5 Synleggjering av arbeidet til kontrollutvalet

Openheit er i seg sjølv eit mål for den offentlege forvaltninga. Synleggjering av arbeidet til kontrollutvalet vil vere viktig for å skape tillit til at kommunen er underlagd ein tillitvekkjande, folkevald kontroll.

Arbeidet til kontrollutvalet vil ofte vere av stor offentleg interesse. Kontrollutvalet kan synleggjere sitt arbeid både internt i kommunen og overfor media og innbyggjarane i kommunen.

Synleggjering har fleire sider, mellom anna offentlegheit og innsyn i dokument, aktiv deltaking i kommunestyret og medieomtale av arbeidet til utvalet. Openheit er i seg sjølv eit mål for den offentlege forvaltninga. Synleggjering av arbeidet til kontrollutvalet vil vere viktig for å skape tillit til at kommunen er underlagd ein tillitvekkjande, folkevald kontroll.

Offentlegheit

Hovudregelen etter offentleglova er at saksdokumenta til forvaltninga er offentlege med mindre det er gjort unntak i lov eller i medhald av lov. Det er ulike typar unntak frå innsynsrett i lova som kan vere relevante for kontrollutvala, mellom anna unntak for visse interne dokument, unntak for dokument som omhandlar lovbrot, og unntak for teiepliktige opplysningar. Justis- og beredskapsdepartementets rundskriv G-2009-419 rettleier nærare om reglane for innsyn.

Kontrollutvalet kan halde dokument utanom innsyn som utvalet sjølv har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing (organinterne dokument), sjå offentleglova § 14. Det er høve til å halde korrespondanse som går mellom kontrollutvalet og sekretariatet utanom innsyn som interne dokument, så lenge desse ikkje inneheld den endelege avgjerda i ei sak eller retningslinjer for sakshandsaminga i utvalet. For dokument som i utgangspunktet kan haldast utanom innsyn som interne dokument, og som er utarbeidde uavhengig av kontroll-, revisjons- eller klagesaker, gjeld unntakshøvet framleis når slike dokument blir sende til kontrollutvalet eller revisjonen. Dette gjeld til dømes dokument utarbeidde i administrasjonen til internt bruk som seinare blir sende til kontrollutvalet.

Dokument som blir sende mellom kontrollutvalet og revisjonsorgan, kan ikkje haldast utanom innsyn som organinterne dokument. Dokument som er utarbeidde med sikte på å sendast til kontrollutvalet, kan heller ikkje haldast utanom innsyn som organinterne dokument, sjå offentleglova § 16 første ledd bokstav c). Det kan derimot gjerast unntak etter andre unntaksreglar i offentleglova enn organinterne dokument, om vilkåra i den aktuelle føresegna er oppfylte.

Innsyn kan utsetjast i tid for dokument som er utarbeidd av eller til ein revisor for ein kommune eller fylkeskommune, i saker som revisoren skal rapportere til kontrollutvalet, sjå offentleglova § 5 andre ledd andre setning. Innsynet kan berre utsetjast inntil kontrollutvalet har motteke den endelege versjonen av dokumentet. Dokumenta det her er tale om, vil ofte vere førebelse utgåver av forvaltningsrevisjonsrapportar eller eigarskapskontrollrapportar. Dokumenta blir offentlege når den endelege versjonen ligg føre, så framt det ikkje er andre grunnlag for unntak etter offentleglova.

Det er høve til å halde unna visse dokument som omhandlar lovbrot, sjå offentleglova § 24 andre ledd. Meldingar, tips eller liknande dokument frå private om lovbrot kan det gjerast unntak for utan tidsavgrensing. Andre dokument om lovbrot kan det gjerast unntak for inntil saka dokumenta gjeld, er avgjord. Unntakshøvet gjeld heile dokumentet.

