Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon

Retningslinjene fastset føremål for den statlege lokaliseringspolitikken, og vurderings- og prosedyrekrav i samband med lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon.

Fastsett ved kgl.res. 12.08.2022

Retningslinjene erstattar tidlegare retningslinjer, jf. kgl.res. av 8. november 2019.

1 Innleiing

Retningslinjene fastset føremål for den statlege lokaliseringspolitikken, og vurderings- og prosedyrekrav i samband med lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon. Eigne retningslinjer gjeld for den konkrete plasseringa i eit senterområde og for bygge- og leigesaker i statleg sivil sektor[1].

Retningslinjene kjem i tillegg til og ikkje til erstatning for krava som følgjer av utgreiingsinstruksen.

 

 2 Føremål

Den statlege lokaliseringspolitikken skal, ved oppfølginga av desse retningslinjene, medverke til

  • ei fordeling av statlege arbeidsplassar som medverkar til å utvikle robuste arbeidsmarknader i alle delar av landet
  • å redusere dei samla negative verknadene som bortfall av statlege arbeidsplassar har for kommunar og arbeidsmarknadsregionar
  • lokalisering av statleg tenesteproduksjon som sikrar befolkninga i alle delar av landet god tilgang til statlege tenester
  • at nye og omlokaliserte statlege verksemder i hovudsak blir lokaliserte utanfor Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane
  • at veksten i eksisterande verksemder, og som har ein regional struktur, i hovudsak skal skje utanfor dei største byane
  • at kostnadseffektivitet og effektiv oppgåveløysing blir inkludert i vurderinga av lokaliseringsalternativ,

Regjeringa har som mål å halde oppe norske samfunn på Svalbard. Flytting av statlege arbeidsplassar til Longyearbyen er eit aktuelt verkemiddel får å nå det målet.

 

3 Virkeområde

Retningslinjene gjeld

  • For statsforvaltinga, det vil seie ordinære forvaltingsorgan, forvaltingsorgan med særskilde fullmakter og forvaltings­verksemder. Departementa sin eigen organisasjon er unnateken. 
  • Ved oppretting av nye verksemder, inkludert nye statlege verksemder som blir etablerte på grunnlag av personale frå eksisterande verksemder.
  • Ved omlokalisering av verksemder, funksjoner, oppgåver og nedlegging av organisasjonseiningar.
  • Ved etablering av nye einingar eller utviding som følgje av nye oppgåver, under eksisterande verksemder. Det kan gjerast unntak ved mindre endringar og justeringar i eiga verksemd.

Retningslinjene gjeld ikkje

Retningslinjene gjeld ikkje for stiftingar, statsføretak, særlovsselskap, statsselskap eller andre føretak som staten eig. Retningslinjene gjeld heller ikkje for Forsvaret si operative verksemd, og den delen av Arbeids- og velferdsetaten (NAV) som er regulert gjennom avtale mellom NAV og kommunane.

Retningslinjene gjeld vidare ikkje

  • for klart tidsavgrensa oppretta arbeidsplassar
  • for kollegiale organ som råd og utval
  • ved flytting innanfor same kommune som følgje av at leigekontraktar går ut [2]
  • der ei verksemd berre skifter namn og organisasjonsnummer

4 Ansvar og roller

Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) har det overordna ansvaret for å tolke og gi informasjon om retningslinjene.

Fagdepartementa har det overordna ansvaret for at retningslinjene blir gjort kjende i underliggjande verksemder som er omfatta av retningslinjene, og for at retningslinjene blir følgde.

Fagdepartementa skal varsle KDD ved oppstart av prosessar innan eige ansvarsområde som er omfatta av retningslinjene.

Fagdepartementa skal tidleg i prosessen stille tydelege krav til utgreiingar av lokaliseringspolitiske omsyn, inkludert lokaliseringsalternativ som skal utgreiast. Dette skal skje i samråd med KDD.

Sektorstyresmaktene bør som hovudregel informere dei aktuelle lokale og regionale styresmaktene om relevant utgreiingsarbeid dersom det er sannsynleg at det vil føre til strukturendringar i deira område.

Ved større strukturendringar har fagdepartementet ansvar for å vurdere behov for avbøtande tiltak.

