2 Kva saker er aktuelle for planforum?

Regionalt planforum er særleg eigna for å drøfte kommunale planar, men kan og vere nyttig i regionale og statlege planprosessar. Dette kapitlet har tilrådingar i høve til dei ulike plantypane.

Arealdelen til kommuneplanen, kommunedelplanar og områdereguleringar bør alltid takast opp i regionalt planforum før dei blir lagde ut til offentleg ettersyn. Det same gjeld detaljreguleringar som kjem i konflikt med nasjonale eller vesentlege regionale interesser, og som angår fleire myndigheiter.

2.1 Planforum og ulike plantypar

Samfunnsdelen i kommuneplanen er eit lokalpolitisk verktøy som set mål og strategiar for utviklinga i kommunesamfunnet og for den kommunale verksemda. Kommunane kan bruke regionalt planforum til å drøfte og få innspel til ulike problemstillingar. Dette vil vere særleg aktuelt når samfunnsdelen omfattar langsiktige arealstrategiar. Deltakarane i planforum må veljast ut frå spørsmåla kommunen ønskjer å ta opp. Det betyr at det kan vere behov for representantar frå fleire avdelingar i ein etat, avhengig av kva tema som er aktuelle.

Arealdelen til kommuneplanen bør alltid drøftast i regionalt planforum, og gjerne fleire gonger i løpet av planprosessen. Det er særleg aktuelt at arealdelen blir teken opp i planforum når planprogrammet blir utarbeidd, og før planen blir lagd ut til offentleg ettersyn. Kommunedelplanar som rører ved nasjonale eller vesentlege regionale interesser, bør òg drøftast i planforum.

Områdereguleringarkan dekke store areal og innehelde komplekse problemstillingar som det er nyttig å drøfte i planforum. Planane bør takast opp i regionalt planforum før offentleg ettersyn.

Detaljreguleringar bør takast opp i planforum viss dei kjem i konflikt med nasjonale og viktige regionale interesser som angår fleire myndigheiter. Konkrete problemstillingar knytte til enklare og lite konfliktfylte reguleringsplanar, bør avklarast gjennom direkte ­kontakt mellom kommunen og dei aktuelle myndigheitene.

Regionale planar skal leggjast til grunn for kommunal og statleg planlegging og verksemd. I regionale planprosessar kan det vere nyttig å bruke regionalt planforum til å diskutere målet og handlingsrommet til planen tidleg i planprosessen. Diskusjonar i planforum kan også bidra til å skape einigheit om løysingar i planforslaget, slik at det ikkje er behov for å komme med motsegner. Regionalt planforum kan vere spesielt effektivt når fylkeskommunen ønskjer å drøfte regional plan med aktuelle statlege sektormyndigheiter samtidig. Regionalt planforum kan også brukast som arena for dialog med kommunane.

Statleg plan har dei same krava til prosess og medverknad som ein kommunal planprosess. Føresegnene om motsegn og klage gjeld ikkje for statlege planar. Regionalt planforum kan likevel vere ein god samordningsarena for aktuelle kommunar, fylkeskommunar og statlege sektorstyremyndigheiter.

Regional planstrategi rører ved alle kommunane i fylket og statlege myndigheiter. Medverknad og involvering i prosessen er viktig, og fleire fylkeskommunar organiserer omfattande prosessar med kommunane. Det er opp til fylkeskommunane om dei vil nytte regionalt planforum som ein arena for å drøfte regional planstrategi, eller om dei vurderer andre arenaer som meir føremålstenlege. Regionalt planforum kan vere særleg aktuelt når fylkeskommunen ønskjer å drøfte regional planstrategi med statlege sektormyndigheiter.

Kommunal planstrategi blir utarbeidd éin gong i kvar valperiode, og blir teke opp i ­regionalt planforum i nokre fylke. Fylkeskommunane bør i samråd med kommunane ­vurdere om kommunale planstrategiar skal takast opp i regionalt planforum, eller om andre ­arenaer eignar seg betre. Sidan alle kommunane skal vedta planstrategi same år, kan dette ta ein stor del av kapasiteten til forumet.

Andre saker: Nokre fylkeskommunar opnar for at kommunane i regionalt planforum kan ta opp planfaglege spørsmål som ikkje er knytte til konkrete planar etter plan- og ­bygningslova. Det kan gjelde uformelle planprosessar, planar og prosessar etter andre lover, og så vidare. Planforum er eit fleksibelt organ og kan vere ein nyttig arena for å få til ein samstemd planpraksis i fylket. Det bør likevel vurderast om det er andre arenaer, til dømes nettverkssamlingar, som er meir føremålstenlege for kompetanseheving og ­diskusjonar om planfaglege spørsmål som rører ved fleire kommunar.

