Aktsomhetsvurderinger

Ifølge OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper skal aktsomhetsvurderinger forstås som en prosess der selskap kan kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet.

Hva er en aktsomhetsvurdering?

Ifølge OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, som ble oppdatert 25. mai 2011, skal aktsomhetsvurderinger forstås som en prosess der selskap kan kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet.

Aktsomhetsvurderinger bør være en integrert del av selskapets beslutningsprosesser og system for risikostyring. De bør innarbeides i bedriftens alminnelige systemer for risikostyring, forutsatt at de ikke avgrenses til å kartlegge og håndtere selskapets egen interne risiko.

Innhold og omfang av aktsomhetsvurderinger bør tilpasses:

  • størrelsen på foretaket/prosjektet
  • det generelle risikonivået
  • andre spesielle forhold knyttet til hvert enkelt prosjekt

Aktsomhetsvurderinger bør ta høyde for at risikoen knyttet til et prosjekt kan variere over tid.

Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

FNs rammeverk ”Protect, Respect and Remedy” og tilhørende retningslinjer (”Guiding Principles”) gir konkrete holdepunkter for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger med hensyn til menneskerettigheter. Retningslinjene ble vedtatt av FNs menneskerettighetsråd i juni 2011.

De gjelder i utgangspunktet på menneskerettighetsområdet. OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper slår imidlertid fast at aktsomhetsvurderinger bør gjennomføres på alle områder knyttet til en bedrifts samfunnsansvar, herunder bl.a. miljø, arbeidstakerrelasjoner og arbeid mot korrupsjon. Punktene 1-4 under gjelder derfor også for aktsomhetsvurderinger på disse områdene.

De viktigste holdepunktene i retningslinjene er som følger:

1) Vurdere eksisterende og potensielle konsekvenser
Når bedrifter skal bedømme risikoen på menneskerettighetsområdet bør de kartlegge og vurdere alle eksisterende eller potensielle negative konsekvenser for menneskerettighetene som de kan være innblandet i. Dette kan enten være gjennom egen virksomhet eller som følge av forretningsforbindelser.

I denne prosessen bør bedriftene benytte seg av interne og/eller uavhengige eksterne menneskerettighetseksperter.

Bedriftene bør innlede meningsfylte konsultasjoner med grupper som kan bli berørt, samt andre aktuelle parter, alt etter virksomhetens størrelse, art og kontekst.

2) Innarbeide resultatene i bedriftens virksomhet
Når bedrifter skal forebygge og begrense negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet, bør bedriftene innarbeide resultatene av konsekvensanalysene i relevante interne funksjoner og prosesser - og iverksette nødvendige tiltak.

Effektiv innarbeiding forutsetter at ansvaret for å håndtere slike konsekvenser legges på et riktig nivå i bedriften, og at interne beslutnings-, bevilgnings- og tilsynsprosesser åpner for effektiv håndtering av slike konsekvenser. Nødvendige tiltak vil variere avhengig av om bedriften er årsak til eller medvirker til en negativ konsekvens, eller om den er innblandet gjennom en forretningsforbindelse.

Nødvendige tiltak vil også variere avhengig av hvilken påvirkningskraft bedriften har på håndteringen av negative konsekvenser.

3) Overvåke bedriftens prestasjoner
Bedrifter må følge med på om deres egne tiltak er effektive for å kontrollere at de negative konsekvensene på menneskerettighetsområdet faktisk blir utbedret. Denne overvåkingen bør bygge på egnede kvalitative og kvantitative indikatorer, og den bør dra nytte av tilbakemeldinger fra både interne og eksterne kilder, herunder berørte parter.

4) Rapportere om hvordan konsekvensene håndteres
Når bedrifter skal gjøre rede for hvordan de håndterer konsekvensene av egen virksomhet på menneskerettighetsområdet, må de være forberedt på å rapportere dette eksternt, særlig når problemstillinger tas opp av eller på vegne av berørte parter. Rapporteringen bør ha en form og en hyppighet som gjenspeiler konsekvensene av bedriftens virksomhet på menneskerettighetsområdet, og som passer for målgruppen.

Rapporteringen bør gi tilstrekkelige opplysninger til at det kan fastslås om bedriften har reagert tilfredsstillende, og at dette ikke medfører risiko for berørte parter og medarbeidere. Det bør tas hensyn til legitime krav til forretningsmessig fortrolighet.

Aktsomhetsvurderinger i leveransekjeder

For ikke å forårsake eller medvirke til negative konsekvenser av egen virksomhet, bør bedrifter også se på foretak i sine leveransekjeder. Forbindelser til leveransekjeden kan anta ulike former som franchiser, lisensiering eller bruk av underleverandører.