Vurderingar av lokaliseringsalternativ i tråd med retningslinjene, jf. pkt. 5, skal sendast KDD før endeleg avgjerd blir fatta. Fagdepartementa har ansvar for å sikre at dette skjer. KDD skal få ein rimeleg frist til å avklare og gi tilbakemelding på om vurderingane oppfyller krava i retningslinjene.

Fagdepartementet gjer det endelege vedtaket om lokalisering av underliggjande verksemder som er omfatta av retningslinjene, også nedlegging av organisasjonseiningar. Ved avgjerd om lokalisering ved større strukturendringar og ved oppretting av ny statleg verksemd, skal saka leggjast føre regjeringa.

Forslag om å etablere eller flytte statlege verksemder til Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane skal alltid leggjast fram for regjeringa.

Styra for universitet og høgskule kan gjere endeleg vedtak om lokalisering med heimel i universitets- og høgskolelova.

 

5 Krav til vurdering ved lokalisering av statlege arbeidsplassar

5.1 Krav til vurderinga. Lokaliseringsalternativ og utflytting frå Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane

Ved prosessar som er omfatta av retningslinjene, skal ei skriftleg vurdering liggje til grunn for val av lokalisering.

Utgreiingar om strukturendringar skal innehalde ei vurdering av mogleg utflytting frå Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane.  Som eit minimum skal det gjerast ei vurdering av om delar av verksemda og løysing av oppgåver som ligg i Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane kan flyttast ut.  

Ved oppretting av ny verksemd eller nye einingar, og ved utflytting frå Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane, skal vurderinga innehalde alternative stader for lokalisering. Minst tre alternativ bør vurderast, eit av alternativa skal vere i sentralitetsklasse 3 til 6[3]. Unntak frå dette skal grunngjevast.

Ved omlokalisering av verksemder, funksjonar eller oppgåver, skal moglegheitene i eksisterande regionstruktur vurderast. Dersom verksemda har ein regional struktur, skal omlokalisering i hovudsak skje til den delen av strukturen som ligg utanfor dei største byane.

Ved utviding som følgje av nye oppgåver eller funksjonar under eksisterande verksemder med ein regional struktur, eller ved mindre endringar og justeringar i eiga verksemd, skal veksten i hovudsak skje ved lokalitetane utanfor dei største byane.

I dei tilfella der det berre er mindre justeringar i verksemda, til dømes nedlegging av ein einskild organisasjonseining, er det tilstrekkeleg å gjere greie for årsaka til nedlegginga, utviklinga i statlege arbeidsplassar i det aktuelle området og eventuelle avbøtande tiltak for det lokale og regionale tenestetilbodet.

5.2 Vurdering av alternative stader for lokalisering

Som grunnlag for val av og vurdering av alternative stader for lokalisering, skal følgjande omsyn leggjast til grunn:

  • Vilkår for lokalisering
  • Føremålet med lokaliserings­politikken
  • Kostnadseffektivitet og effektiv oppgåveløysing  

Dei ulike omsyna skal vegast mot kvarandre, og det skal gå fram av vurderinga korleis dei ulike omsyna påverkar kvarandre og på kva måte motstridande omsyn er tekne hand om.

 

Følgjande omsyn skal leggjast til grunn:

5.2.1 Vilkår for lokalisering

  1. Krav til nærleik til tenesta
    Det er naturleg å skilje mellom staduavhengige og stadavhengige tenester etter kva grad tenesta krev fysisk nærleik til brukarane. Før avgjerd om (ny) lokalisering av verksemda, skal type og hyppigheit av publikumskontakt dokumenterast. Jo meir avhengig verksemda er av direkte kontakt med brukarane, desto nærare brukarane må verksemda vere lokalisert.
  2. Kompetansekrav til dei som skal utføre arbeidsoppgåvene
    I kva grad verksemda vil vere i stand til å rekruttere og ta vare på kvalifisert arbeids­kraft, er eit viktig moment når ein skal ta stilling til lokaliseringa. Verksemda sitt kompetanse­behov skal dokumenterast og grunngjevast. Dette må vurderast opp mot potensialet for at aktuelle lokaliseringsalternativ kan tilfredsstille verksemda sitt kompetansebehov.
  3. Krav til infrastruktur, nærleik til andre typar fagmiljø, offentlege styresmakter m.m.
    Enkelte verksemder stiller særskilde krav til fysisk og digital infrastruktur. Det kan til dømes vere nærleik til flyplass, jernbane, eller annan kommunikasjon. Ein del verksemder kan også ha behov for nærleik til særskilde offentlege styresmakter, forskingsmiljø osb. Verksemda sitt behov for nærleik til særskild infrastruktur eller spesielle typar fagmiljø, offentlege styresmakter eller anna, skal dokumenterast og grunngjevast.

