11 Oppfølging og evaluering

Kontrollutvalet medverkar gjennom arbeidet sitt til forbetring og læring i den kommunale forvaltninga. Arbeidet i kontrollutvalet er i stadig utvikling. Det kjem jamleg nye faglege oppdateringar og sentrale føringar som kontrollutvalet må ha kunnskap om. For at kontrollutvala skal klare å halde følgje med utviklinga, krevst det kontinuerleg læring og forbetring. Eigenevaluering av samhandlinga mellom kontrollutvalet, sekretariatet, revisjonen, ordføraren og kommunedirektøren kan medverke til at kontrollutvalet lukkast med kontrollarbeidet, og at arbeidet får tilstrekkeleg forankring og effekt i kommunen.

Ettersom kontrollutvala sit i ein periode på fire år, er det viktig at erfaringar blir overførte til neste kontrollutval, både ved å sikre ein viss grad av kontinuitet i samansetjinga av utvalet og ved å etablere gode rutinar for erfaringsoverføring.

«Kontrollutvalsarbeidet blir synlegare når utvalet har ei aktiv, offensiv haldning til å gjera kommunen betre.» (Kontrollutvalssekretær)
For at kontrollutvala skal klare å halde følgje med utviklinga, krevst det kontinuerleg læring og forbetring.

Årsmelding

Kontrollutvalet skal informere kommunestyret om arbeidet sitt. Ei årsmelding kan vere med på å synleggjere kontrollutvalet si rolle og å auke kunnskapen i kommunestyret om arbeidet utvalet gjer. I årsmeldinga kan kontrollutvalet summere opp aktivitetane dei har gjennomført gjennom året, og evaluere eiga verksemd. I årsmeldinga vil det også vere føremålstenleg å inkludere status for oppfølging av forvaltningsrevisjonar og eigarskapskontrollar. Årsmeldinga bør gjerast tilgjengeleg og synleg på nettstaden til kommunen.

Dersom kontrollutvalet har utarbeidd ein årsplan/verksemdsplan eller strategi, kan det også vere aktuelt å omtale gjennomføringa av denne i årsmeldinga. Eventuelle endringar i planane for forvaltningsrevisjon og/eller eigarskapskontroll bør også få særleg omtale.

Moment som kan takast inn i ei årsmelding

  • om kontrollutvalet
  • om revisjonen
  • om sekretariatstenesta
  • måla og måloppnåinga til kontrollutvalet
  • oversikt over saker som har vore til handsaming
  • gjennomført forvaltningsrevisjon og kommunestyret sine vedtak
  • gjennomført eigarskapskontroll og kommunestyret sine vedtak
  • gjennomført rekneskapsrevisjon
  • vedtak som er fatta av kommunestyret
  • korleis kontrollutvalet tek hand om ansvaret sitt for å sjå til revisjonen
  • kursverksemd og opplæring
  • økonomien til kontrollutvalet
  • status på vedtaksoppfølging

Systematisk oppfølging av gjennomførte undersøkingar

Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen følgjer opp merknader og vedtak frå kommunestyret i saker som kjem frå kontrollutvalet. Dette skal sikre at kontrollaktivitetar får effekt og fører til forbetring. For å følgje opp vedtaka kan det vere nyttig å utarbeide ei liste over vedtak som kommunestyret har fatta på bakgrunn av kontrollutvalet sitt arbeid. I lista kan ein definere fristar for når vedtaka må vere følgde opp. I nokre tilfelle definerer kommunestyret tidsfristar for gjennomføring eller tilbakerapportering. Kontrollutvalet bør be administrasjonen om å rapportere tilbake om korleis dei har gjennomført dei ulike vedtaka.

I nokre tilfelle kan det også vere aktuelt å be administrasjonen møte i kontrollutvalet og orientere om oppfølginga av vedtaka. Dersom kontrollutvalet ynskjer å få undersøkt om det faktisk er gjennomført tiltak, og om desse blir etterlevde, kan kontrollutvalet be revisjonen gjennomføre ein oppfølgingsrevisjon. Status for oppfølgingsarbeidet bør, som nemnt over, inngå som ein del av kontrollutvalet si årsmelding.

Døme på oppfølging av vedtaka til kommunestyret knytte til kontrollutvalet sine saker

Kommunestyremøte

Saksnr.

Sak

Vedtak

Frist

Resultat

Status

05.01.2022

22/01

Forvaltningsrevisjon, barnevern

Kommunen må syte for å etablere eit internkontrollsystem.

01.10.2022

Tiltak sett i verk i samsvar med vedtak i kommunestyret.

Utført

10.03.2022

22/02

Eigarskapskontroll

Kommunen må etablere ein rutine for oppfølging av eigarskap.

01.11.2022

Tiltak ikkje sett i verk i samsvar med vedtak i kommunestyret. Ny rapportering er venta innan 02.02.2023.

Ikke utført

06.06.2022

22/03

Merknader til årsrekneskapen

Kommunen må setje i verk tiltak for å sikre at både årsmelding og årsrekneskap blir leverte innan fristen.

01.12.2022

Nokre tiltak er sette i verk i samsvar med vedtak i kommunestyret. Ny rapportering er venta innan 02.02.2023.

