og annet ledd er de mest aktuelle grunnlagene for unntak i tilsynssaker hos Helsetilsynet.

Forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 oppstiller taushetsplikt for opplysninger om personlige forhold. Forvaltningen har plikt til å hindre at opplysninger som er omfattet av taushetsplikt, blir kjent. Taushetsbelagte opplysninger kan fremgå av ett enkelt dokument, men også gjennom kobling av flere dokumenter og dokumenter sett i sammenheng med annen informasjon. Ved journalføring må man derfor ta i betraktning ikke bare det dokumentet som journalføringen gjelder, men også eventuelle muligheter for å koble informasjonen med informasjon som er tilgjengelig andre steder, for eksempel i egne eller andre organers journaler. Vi antar at sladding av navn i journalen (og i det underliggende dokumentet ved innsyn) i mange tilfeller vil være det som skal til for å kunne gi innsyn uten hinder av taushetsplikt. Se for øvrig også vedlagte kopi av brev dags dato fra Lovavdelingen til Statens helsepersonellnemnd om faren for krysskobling mellom journalinnføringer hos Helsetilsynet og vedtak fra nemnda.

Etter offentleglova § 24 annet ledd kan det gjøres unntak fra innsynsretten for dokument om lovbrudd. Ved journalføring av slike dokumenter kan man derfor skjerme, slik at den aktuelle opplysningen ikke fremgår av journalen. Vi antar at skjermingen i mange tilfeller mest hensiktsmessig kan gjøres ved å sladde navnet på helsepersonellet, blant annet fordi det da kan være mulig å gi innsyn i det underliggende dokumentet ved å sladde tilsvarende. Opplysninger om lovbrudd kan for øvrig være omfattet av taushetsplikt.

Lovens system er at unntak fra hovedreglene om journalføring skal vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Samtidig ser vi, også på bakgrunn av den henvendelsen fra Statens helsepersonellnemnd som ligger til grunn for vedlagte brev til nemnda, at det er behov for kontakt mellom de ulike organene som behandler beslektede saker for å finne frem til hensiktsmessige ordninger som sikrer en praksis uten betydelig risiko for at taushetsbelagt informasjon røpes gjennom krysskoblinger av dokumenter og/eller journalopplysninger fra de ulike organene. Vi har ikke forutsetninger for å angi hvordan denne praksisen skal utformes, men nøyer oss med å understreke at sladdingen ikke må gjøres mer omfattende enn hensynene til faren for krysskobling mv. reelt sett tilsier. Generelt er det ingen videre adgang til å sladde ved journalføring enn når det gis dokumentinnsyn.

Angående opplysninger om advarsler, nevner vi først at spørsmålet om konsesjon til å ta inn slike opplysninger om navngitt helsepersonell i Helseregisteret ikke er avgjørende for hvilke opplysninger som skal inn i journal eller være gjenstand for innsyn etter offentleglova. 

At en offentlig tjenestemann har fått en tjenesterelatert reaksjon, blir i utgangspunktet ikke regnet som et personlig forhold etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, jf Rettleiar til offentleglova punkt 6.2.3.2 side 83 og Woxholth, Forvaltningsloven med kommentarer, 4. utgave side 249-250. Uavhengig om saken gjelder offentleg eller privat helsetjeneste, dreier det seg om et yrke som det er knyttet særlig tillit til. Dette trekker i samme retning. De unntaksmulighetene etter offentleglova som er nevnt ovenfor, vil formodentlig heller ikke være aktuelle når saken er avsluttet med en advarsel etter helsepersonelloven § 56. Ut over tilfeller der det er nødvendig for å hindre at taushetsbelagte opplysninger røpes gjennom krysskobling med andre informasjonskilder, ser vi dermed ikke at det er grunnlag for generelt å skjerme helsepersonellets navn i journalen ved vedtak om advarsel.