Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Om r-konferanser

Til innholdsfortegnelse

3 Utforming av notater til behandling i regjeringskonferanse

3.1 Presentasjonsform

En sak som skal behandles i regjeringskonferanse, skal presenteres skriftlig i form av et regjeringsnotat. Det skal som utgangspunkt utarbeides ett notat for hver sak.

Dersom det er tale om sammensatte saker, som for eksempel større lovarbeider eller omfattende meldinger til Stortinget, kan saken legges fram i flere notater. De kan behandles i samme regjeringskonferanse eller i flere runder. I   sammensatte og kompliserte saker vil en   oppdeling i flere notater gi et bedre beslutningsgrunnlag for de enkelte problemstillingene regjeringen skal ta stilling til. Samtidig vil ikke ethvert spørsmål i f.eks. en lovproposisjon trenge et eget notat. Se ellers omtale av terskelen for fremleggelse av r-notat og omtale av de ulike sakstypene i kapittel 2.

Når en sak skal presenteres i flere notater bør det benyttes en hovedtittel med undertitler til hvert enkelt notat. Notatene nummereres i den rekkefølgen de ønskes satt på dagsorden.

Eksempel:

  • Endringer i plan- og bygningsloven mv. – Enklere tilgang til opplysninger om infrastruktur i grunnen mv. (notat 1)
  • Endringer i plan- og bygningsloven mv. – Regler om konsekvensutredninger (notat 2)
  • Endringer i plan- og bygningsloven mv. – Enklere klagesaksbehandling (notat 3)

3.2 Formålet med regjeringsnotater

Formålet med et regjeringsnotat er dels å gi regjeringen et godt politisk vurderingsgrunnlag, dels å få fram hvorfor vedkommende statsråd er kommet til den konklusjonen notatet foreslår. Notatet skal gi statsråden en god støtte til den muntlige framstillingen av saken for regjeringen.

I notatet skal det derfor redegjøres for hva saken gjelder, forskjellige hensyn som gjør seg gjeldende, hvilke avveininger som har vært gjort, og hva som har vært avgjørende for statsrådens endelige standpunkt i saken (se nærmere punkt 3.5 til 3.8). Både argumenter som taler for og mot statsrådens standpunkt skal nevnes. Regjeringsnotater skal alltid inneholde forslag til konklusjon i saken (se punkt 3.9).

3.3 Felles regjeringsnotater

Dersom en sak berører flere statsråders ansvarsområde, kan det ofte være hensiktsmessig at den legges fram i et felles regjeringsnotat fra de aktuelle statsrådene. For eksempel bør regjeringsnotater av prinsipiell betydning for EØS- og schengensamarbeidet fremmes som felles notater mellom statsråden(e) med ansvar for det aktuelle saksområde og utenriksministeren. Felles regjeringsnotater bør benyttes selv om berørte statsråder er uenige om forslag til konklusjon. I slike tilfeller er det viktig at det legges arbeid i en felles saksframstilling, og at uenigheten deretter kommer klart fram når det gjelder de ulike statsrådenes vurderinger og konklusjoner. I de tilfellene det sendes ut felles regjeringsnotater, skal navnet på den statsråden som har det tekniske ansvaret for utsendingen av notatet, stå øverst.

3.4 Avklaring i forkant av regjeringsbehandling

Det er viktig at det er god kontakt mellom departementene før en sak legges fram for regjeringen. Formålet med kontakten må være å sortere ut hvilke spørsmål som kan avklares direkte mellom departementene, og hvilke uenighetsspørsmål som må løftes opp til regjeringen. Det skal settes av tid mellom utløpet av fristen for å komme med merknader til utkastet og fristen for oppmelding og utsending av regjeringsnotatet, slik at de berørte statsrådene kan vurdere om det er muligheter til å oppnå ytterligere avklaringer før notatet legges fram for regjeringen (se også punkt 4.8 og 4.9).