I OECDs retningslinjer oppfordres bedrifter, som har et stort antall underleverandører, til å kartlegge områdene med høyest risiko for negative konsekvenser. Aktsomhetsvurderinger bør gjennomføres i forhold til de mest utsatte leverandørene.

Hvis bedriften fastslår at det er fare for at den kan medvirke til negative konsekvenser i leveransekjeden, bør den treffe nødvendige tiltak for å stanse eller forebygge en slik medvirkning. Den bør bruke sin påvirkningskraft til i størst mulig grad å begrense skadevirkninger forårsaket av en leverandør.

Egnede reaksjonsformer overfor en leverandør kan være å:

  • videreføre samarbeidet for mest effektivt å kunne påvirke leverandøren,
  • avbryte forholdet midlertidig mens igangsatte risikoreduserende tiltak videreføres, eller
  • i siste instans trekke seg ut av samarbeidet.

Bedriften bør ta i betraktning hvilke negative sosiale og økonomiske konsekvenser det kan få dersom den velger å trekke seg ut. Bedrifter kan, sammen med andre involverte parter, innlede et samarbeid med leverandører og andre enheter i leveransekjeden for å oppnå bedre resultater. Det kan være rettet mot opplæring av personell og andre former for kapasitetsbygging, og mot å støtte opp om gjennomføring av prinsippene om ansvarlig forretningsførsel.

I de tilfeller der leverandører har mange kunder og kan være gjenstand for motstridende krav fra ulike innkjøpere, oppmuntres bedriftene til å delta i bransjeomfattende samarbeidstiltak. På denne måten kan bedrifter samkjøre sine retningslinjer overfor leveransekjeden, samtidig som det tas tilbørlig hensyn til konkurransebegrensende faktorer.

Bedrifter oppfordres til å delta i bransjespesifikke initiativ og sosial dialog om ansvarlig styring av leveransekjeden.

Bransjespesifikke veiledere for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger

Det finnes eksempler på bransjespesifikke veiledere for aktsomhetsvurderinger. En av disse er OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas.

Veilederen er resultat av et samarbeid mellom regjeringer, internasjonale organisasjoner, næringsliv og sivilsamfunn for å fremme ansvarlighet og innsyn i leveransekjeder for mineraler fra konfliktrammede og risikoutsatte områder.

Den består av et rammeverk for detaljerte aktsomhetsvurderinger og er et grunnlag for ansvarlig styring av leveransekjeder for mineraler. Målet er å bidra til en bærekraftig utvikling - og å hjelpe bedrifter med å foreta ansvarlige valg av forsyningskilder i konfliktrammede og risikoutsatte områder. Det legges til rette for en konstruktiv dialog med leverandører.

Rammeverket kan brukes som en felles referanse for leverandører og andre berørte parter i mineralleveransekjeden

 

Krav til aktsomhetsvurderinger i nasjonal lovgivning: Dodd-Frank-loven i USA

Etter at den amerikanske Dodd-Frank-loven ble vedtatt i juli 2010, har den fått stor oppmerksomhet, først og fremst på grunn av den omfattende nye reguleringen av finanssektoren.

Loven stiller også krav til gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.

I del 1502 av loven er det en bestemmelse som skal håndtere problemet med konfliktmineraler fra Den demokratiske republikk Kongo (DR Kongo). Loven krever at den amerikanske utenriksministeren utvikler en strategi for å håndtere problemet. I tillegg skal selskap som er underlagt den amerikanske børskommisjonen (Securities and Exchange Commission, SEC), årlig rapportere om de bruker mineraler fra DR Kongo eller de ni nærmeste nabolandene. Alle selskap må rapportere om aktsomhetsvurderingene de har gjennomført for å kontrollere leveransekjeden med sikte på å unngå belastede metaller.

Loven gjelder i utgangspunktet bare selskaper som omsettes på de store amerikanske børsene, men bransjeorganisasjonene forventer at kravene raskt vil spres til hele leveransekjeden siden elektronikkbransjen er så internasjonal som den er.

Krav om aktsomhetsvurderinger kan bli tatt inn i flere lands lover og forskrifter. Det vil da være en fordel om flest mulig bruker FNs rammeverk ”Protect, Respect and Remedy” og OECDs retningslinjer som referanser. Dette vil gjøre det lettere for næringslivet å håndtere kravene, og det vil bidra til like konkurransevilkår over ulike land og regioner.