Føresegna i § 24 andre ledd omfattar berre brot på lov eller forskrift, ikkje brot på til dømes yrkesetiske reglar eller tenesteinstruksar. Det krevst derimot ikkje at det må dreie seg om eit straffbart lovbrot. Føresegnene omfattar også dokument om lovbrot som berre er undergjevne administrative eller tenestlege sanksjonar. At eit dokument inneheld opplysningar om eit lovbrot, er ikkje i seg sjølv nok til at ein kan gjere unntak etter denne føresegna. Dokumentet må direkte omhandle eit lovbrot og vere forfatta som ei følgje av lovbrotet, til dømes ein rapport om undersøkingar forvaltninga har gjort om eit mogleg lovbrot.

For interne dokument og andre dokument der regelverket gjev høve, men ikkje plikt til unntak frå innsyn, er det eit krav til å vurdere meirinnsyn, sjå offentleglova § 11. Dette inneber at ein alltid skal vurdere om eit dokument skal gjerast offentleg heilt eller delvis, sjølv om det etter lova kan haldast utanom innsyn.

Kontrollutvalet har derimot ei plikt til å gjere unntak for opplysningar som er omfatta av lovbestemt teieplikt, sjå offentleglova § 13. For slike opplysningar vil det ikkje vere relevant å vurdere meirinnsyn.

Når kontrollutvalet blir bede om å utlevere eit dokument som inneheld teiepliktige opplysningar, skal ikkje heile dokumentet haldast utanom innsyn. Det er berre dei teiepliktige opplysningane som skal skjermast, til dømes ved å sladde desse i dokumentet. Det er berre høve til å halde unna heile dokumentet frå innsyn dersom dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet, det som blir igjen i dokumentet vil gje eit klårt misvisande inntrykk, eller dersom det er urimeleg arbeidskrevjande å skjerme opplysningane (til dømes når det er svært store dokument med mange opplysningar som skal haldast utanom innsyn), sjå offentleglova § 12.

Opne møte

Opne møte skapar tillit. Dette gjeld særleg kontrollarbeid slik som kontrollutvalet driv med. Reglane om opne møte i kommunelova § 11-5 gjeld også for kontrollutvalet.

Opne møte bør ikkje vere til hinder for eit konstruktivt ordskifte mellom medlemmene i kontrollutvalet. Det er difor viktig at kontrollutvala diskuterer korleis utvalet kan sikre ein god dialog i opne møte ved handsaming av utfordrande saker.

I tillegg er det viktig å etablere føremålstenlege og formelle prosedyrar for lukking av møte. Dersom kontrollutvalet skal handsame saker som omhandlar arbeidstakar sine tenestlege forhold, eller dersom handsaminga av ei sak kan føre til at opplysningar underlagde teieplikt blir avdekte, skal møtet lukkast, jf. kommunelova § 11-5 andre ledd. Det kan vere fornuftig å samle dei sakene som skal gå for lukka dører i saklista, slik at ein unngår å måtte opne og lukke møtet fleire gonger.

Medlemmene av kontrollutvalet har ikkje noko generell teieplikt om opplysningar som blir handsama i eit lukka møte. Kommunen kan heller ikkje påleggje generell teieplikt om alt som skjer i eit lukka møte. Men dersom opplysningane som kjem fram er teiepliktige, vil medlemmene ha teieplikt om desse opplysningane. I protokollen vil det kome fram kva kontrollutvalet har vedteke.

Det er ikkje ei direkte kopling mellom opning/lukking av møte i folkevalde organ og dokumentoffentlegheit. Sjølv om ei sak blir handsama for lukka dører, kan ikkje saksdokumenta automatisk bli unnatekne offentlegheit. Og på den andre sida er det heller ikkje automatikk i at sakshandsaminga av eit dokument som er unnateke offentlegheit, må skje bak lukka dører.