3.5 Utforming og omfang av regjeringsnotater

Et regjeringsnotat må være knapt og konsist i formen. Det skal:

  • normalt ikke overstige en lengde på to sider
  • inklusive merknader fra andre statsråder ikke overstige tre sider
  • ha venstre marg 3 cm, høyre marg minimum 1,5 cm og linje-avstand 1
  • skrifttypen Times New Roman og bokstavstørrelse 12, også i tabeller og ev. vedlegg
  • ha nummererte sider (med unntak av side 1)

Å gi en kort framstilling av problemstillingene som skal drøftes, kan være krevende. Det anbefales derfor:

  • å ha god kontakt med andre departementer i forberedelsen av notatet, slik at en er kjent med hvilke deler av problemstillingen som bør vies særlig oppmerksomhet
  • å benytte oversendelsesbrevet til å gi utfyllende opplysninger ved behov
  • å arbeide med den språklige framstillingen slik at formen blir knapp og konsis
  • å skrive klart og forståelig, og unngå lange, kompliserte setninger
  • å vurdere om argumenter kan framstilles som pro et contra
  • å vurdere om tallmessige størrelser kan angis i tabell

3.6 Faste opplysninger

I regjeringsnotatet skal det benyttes et fast «hode» som angir:

  • hvilke(n) statsråd(er) som er avsender(e)
  • «Regjeringens medlemmer» som mottaker
  • at det gjelder «Notat til regjeringskonferanse»
  • dato for statsrådens ferdiggjøring av notatet, i praksis ofte utsendelsesdatoen. (NB: Notatet skal ikke dateres med ønsket behandlingsdato.)
  • at notatet er fortrolig. Dette anføres øverst til høyre med «Fortrolig». Hvis notatet inneholder opplysninger som skal graderes etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven, må det i tillegg påføres hjemmel og graderingsgrad på samme sted (se punkt 3.13).
  • dersom regjeringsnotatet helt unntaksvis framlegges til orientering, skal det øverst i høyre hjørne stå «Til orientering»

Dersom et notat som er utsendt til regjeringens medlemmer, senere korrigeres, skal den nye utgaven påføres merknad om det (se punkt 5.8 med mal for korrigerte notater).

3.7 Overskrift og underoverskrifter

Et regjeringsnotat skal alltid ha en kort og selvforklarende overskrift som betegner den aktuelle saken. Overskriften gjengis på den skriftlige sakslisten (dagsordenen) til regjeringskonferansen og vil senere bli brukt til arkiveringsformål.

I notatet skal det alltid benyttes underoverskrifter som er nummererte. Bruk av underoverskrifter gjør notatet mer oversiktlig og tvinger fram en klarere disponering av stoffet.

3.8 Saksframstilling og vurderinger

Et regjeringsnotat er et dokument fra den enkelte statsråd til regjeringens medlemmer. Det skal skrives i jeg-form, med unntak av konklusjonspunktene. Dersom andre statsråders standpunkter omtales, skal det henvises til den aktuelle statsråden, for eksempel finansministeren, ikke Finansdepartementet.

Notatet bør ha et kort første avsnitt som angir formålet med å fremme notatet. Er notatet en oppfølging av en utredning, for eksempel en NOU, opplyses det. Dersom saken tidligere har vært behandlet i regjeringen, skal den tidligere beslutningen i saken kort refereres.

Dersom saken allerede har vært oppe i Stortinget i en eller annen form, må dette framgå av notatet. Har Stortinget behandlet saken eller har noen av Stortingets organer ytret seg i saken, må det framgå om det har resultert i realitetsvedtak (for eksempel romertallsvedtak), eller om det bare har vært gitt uttrykk for ønsker eller synspunkter inntatt i komitémerknader.

Regjeringsnotatet skal inneholde en klar og helhetlig framstilling av saken med presentasjon av nødvendige fakta og de sentrale spørsmålene saken reiser. Det må tydelig framgå hva regjeringen skal ta standpunkt til. Foreslås det i notatet nye tiltak må en redegjøre for hva som er problemet og hva en vil oppnå med tiltakene. I problembeskrivelsen må også de politiske sidene framheves.