2.2 Prioritering av saker

Dersom det ikkje er kapasitet til å drøfte alle sakene som blir melde inn til regionalt planforum, må fylkeskommunen vurdere kva planar som skal prioriterast. Den enkelte fylkeskommunen må ta stilling til dette i samråd med kommunane og statlege myndigheiter.

For å vurdere om ein plan skal prioriterast i regionalt planforum, bør desse kriteria leggjast til grunn:

• Er planen i strid med nasjonale og/eller viktige regionale interesser?
• Er planen i strid med overordna planar?
• Reiser planen spørsmål som rører ved fleire myndigheiter og krev samordning?
• Er planforum den føretrekte og best eigna arenaen for å sikre avklaring og samordning for den konkrete planen?

Arealdelen til kommuneplanen og større, komplekse reguleringsplanar fell som regel alltid inn under desse kriteria, og bør dermed prioriterast.

2.3 Kva tid bør planar takast opp i planforum?

Planar kan takast opp i regionalt planforum i alle fasar i planprosessen. Denne fleksibiliteten er føremålstenleg, sidan det kan komme opp problemstillingar som bør drøftast med fleire aktørar i alle planfasane. Generelt har diskusjonar i planforum størst nytte tidleg i planprosessen, før det er utarbeidd eit endeleg planforslag. Samtidig er det viktig at det har vore arbeidd tilstrekkeleg med planen, slik at ein ser kva problemstillingar som er aktuelle. Planforum bør i størst mogleg grad brukast før planane blir lagde ut på høyring og til offentleg ettersyn.

Figur 2.1 Anbefalte tidspunkt for drøfting av planar i regionalt planforum.

Forstørr bilete

Figur 2.1 viser at det kan vere aktuelt å drøfte planar i regionalt planforum i oppstartsfasen, i planleggingsfasen og ved handsaming av planforslaget. Figuren viser òg kva tidspunkt som er særleg aktuelle i kvar fase. For store, komplekse planar som arealdelen til kommune­planen, kan det vere aktuelt å avtale to eller fleire møte i planforum, til dømes eitt ved oppstart og utarbeiding av planprogram og eitt før høyring av planforslaget.

I dei fleste planprosessane har planforum størst nytte i planleggingsfasen. Denne fasen omfattar arbeidet med å få fram eit godt kunnskapsgrunnlag, gjere analysar og vurdere moglege planløysingar. Som grunnlag for å utarbeide det formelle planforslaget er det sentralt å få fram alle viktige omsyn, interesser, moglegheiter og moglege interessekonfliktar i denne fasen av arbeidet. Regionalt planforum kan bidra til å klargjere og samordne interesser før ein legg ressursar i å utarbeide det formelle planforslaget. Dette er samtidig ein fase av arbeidet der dei viktigaste problemstillingane i planen er kjende.

I komplekse og strategisk viktige plansaker kan det vere nyttig å utarbeide eit drøftingsutkast. Det kan brukast som grunnlag for innspel og dialog med lokalbefolkninga, politikarane og statlege myndigheiter. Eit drøftingsutkast er ikkje lovpålagt, men vil òg gi eit godt grunnlag for diskusjonar i planforum.

For planar med krav om planprogram etter forskrift om konsekvensutgreiingar kan det vere aktuelt å drøfte plansaka i regionalt planforum i oppstartsfasen, før eller under høyring av planprogrammet. Det er særleg aktuelt ved utarbeiding av kommuneplanen sin arealdel og komplekse reguleringsplaner der det er behov for å drøfte kva tema som skal konsekvensutgreiast. Dersom dei aktuelle myndigheitene meiner at planen kan komme i konflikt med nasjonale eller regionale omsyn innanfor ansvarsområdet deira, skal dette komme fram av høyringsfråsegna til planprogrammet.

Eit planprogram kan brukast til å avklare og fastsetje overordna rammar for seinare reguleringsplanar for eit område og for fleire reguleringsplanprosessar innanfor eit større område, jf. forskrift om konsekvensutgreiing § 32. Det vil ofte vere føremålstenleg å drøfte slike strategiske planprogram i planforum, for å få ein heilskapleg og samla dialog om dei strategiske vala som skal fastleggjast gjennom planprogrammet.