5.2.2 Vurdering av lokaliseringspolitiske omsyn

Ved oppretting av nye eller ved strukturendring eller omlokalisering av statlege verksemder, skal det leggjast vekt på lokalisering i regionale sentra der verksemda har størst potensial for å bidra til det lokale tilbodet av arbeids­plassar, både med omsyn til omfang og breidde.

Utgreiingar og avgjerder om strukturendringar skal ta omsyn til utviklinga i talet på statlege arbeidsplassar i kommunar og arbeidsmarknadsregionar som endringane vedkjem, for å redusere samla, negative verknader for lokale og regionale arbeidsmarknader.

Nye statlege verksemder skal som hovudregel ikkje lokaliserast i Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane. Unntak frå dette skal vere særleg grunna. Dersom særlege grunnar tilseier lokalisering i desse områda, skal verksemda søkast lokalisert i Groruddalen eller i tilsvarande område der verksemda vil gi størst bidrag til utviklinga i Oslo og sentrale kommunar i Oslo-området. Dette gjeld også når det er aktuelt å etablere nye arbeidsoppgåver og einingar på område der det allereie finst verksemder i desse områda. Ved omlokalisering av statleg verksemd som ligg utanfor Oslo, sentrale kommunar i Oslo-området eller andre av dei største byane, skal ho som hovudregel ikkje flyttast til desse områda.

Ved etablering eller flytting av statlege arbeidsplassar skal det bli tatt omsyn til lokaliseringspolitiske avtaler inngått mellom fylke i samband med regionreforma i dei aktuelle fylka. Lokalisering av statlege arbeidsplassar som kan vere i strid med slike avtalar, skal leggjast fram for regjeringa.

5.2.3 Kostnadseffektivitet og effektiv oppgåveløysing

Eit av dei overordna måla for statleg forvalting er at ho skal vere kostnadseffektiv. Ved val av (ny) lokalisering av statleg verksemd skal kostnadene ved dei ulike lokaliserings­alternativa dokumenterast. Dette kan mellom anna vere kostnader knytt til husleige, løn, kvalitet i tenesta, men òg produktivitetsforbetringar gjennom realisering av potensielle gevinstar av effektivisering ved omorganisering og utskifting av tilsette.

5.3 Konsekvensane for arbeidsmarknadar og avbøtande tiltak

Ved forslag om å endre lokalisering av eksisterande statleg verksemd, skal det gjerast greie for konsekvensane for arbeidsmarknaden(e) som mistar statlege arbeidsplassar. Ved større strukturendringar har fagdepartementet ansvar for å vurdere behov for avbøtande tiltak.

6 Rapportering

KDD har ansvar for å rapportere på ein føremålstenleg måte til regjering og storting om utviklinga i den regionale fordelinga av statlege arbeidsplassar.

KDD har ansvar for å orientere regjeringa om pågåande endrings­prosessar som i sum kan ha konsekvensar for dei overordna føremåla med lokaliserings­politikken.

 

[1] Sjå Statlige planretningslinjer for samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/Statlige-planretningslinjer-for-samordnet-bolig--areal--og-transportplanlegging/id2001539/

 

Sjå instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor https://lovdata.no/dokument/INS/forskrift/2012-01-20-39?q=bygge-

/

[2] Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor gjeld likevel her, sjå desse retningslinjene pkt. 1.

[3] https://www.ssb.no/befolkning/artikler-og-publikasjoner/sentralitetsindeksen.oppdatering-med-2020-kommuner