Det skal alltid opplyses om lovforslag og forslag til forskrifter og annet regelverk har vært på alminnelig høring eller ikke. Høringsinstansenes vurderinger skal omtales på en slik måte at det framgår hvilke hovedsynspunkter som er kommet til uttrykk. Sentrale instansers merknader skal omtales. En kan gjerne skissere forskjellige alternativer og hvilke konsekvenser de kan få. Deretter gis en vurdering av aktuelle alternative løsninger.

Etter dette presenteres de avveininger som er foretatt, avgjørende argumenter for den anbefalte løsningen og de forskjellige konsekvensene av de forslagene som fremmes. Det skal alltid redegjøres for forslagets økonomiske og administrative konsekvenser.

Dersom en sak er teknisk komplisert, må det legges vekt på å framstille fakta, vurderinger og avveininger på en forståelig og enkel måte. Det må tas hensyn til at regjeringen er et kollegialt organ, og at andre statsråder ikke har tilsvarende spesialisert innsikt i saken som den aktuelle fagstatsråden. I saksframstillingen bør en unngå forkortelser og tekniske faguttrykk som ikke er allment kjent. Brukes likevel slike forkortelser må de forklares første gang de forekommer i notatet. Fotnoter skal ikke brukes.

Inneholder regjeringsnotatet forslag om å legge fram proposisjoner eller meldinger til Stortinget, bør de sentrale problemstillingene refereres sammen med de viktigste forslagene. Det bør fremgå klart hva som er det viktigste nye i meldingen. Inneholder proposisjonen eller meldingen forslag av prinsipiell karakter, skal det redegjøres for hva disse innebærer. Det er ikke tilstrekkelig bare å si at meldingen eller proposisjonen drøfter sentrale prinsipielle spørsmål, uten å redegjøre for hva de går ut på.

Hvis saken helt unntaksvis gjelder et enkeltvedtak, skal det fremgå om departementets vedtak vil være endelig eller om det vil kunne påklages til Kongen i statsråd.

Se for øvrig eksempel på disposisjon i punkt 3.10.

3.9 Forslag til konklusjon

Det er bare forslaget til konklusjon som regjeringen gir sin tilslutning til. Et regjeringsnotat skal derfor alltid avsluttes med forslag til konklusjon i saken. Forslaget til konklusjon må være klart og operativt, slik at det framgår tydelig hva statsråden ber om regjeringens tilslutning til. Konklusjonen skrives ikke i jeg-form. Alle forslag som statsråden gjennom behandlingen av notatet ber om tilslutning til, skal nevnes i konklusjonen. Konklusjoner som «Det legges fram en proposisjon til Stortinget med innhold som beskrevet ovenfor», skal ikke benyttes. Normalt vil det heller ikke være tilstrekkelig med en konklusjon i formen «Det legges frem en proposisjon til Stortinget med forslag til endringer i straffeloven.» De sentrale elementene i saken må fremgå av konklusjonen. For eksempel kan konklusjonen utformes slik:

Konklusjon:

  1. Det sendes på høring et forslag om endringer i rettergangslovgivningen mv.
  2. I høringsnotatet foreslås det bl.a. at politiets oppgaver knyttet til den sivile rettspleien samles i større områder enn det enkelt lennsmanns- eller politistasjonsdistrikt.
  3. Det foreslås videre å overføre skjønnsoppgaver fra politi- og lennsmannsetaten til i hovedsak jordskifterettene.

Dersom forslaget til konklusjon inneholder flere beslutningspunkter, skal disse utformes i nummererte punkter, men dette er ikke nødvendig dersom konklusjonen bare består av ett punkt. Det skal ikke benyttes kulepunkter eller strekpunkter. Skal et beslutningspunkt unntaksvis deles opp i flere underpunkter benyttes bokstaver (a. b. c. osv.)