Viss kommunestyret har vedteke det, kan kontrollutvalet halde møte som fjernmøte, sjå kommunelova § 11-7. Dei vanlege sakshandsamingsreglane gjeld også for slike møte, med mindre noko anna er særskilt fastsett i lova. Det vil seie at fjernmøte skal vere opne møte. Allmenta kan til dømes få tilgang til møtet gjennom skjermoverføring eller overføring av møtet på internett. Møte som skal lukkast etter kommunelova § 11-5 andre ledd, kan ikkje haldast som fjernmøte, jf. kommunelova § 11-7 tredje ledd. Sjå likevel kommunelova § 11-7 fjerde ledd, der departementet kan gje forskrift om krav til gjennomføring av fjernmøte, unntak frå kravet om at dei som deltek i møte skal sjå kvarandre og unntak frå tredje ledd.

Synleggjering av kontrollutvalet sitt arbeid overfor kommunestyret

Det er viktig at kommunestyret blir informert om resultata av verksemda til kontrollutvalet. Kontrollutvalet kan ta initiativ overfor kommunestyret til å drøfte rutinar for kor ofte kontrollutvalet skal rapportere om sitt arbeid, utover det som er lovpålagt.

Kontrollutval kan tidleg i valperioden halde ein presentasjon for kommunestyret om kontrollutvalet og arbeidet til kontrollutvalet. For å sikre at arbeidet til kontrollutvalet får tilstrekkeleg merksemd, skal revisjonsrapportar og andre prinsipielle og viktige saker rapporterast til kommunestyret utan ugrunna opphald.

I tillegg vil det vere ein føremon at kontrollutvalsleiar medverkar aktivt til å synleggjere utvalet sitt arbeid i kommunestyret. Deltaking i kommunestyret kan også gjere kontrollutvalet betre orientert om kva saker kommunestyret handsamar og har fokus på. Dersom kontrollutvalsleiar ikkje er medlem av kommunestyret, vil det vere ein føremon om den eller dei som er medlem av kommunestyret og kontrollutvalsleiar, blir samde om korleis sakene frå kontrollutvalet skal bli presenterte i kommunestyret. Det er også viktig å avklare kva roller leiar og kommunestyremedlemmene skal ha.

Synleggjering av kontrollutvalet sitt arbeid eksternt

Det er viktig at informasjon om kontrollutvalet er lett tilgjengeleg. Media og innbyggjarar søkjer informasjon om saker knytte til politikk og forvaltning på nettstaden til kommunen. Mange kontrollutval ser det som ein føremon å ha eigne sider med informasjon om utvalet på nettstaden til kommunen. Særleg viktig er det å leggje til rette for at ein kan finne informasjon om kontrollutvalet og planlagde møte. Kontaktinformasjon til kontrollutvalssekretær og/eller kontrollutvalsleiar bør vere lett tilgjengeleg.

Kva kan nettsidene til kontrollutvalet innehalde?

  • hovudoppgåvene til kontrollutvalet og relevant regelverk
  • møtekalender og sakliste
  • møtereferat/protokollar
  • kven som sit i kontrollutvalet, og kven som er leiar
  • kven som er sekretær
  • kven som er revisor
  • plan for forvaltningsrevisjon og eigarskapskontroll
  • årsmeldingar
  • forvaltningsrevisjonsrapportar
  • rapportar frå eigarskapskontrollar
  • kontaktinformasjon

I tillegg til å synleggjere arbeidet på nettstaden til kommunen, er det mogleg å annonsere planlagde møte i lokale media.

Det kan vere nyttig at kontrollutvalet drøftar korleis dei skal møte media. Nokre kontrollutval har valt å utarbeide ein informasjonsstrategi for korleis dei skal drive informasjonsarbeid internt og eksternt.

Oppsummering

  • Kontrollutvalet bør syte for å informere om og synleggjere arbeidet sitt.
  • Det er viktig at det blir etablert klåre rutinar for lukking av møte.
  • Fyldige nettsider som gjev kontaktinformasjon, informasjon om kontrollutvalet og tilgang til rapportar og protokollar, vil vere med på å synleggjere arbeidet til utvalet.
  • Arbeidet til kontrollutvalet kan synleggjerast ved å melde frå til dei lokale media om komande møte.
  • Kontrollutvalet bør utarbeide ein eigen informasjonsstrategi.
Til forsida av dokumentet