2 Kartlegging av innhold i elektronisk pasientjournal ved utvalgte sykehus

Om kartleggingen

Den kartleggingen som er beskrevet i vedlegg 1 tar i hovedsak for seg forhold relatert til den papirbaserte delen av arkivet. Når det gjelder det elektroniske materialet, tar kartleggingen kun for seg enkelte overordnede spørsmål vedrørende bruk av elektronisk pasientjournal og skanning.

Utvalget gjennomførte derfor en ny, detaljert kartlegging hos noen av de sykehusene, både somatiske og psykiatriske, som har lengst erfaring med skanning av papirjournaler. Denne under­søkelsen frembragte underlagsmateriale som utvalget har benyttet for å gjøre nødvendige beregninger vedrørende bl.a.:

• forventet årlig avlevering av tekst, målte verdier mv registrert i elektronisk pasientjournal mv.

• forventet årlig avlevering av skannet materiale

• fordeling av innholdet i pasientjournaler på forskjellige dokumentgrupper

• kostnader forbundet med skanning og bevar­ing av store mengder skannet materiale.

For å gjennomføre denne kartleggingen var det nødvendig å trekke ut opplysninger om volum mv. fra databaser på sykehusene, noe som krevde aktiv bistand både fra leverandøren og fra syke­husenes IT-personale. Ettersom de sykehusene som har lengst erfaring med omfattende skanning i hovedsak benytter elektronisk pasientjournalsystem fra DIPS, ble dette firmaet engasjert for å foreta kartleggingen og svare på et antall konkrete spørsmål. Dette vedlegget inneholder et sammendrag av de viktigste funnene fra kartleggingen 1 .

Årsproduksjon av dokumenter EPJ

For å beregne årsproduksjonen av dokumenter direkte i EPJ ble det tatt utgangspunkt i opplysninger registrert i tre journaldatabaser i løpet av 2004.

Tallene inkluderer ikke skannede dokumenter eller digitale medisinske bilder lagret i PACS.

To av databasene, Sørlandet sykehus HF og Hålogalandssykehuset HF avdeling Harstad, ble i 2004 i all hovedsak benyttet for dokumentasjon av somatisk helsehjelp, men den tredje, Psykiatrisk klinikk ved Helse Stavanger HF inneholder kun dokumentasjon av psykiatrisk helsehjelp.

I 2004 ble ikke alle opplysninger registrert direkte i EPJ. De opplysninger som oppsto på papir ble derfor skannet og lagt inn i journalen. Denne delen av opplysningene er anslått til å utgjøre mellom 20 og 40 prosent av den totale mengden av journalopplysninger.

Den gjennomsnittlige størrelsen på doku­menter registrert i 2004 er ca. 7,2 Kb. Når dokumentene skal trekkes ut av databasen for å av­lev­eres til Norsk helsearkiv vil det måtte benyttes et noe mer plasskrevende lagringsformat enn det som benyttes i databasen. I tillegg vil det måtte knyttes noe metadata til hvert enkelt dokument slik at gjennomsnittlig dokumentstørrelse ved avlevering vil kunne bli 10-12 Mb.

Når det gjelder somatisk helsehjelp, sto Sørlandet sykehus HF og Hålogalandssykehuset HF avdeling Harstad ifølge data fra Norsk pasientregister 2 for ca 6 prosent av helseforetakenes samlede aktivitet 3 i 2004. Tilsvarende sto Psykiatrisk klinikk ved Helse Stavanger HF for 6,5 prosent av den psykiatriske helsehjelpen i 2004.

Antar en at de virksomhetene som er omfattet av denne kartleggingen ikke avviker vesentlig fra gjennomsnittet, kan en teoretisk, full årsproduksjon 4 med EPJ-dokumenter anslås til å ca 400 Gb for helseforetakene. Ettersom helseforetakene også benytter en rekke spesialiserte systemer og det også finnes et stort antall private spesialister som produserer elektronisk pasientdokumentasjon, vil totalen bli en del større, kanskje opp mot 600 Gb.

Fordeling av skannet materiale på dokumentgrupper

Dokumentgrupper i elektronisk pasientjournal

For å kunne vurdere effekten av en eventuell kassering av utvalgte kategorier journalinnhold må en ha kunnskap om hvordan dette innholdet fordeler seg på de forskjellige kategoriene, eller dokumentgrupper som de også kalles.