Regjeringen konkluderer normalt ikke på konkret fremleggelsestidspunkt for proposisjoner og meldinger mv. I slike tilfeller bør man benytte formuleringen «det tas sikte på fremleggelse i (måned, år/ vår, år).

3.10 Eksempel på disposisjon

Disposisjonen og underoverskrifter må tilpasses den enkelte sak. I dette eksempelet viser vi imidlertid enkelte standardelementer som normalt bør være med i notatet.

Disposisjon:

  1. Innledning (her presenteres kort det politiske spørsmålet regjeringen skal ta stilling til, samt eventuelle tidsfrister som det er viktig å overholde i beslutningsprosessen)
  2. Bakgrunn (kort om saken og tidligere behandling av den)
  3. Alternative løsninger
  4. Vurdering (av alternativene)
  5. Økonomiske og administrative konsekvenser
  6. Foreleggelse
  • Konklusjon (overskriften nummereres ikke, men konklusjonspunkter skal nummereres hvis det er mer enn ett)

3.11 Bruk av vedlegg

Et regjeringsnotat skal utgjøre et selvstendig og komplett beslutningsdokument for regjeringen. Det skal derfor normalt ikke benyttes vedlegg til notatene. Skal vedlegg unntaksvis benyttes, må de bare inneholde supplerende opplysninger. Kart eller andre illustrasjoner som tjener til å opplyse eller forklare saken bedre, kan benyttes. Arbeidsoppdraget, dvs. selve mandatet til utredningsutvalg, skal vedlegges. Det samme gjelder utkast til trontalen og utkast til redegjørelser.

Vedlegg skal ikke omfatte forhold som ikke er omtalt i regjeringsnotatet. Med unntak av utredningsmandater, trontalen og manuskripter til redegjørelser for Stortinget, regnes ikke innholdet i vedlegg som behandlet og godkjent av regjeringen dersom ikke regjeringen treffer et uttrykkelig vedtak om det.

3.12 Tilleggsnotater

Det forekommer at regjeringen ved drøftelsen av en sak ønsker supplerende opplysninger før det konkluderes endelig i saken. I slike tilfeller blir saken konkludert som «foreløpig drøftet», og ansvarlig statsråd bedt om å legge fram ett eller flere tilleggsnotater. Ved utarbeidelse av slike tilleggsnotater skal det benyttes samme mal som for ordinære regjeringsnotater, men i høyre hjørnet på side 1 skal det stå «Tilleggsnotat til regjeringskonferanse» istedenfor «Notat til regjeringskonferanse». I overskriften skal det framgå klart hvilken sak tilleggsnotatet gjelder, for eksempel «Handlingsplan for IKT-sikkerhet ... Tilleggsnotat om økonomiske og administrative konsekvenser.» Første del av overskriften vil normalt være lik den som er brukt i det opprinnelige notatet. Det må klart framgå av notatet hvorvidt den opprinnelige konklusjonen opprettholdes eller om det i lys av regjeringens foreløpige drøftelser foreslås endringer eller tillegg i konklusjonen. Det er de samme reglene for lengde og layout på tilleggsnotater som på opprinnelige regjeringsnotater (se punkt 3.5 til 3.7).

Det må i det enkelte tilfellet gjøres en konkret vurdering av om det er behov for å forelegge tilleggsnotatet for berørte statsråder. Dersom tilleggsnotatet bare inneholder supplerende fakta, vil det vanligvis ikke være nødvendig å forelegge det for berørte statsråder.

Dersom tilleggsnotatet inneholder endrede eller nye konklusjonspunkter, skal notatet normalt forelegges for berørte statsråder før det meldes opp til behandling i regjeringskonferanse.

Tilleggsnotater vil bli ført opp på dagsordenen sammen med det opprinnelige notatet. Med mindre regjeringen uttrykkelig har vedtatt når saken skal behandles på nytt, er det vedkommende departement som har ansvaret for å melde opp det opprinnelige notatet med tilleggsnotat(er) til behandling. Departementet skal da angi når saken sist ble behandlet i regjeringen (dato for regjeringskonferansen).