Pågår

Evaluering

Eigenevaluering

Det kan vere nyttig for kontrollutvalet å evaluere eige arbeid jamleg. Målsetjinga er å sørgje for kontinuerleg læring og forbetring ved å fokusere på korleis kontrollutvalet fyller sin kontrollfunksjon.

Kontrollutvalet si samhandling med sekretariatet og revisjonen bør vere ein del av evalueringa. Evalueringa kan gjerne gjennomførast som ein dialog med revisor og sekretær, dersom dette ikkje er til hinder for at kontrollutvalet kan snakke ope og ærleg om sine erfaringar. Sentrale spørsmål vil vere om kontrollutvalet sine forventingar blir innfridde, om saker blir tilstrekkeleg førebudde, og korleis samhandlinga kan bli endå betre.

Tema for evaluering

  • Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte?
  • Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda?
  • Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte?
  • Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen?
  • Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen?
  • Korleis fungerer samhandlinga med revisor?
  • Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet?

Det kan skrivast referat frå evalueringa. Dersom ein identifiserer forbetringsområde, bør ein føreslå konkrete tiltak. Evaluering kan gjennomførast ein gong i året, gjerne før årsmelding og årsplan blir utarbeidde, slik at det er mogleg å integrere forbetringstiltak utvalet sin verksemdsplan.

Evaluering av arbeidet og samhandlinga til kontrollutvalet

Kontrollutvalet i Fredrikstad bestemte seg for å gjennomføre evalueringar av eiga verksemd med eit spesielt fokus på samhandling mellom utvalet, ordførar og kommunedirektør. I oppstarten fekk dei ekstern prosessrettleiing for å lære om korleis slike evalueringsprosessar kan gjennomførast. I ettertid har kontrollutvalet gjennomført slike evalueringssamlingar med jamne mellomrom. På desse samlingane deltek både ordførar og kommunedirektør saman med utvalet.

Møta blir oppfatta som eit godt høve til å diskutere korleis kontrollutvalet kan ta hand om sine kontrolloppgåver, og korleis ein kan leggje til rette for god samhandling mellom utvalet, ordførar og kommunedirektør. Spesielt har dei fokusert på korleis saker som ikkje er planlagde, som til dømes granskingar, skal handsamast.

«Utvikling skjer ved erfaring og opplæring. Fellesmøter med andre kontrollutvalg og kontrollutvalgsledere gir nye impulser og utvikling.» (Kontrollutvalsleiar)

Ein god måte å få innspel til tema i evalueringsmøte er gjennom erfaringsutveksling med andre kontrollutval. Då kan ein ta opp erfaringar knytte til arbeidet i kontrollutvalet og gje kvarandre innspel til gode arbeidsformer og liknande.

Involvering av samhandlingspartnarar

Det er også viktig at kontrollutvalet sine samhandlingspartnarar får høve til å evaluere arbeidet til kontrollutvalet og kome med innspel til forbetringsområde. Både kommunestyret og administrasjonen kan ha verdifulle erfaringar som kan vere med på å gjere kontrollutvalet sitt arbeid endå betre. Å invitere desse aktørane med på ei evaluering kan også medverke til å synleggjere og forankre kontrollutvalet sitt arbeid. Evalueringa kan gjennomførast ved at ordførar, gruppeleiarar og administrativ leiing blir inviterte til eit møte.

Erfaringsoverføring til nytt kontrollutval

Når kontrollutvalsperioden går mot slutten, er det viktig å leggje til rette for erfaringsoverføring til neste kontrollutval. Det er ein føremon at ikkje alle medlemmene blir skifta ut, slik at ein sikrar ein viss kontinuitet i arbeidet til utvalet. Sekretariatet og revisjonen vil også vere med på å halde oppe stabilitet. Det er uansett avgjerande å etablere ein god praksis for erfaringsoverføring. Moglege tiltak kan vere å:

  • gjere mest mogleg av kontrollutvalet sine rutinar og erfaringar skriftlege
  • gjere materialet lett tilgjengeleg for nye medlemmer, til dømes i form av ein perm som dei får ved oppstart. Permen kan innehalde:
    • lover og forskrifter
    • rettleiar
    • reglement
    • årsplanar
    • relevante rutinar og retningslinjer
    • risiko- og vesentlegvurderingar og planar
    • dei siste gjennomførte forvaltningsrevisjonane, eigarskapskontrollane og liknande
    • undersøkingar
    • årsmeldingar
    • evalueringar
  • invitere tidlegare kontrollutvalsleiar til eit av dei første møta i kontrollutvalet for å snakke om erfaringar

Oppsummering

  • Kontrollutvalet bør utarbeide ei årsmelding til kommunestyret.
  • Kontrollutvalet må følgje opp korleis den kommunale forvaltninga gjennomfører og etterlever vedtaka til kommunestyret i samband med forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll.
  • Kontrollutvalet bør gjennomføre evaluering av eige arbeid. Målsetjinga er å sørgje for kontinuerleg læring og forbetring. Utvalet bør evaluere samhandlinga med både revisjonen og sekretariatet.
  • Det er viktig å involvere både kommunestyret og administrasjonen i evalueringa av arbeidet til kontrollutvalet.
  • Ved utgangen av ein periode er det viktig at kontrollutvalet legg til rette for ei god erfaringsoverføring til neste kontrollutval.
Til forsida av dokumentet