1 Om regjeringskonferansene
1.1 Regjeringens møter
Regjeringen samles normalt én gang i uken for å drøfte viktige politiske spørsmål. Disse møtene kalles regjeringskonferanser (også kalt «r-konferanser»). Regjeringskonferansene er ikke regulert i Grunnloven eller annen lovgivning. Det treffes ikke forvaltningsvedtak i en slik konferanse (se punkt 1.3).
Det er statsministeren som fastsetter nærmere retningslinjer for gjennomføringen av regjeringskonferansene. Det har imidlertid utviklet seg noen hovedprinsipper som alle regjeringer følger, men med tilpasninger som fastsettes av den enkelte statsminister. Drøftingene i regjering er fortrolige. At en sak er drøftet der, eller planlegges drøftet der, skal ikke omtales utad, heller ikke i brev mellom departementer.
Saker som skal behandles i regjeringskonferanse, skal presenteres skriftlig i form av et regjeringsnotat. Regjeringsnotater, utkast til slike, følgebrev og svarbrev er organinterne dokumenter, jf. offentleglova § 14 første ledd. De er også FORTROLIGE, jf. beskyttelsesinstruksen § 4 tredje ledd og unntatt offentlighet. Noen dokumenter er i tillegg være gradert etter sikkerhetsloven. Regjeringsnotater skal ikke deles med personer utenfor politisk ledelse og departementene.
1.2 Saksforberedelse
Statsråden presenterer de sakene som han eller hun ønsker å drøfte, i form av et notat på inntil 3 sider. Et slikt notat kalles regjeringsnotat, ofte forkortet til r-notat (se nærmere om utformingen av regjeringsnotater i kapittel 3 og kapittel 4).
En statsråd som ønsker å få drøftet et regjeringsnotat, må melde fra om dette til Statsministerens kontor. Slike meldinger gis fra det enkelte statsrådsforværelse til forværelset til regjeringsråden ved Statsministerens kontor (se nærmere om dette i kapittel 5). Statsministerens kontor setter deretter opp en dagsorden for regjeringskonferansen. Konklusjonene regjeringen trekker, blir nedfelt i en egen protokoll (se nærmere om dette i kapittel 8).
For gjennomføringen av regjeringens budsjettkonferanser gjelder særlige retningslinjer, som fastsettes av Statsministerens kontor i samråd med Finansdepartementet.
1.3 Regjeringens konklusjoner
Konklusjoner som trekkes i regjeringskonferansen er politisk bindende for regjeringens medlemmer. Regjeringen treffer ikke formelle beslutninger. Den formelle beslutningskompetansen er lagt til det enkelte fagdepartement eller til Kongen i statsråd. For alle saker som krever formelle vedtak, må drøftelsene i regjeringskonferansene derfor følges opp gjennom vedtak i departementene eller ved at saken fremmes for Kongen i statsråd.
Som omtalt i kapittel 1.1 er drøftingene i regjeringen fortrolige. Dette gjelder også alle konklusjoner fra drøftingene. Det vil si at saker som offentliggjøres etter forutgående drøfting i regjeringen, ikke skal vise til konkrete diskusjoner eller konklusjoner i regjeringen.
Statsrådsaker skal normalt ikke omtales før etter at statsråd er holdt (se retningslinjene « Om Kongen i statsråd »).
1.4 Tidspunkt, sted og planlegging av regjeringskonferanser
Regjeringskonferansene holdes normalt på torsdager. I uker hvor konferansene ikke kan holdes på torsdag, holdes de normalt på mandag. Det kan unntaksvis holdes to konferanser samme uke.
Regjeringskonferansene finner vanligvis sted på Statsministerens kontor. Før møtene samles regjeringen til lunsj. Under lunsjen drøftes uformelt ulike spørsmål av betydning for regjeringens virke som et kollegium. Selv om et spørsmål er diskutert uformelt i en regjeringslunsj, skal alle viktige saker behandles i regjeringen på grunnlag av et regjeringsnotat (se punkt 2.1).
Regjeringskonferansen innledes normalt med en gjennomgang av eventuelle spørsmål om statsrådenes habilitet til den aktuelle regjeringskonferansen og statsråd samme uke (se retningslinjene « Om Kongen i statsråd » punkt 8).
Statsministerens kontor sender oppdaterte oversikter over når det er planlagt statsråd og regjeringskonferanser til statsrådenes forværelser. Oversiktene er interne dokumenter for regjeringen som kollegium, og slike dokumenter kan unntas offentlighet, jf. offentleglova § 14 første ledd. Det kan også være behov for å unnta opplysninger fra slike oversikter av hensyn til sikkerhet, jf. offentleglova §§ 21 og 24 tredje ledd.