3.13 Notater som er gradert etter beskyttelsesinstruksen eller sikkerhetsloven

Fagdepartementene må vurdere om notatene inneholder opplysninger av en slik karakter at de trenger å beskyttes etter reglene i beskyttelsesinstruksen eller i sikkerhetsloven. Har de et slikt innhold, må de merkes med korrekt gradering og behandles i samsvar med de reglene som gjelder for slike dokumenter. Oversendelsesbrev må også merkes i henhold til reglene for det aktuelle graderingsnivå og forsendelsen mellom departementene gjøres slik det aktuelle regelverket krever.

3.14 Notater som inneholder innsideinformasjon

Notater som inneholder innsideinformasjon må behandles etter de særskilte kravene i verdipapirhandelloven. Alle som behandler slike saker, må gjøre seg kjent med disse bestemmelsene. Det er utarbeidet utfyllende retningslinjer som skal følges ved behandling av utkast til regjeringsnotater og regjeringsnotater som inneholder innsideinformasjon. Retningslinjene er vedlagt dette heftet, i vedlegg 2.

Ansvarlig fagdepartement må alltid vurdere hvilken gradering notatet skal ha. Gradering og hjemmel påføres, og notatet merkes i tillegg med «Omdeles» og med «Inneholder innsideinformasjon» i øverste høyre hjørne. Antallet personer som deltar i forberedelsen av notatet skal begrenses til det som er strengt nødvendig. Den som er ansvarlig for å forberede notatet i fagdepartementet skal føre liste over hvem som får tilgang til notatet, dato og fortrinnsvis også tidspunktet og hvorfor personene får tilgang til informasjonen. Listen oppbevares på saken.

Når utkast til notat er utarbeidet, skal det sendes til departementsrådene i berørte departementer på begrenset nett, med kopi til Statsministerens kontor v/regjeringsråden. Dersom det er nødvendig å overbringe saken i papirform, skal saken overbringes i dobbel lukket konvolutt. Den innerste merket på utsiden med gradering og at den inneholder innsideinformasjon. Tilsvarende framgangsmåter benyttes ved oversendelse av merknader fra berørte statsråder. Den aktuelle fagavdelingen som får notatet til foreleggelse, skal føre liste over de personer som får tilgang til notatet, både i embetsverk og politisk stab. I den utstrekning notatet gis til medarbeidere på arkiv eller forværelser, skal disse også føres på listen. Informasjonen meldes tilbake til fagdepartementet. I svært sensitive saker kan det besluttes at saken skal behandles av en begrenset gruppe av regjeringsmedlemmer.

Når saker med innsideinformasjon skal behandles i regjeringen, meldes disse opp med anonymisert overskrift, for eksempel «eiersak» eller «konkurransesak». Notatene skal da ikke sendes ut på ordinær måte, men omdeles, og samles inn etter behandling. Se nærmere om omdeling i punkt 5.5.

I protokollen med tilrådinger til statsrådene etter den enkelte regjeringskonferanse kan saker med innsideinformasjon inngå dersom konklusjonen kan anonymiseres for dem som ikke har lest notatet. Dersom dette ikke er mulig, utarbeides det en egen protokoll for den aktuelle saken med samme gradering som notatet. Protokollen til statsrådene overbringes på tilsvarende måte som notatet ble fordelt.

For saker med innsideinformasjon gjelder særlige rutiner for oppmelding (se punkt 5.1 og 5.5), distribusjon (punkt 5.2) og protokoll (punkt 9.1).

3.15 Notater til regjeringens budsjettdrøftelser

Regjeringsnotater til regjeringens hoveddrøftelser om statsbudsjettet utformes etter særlige retningslinjer fastsatt av Statsministerens kontor i samråd med Finansdepartementet. Finansdepartementet fastsetter før budsjettkonferansene hvordan bidrag fra departementene skal utformes. Finansdepartementet vil normalt gradere dokumentene etter beskyttelsesinstruksen.

Til toppen
Til dokumentets forside