Som beskrevet i kapittel 4.2.2 organiseres innholdet i papirbaserte pasientjournaler vanligvis i henhold til de anbefalinger som er gitt av Statens helsetilsyn i Norgesjournalen eller Piene-rap­porten5 . Elektroniske journaler gir imidlertid helt andre muligheter, og en har her gjerne et stort antall dokumentgrupper. Disse har gjerne lokale betegnelser, men de aller fleste av dem kan lett identifiseres som en underinndeling av en dokumentgruppe i Norgesjournalen.

Om beskrivelsesformen

Ved skanning fordeles dokumentene i papirjour­nalen på de dokumentgrupper som virksomheten benytter i EPJ. Ettersom antallet dokumentgrupper kan være meget stort, er kun opplysninger om de 25 største dokumentgruppene tatt med i de etterfølgende tabellene. For de resterende gruppene er det kun tatt med opplysninger om samlet volum.

I forbindelse med skanning plasseres de dokumenter som ikke skal skannes, i en B-journal. Hvor mye som skilles ut i B-journal varierer fra virksomhet til virksomhet. De virksomheter som under­søkelsen omfatter angir fra 30-40 prosent til 60-70 prosent. I tabellene er det tatt med en rad som angir hvor stor andel av papirjournalene som er skilt ut som B-journal i forbindelse med skan­ningen.

Uttrekket fra databasene viser kun hvor mange dokumenter som finnes i de enkelte dokumentgruppene samt den lagringsplass som er benyttet for gruppen. Som regel vil det relativt sett være noenlunde samsvar mellom lagringsbehov for skannede dokumenter i EPJ og tykkelsen av papirjournalen. En liten del av dokumentene skannes imidlertid i farger eller gråtoner, noe som krever betydelig mer lagringsplass enn vanlig sort/hvit skanning. For bedre å kunne vurdere effekten av kassasjonsregler, er derfor lagringsbehovet for elektroniske dokumenter regnet om til papirdokumenter. Selv om denne omregningen er gjort på grunnlag av kjennskap til innholdet i de enkelte dokumentgrupper og hvilken type skanning som er benyttet, vil den nødvendigvis være beheftet med feil. Her som over alt ellers hvor utvalget har foretatt vurderinger på grunnlag av et noe upresist grunnlagsmateriale, er det søkt å legge inn feilmarginer som skal sikre at kostnadsoverslagene ikke blir for lave.

For enkelte dokumentgrupper har en skannet alle dokumentene samlet, slik at det som i papirjournalen utgjorde flere separate dokumenter blir slått sammen til ett skannet dokument i EPJ. Slike grupper er markert med kursiv i tabellene. Dokumentgrupper som etter utvalgets forslag skal bevares, er markert med stjerne i tabellene.

Hålogalandssykehuset HF, Harstad

Hålogalandssykehuset Harstad tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning samme år.

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 90 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 85 prosent.

Akershus Universitetssykehus HF

Akershus Universitetssykehus tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning i 2004.

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 92 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 91 prosent.

Sørlandet sykehus HF, Arendal

Sørlandet sykehus i Arendal tok i bruk DIPS i 1999 og startet skanning i 2001.

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 84 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 86 prosent.

Stavanger Universitetssykehus, psykiatrisk klinikk

Psykiatrisk klinikk ved Stavanger Universitetssykehus tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning i 2003.

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 65 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 40 prosent.

Oppsummering kassasjon

Som det fremgår av det foregående, vil de kassasjonsreglene utvalget foreslår slå noe forskjellig ut for virksomhetene kartleggingen omfatter. For de virksomhetene hvor det i all hovedsak er skannet materiale fra somatiske journaler, vil 84-92% av materialet bli kassert før avlevering av papirjour­naler, mens det for den ene rent psykiatriske virksomheten vil bli kassert kun 65 prosent. Denne forholdsvis store forskjellen skyldes hovedsakelig at somatiske journaler inneholder betydelig mer kurver, bildemateriale, prøvesvar mv. enn de ps­ykiat­riske journalene.

Ettersom andelen av psykiatriske journaler er svært lav i forhold til andelen av somatiske, vil kassasjonsgraden for materialet som helhet ikke bli særlig påvirket av psykiatrien. Samlet sett er det ikke urimelig å anta at kassasjonsgraden vil bli mellom 80- og 90 prosent. Utvalget har derfor valgt å benytte 80 prosent i sine beregninger dvs. at 20 prosent av materialet blir bevart.