Når departementene utarbeider framdriftsplaner for forberedelse av saker er det viktig å undersøke hvilke datoer det er berammet regjeringskonferanser.
1.5 Regjeringens beredskapsmøter
Regjeringen drøfter i mange sammenhenger spørsmål om samfunnssikkerhet og beredskap, blant annet ved den løpende behandlingen av regjeringsnotater hvor slike hensyn er aktuelle og på budsjettkonferanser. Slike saker bør i størst mulig grad behandles av hele regjeringen, men enkelte ganger drøftes slike spørsmål i Regjeringens sikkerhetsutvalg (se punkt 1.6).
Som et ledd i regjeringens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, holdes det med jevne mellomrom møter i regjeringen der samfunnssikkerhet og beredskap står som et eget punkt på dagsordenen. Møtene holdes normalt som en del av en ordinær regjeringskonferanse. I oversikten over planlagte regjeringskonferanser og statsråd som statsrådsforværelsene mottar, vil datoene for disse møtene være angitt. Justis- og beredskapsministeren har et særskilt ansvar for å forberede disse møtene, men det er den enkelte statsråd som på vanlig måte melder opp regjeringsnotater om saker som skal drøftes. Hvis saken haster, meldes saken opp på første regjeringskonferanse uten å vente til neste beredskapsmøte.
Under beredskapsmøter i regjeringen kan embetsverk og etatsledere bli innkalt for å redegjøre for og svare på spørsmål om de beredskaps- og samfunnssikkerhetssakene som drøftes.
1.6 Regjeringens sikkerhetsutvalg
Regjeringens sikkerhetsutvalg (RSU) behandler saker av sikkerhetspolitisk eller beredskapsmessig karakter hvor innholdet tilsier begrenset spredning av informasjon på grunn av graderingsnivå. Foreligger det ikke en særskilt spredningsfare, behandles saken i hele regjeringen (se punkt 1.5). Møter i RSU gjennomføres på samme måte som en regjeringskonferanse, men med begrenset deltakelse. Utvalgets sammensetning kan variere noe fra regjering til regjering, men statsministeren, utenriksministeren, forsvarsministeren, justis- og beredskapsministeren og finansministeren er normalt faste medlemmer av sikkerhetsutvalget. Andre statsråder deltar dersom sakene som drøftes gjelder deres ansvarsområder. Utvalget kan trekke konklusjoner på samme måte som ved ordinær regjeringsbehandling.
Statsministerens kontor er, på samme måte som for regjeringskonferansene, sekretariat for utvalget. Embetsverk og etatsledere kan innkalles til møtene i utvalget etter behov.
Dokumenter til drøftelser i RSU gis på grunn av graderingen smalere spredning enn andre regjeringsdokumenter. Statsrådene kan fremme saker til orientering og drøftelse i RSU etter avklaring med Innenriksavdelingen ved Statsministerens kontor før foreleggelse. Det gir anledning til å informere om og drøfte særlig krevende saker før det legges opp til at saken konkluderes endelig. Overskriften til slike notater skal angi om det er et «Notat til orientering:» eller «Notat til drøftelse:». For øvrig gjelder samme krav til utforming av notater, foreleggelse og frister for foreleggelse som for vanlige regjeringsnotater, hvis ikke annet avtales særskilt med Statsministerens kontor. Gradering skal påføres dokumentet i samsvar med gjeldende regler. Når et departement vurderer hvilke statsråder som skal få et notat på foreleggelse må det på vanlig måte vurderes hvilke statsråder som er berørt av saken.
Ordinære møter i RSU holdes anslagsvis én gang i måneden. Utvalget kan også ved behov møtes på kort varsel. Tidspunkt for planlagte møter og frister for oppmelding og utsendelse av notater blir sendt ut til utvalgets faste medlemmer. Statsministerens kontor kan gi nærmere informasjon om utvalgets møteplan.
Ved behov vil ulike sider av samme sak eller sakskompleks kunne behandles i henholdsvis regjeringskonferanse og i RSU. For eksempel kan det ved håndtering av hendelser i Norge av sikkerhetspolitisk eller beredskapsmessig karakter være naturlig å behandle deler av en hendelseshåndtering i RSU og deler i full regjering.
Regjeringen kan i krisesituasjoner også velge å nedsette midlertidige regjeringsutvalg, hvis det fremstår bedre tilpasset krisens karakter. Deltakelsen i slike utvalg vil avhenge av den konkrete krisen. I slike tilfeller vil rutinene i «Om r-konferanser» være utgangspunktet for håndteringen, men det vil kunne angis avvik fra denne, for eksempel fristene for foreleggelse og oppmelding.