I planprosessar der plansaka blir teken opp i planforum berre éin gong, bør det skje før det er laga eit endeleg planforslag. Grunnlaget for å utforme planforslaget blir avklart i oppstartsfasen og planleggingsfasen, og det gir derfor størst nytte å leggje saka fram i planforum før ein kjem til handsamingsfasen.

I nokre saker kan det likevel vere nyttig å ha det siste møtet i planforum etter at det endelege planforslaget er utarbeidd. Det kan vere store endringar i planforslaget sidan førre møte i planforum, eller ny kunnskap som bør kome fram frå sektormyndigheitene, Då får ein høve til å sjekke ut tema som har vore drøfta i tidlegare møte, og få avklart eventuelle interessekonfliktar før planen blir lagd ut til høyring og offentleg ettersyn.

Sjølv om planforum har størst nytte tidleg i planlegginga, kan det òg brukast i høyringsperioden, eller etter høyring. Det kan vere aktuelt dersom det er mange merknader og motsegner i høyringa, og behov for å diskutere endringar i planen med fleire myndigheiter. Planforum kan her utfylle dialog med sektormyndigheitene og statsforvaltaren sine møte knytt til samordning av statlege motsegn. Dei formelle avklaringane av motsegner i slutt­fasen av planprosessane skjer ved dialog med sektormyndigheitene, mekling hos statsforvaltaren, eller ved at planen blir vedteken i Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

2.4 Ansvaret og oppgåvene til aktørane

2.4.1 Ansvaret til fylkeskommunen

Det er fylkeskommunane som har ansvar for å opprette regionalt planforum, leie møta og vere sekretariat. Dette er ei lovpålagd oppgåve, og det er viktig at det blir sett av tilstrekkeleg med ressursar og kompetanse til arbeidet. Saksmengda avgjer kva som er tilstrekkeleg. Det er viktig for legitimiteten og autoriteten i forumet at arbeidet er godt forankra i leiinga i fylkeskommunen. I ansvaret til fylkeskommunen ligg det òg å etablere gode rutinar for å førebu og gjennomføre møte og skrive referat frå møta.

Det er som regel kommunane eller fylkeskommunen som tek initiativ til å diskutere saker i planforum. I nokre fylke vil det vere kommunar som sjeldan eller aldri legg fram planar i regionalt planforum. I slike tilfelle bør fylkeskommunen ta ei meir offensiv og oppsøkjande rolle, ved å invitere kommunen til planforum når ein veit om planarbeid det er nyttig å diskutere i forumet. Ei slik oppsøkjande rolle kan òg innebere å leggje til rette gjennom for eksempel videomøte eller å halde møtet i den aktuelle kommunen, gjerne med synfaring. Fylkeskommunen kan òg informere kommunane om tilbodet om planforum i fråsegner ved varsel om oppstart av planarbeid.

Det er viktig å leggje møta i regionalt planforum opp på ein måte som gjer at alle kommunar, både små og store, og med ulik kompetanse, opplever forumet som nyttig.

I tillegg til å leie møta har fylkeskommunen eit viktig ansvar som regional planmyndigheit og fagmyndigheit. Her har fylkeskommunen dei same oppgåvene og ansvaret som dei statlege deltakarane (sjå punkt 2.4.3).

I nokre fylke har regional stat og fylkeskommunen formøte i forkant av planforum. Det er nyttig for møteleiaren og kan bidra til å effektivisere møta.

2.4.2 Ansvaret til kommunane

Kommunane har ansvar for kommunal planlegging etter plan- og bygningslova, og skal òg ta omsyn til regionale og nasjonale interesser. I dette ligg ansvaret for å samordne og vege ulike interesser opp mot kvarandre. Kommunane har ansvar for å leggje til rette for medverknad frå aktuelle myndigheiter og andre aktuelle partar. Det gjeld òg når planane blir utarbeidde av private forslagsstillarar eller andre offentlege organ.

Regionalt planforum gir kommunane høve til å møte ulike statlege og regionale myndigheiter samla for å drøfte og få innspel til konkrete plansaker.

I overordna planarbeid og i reguleringsplanar som rører ved nasjonale eller vesentlege regionale interesser, bør kommunane alltid ta saka opp i planforum. Ved oppstart av eit planarbeid, inkludert oppstartsmøte med private tiltakshavarar, bør kommunen vurdere om det er problemstillingar i planarbeidet som bør drøftast i regionalt planforum.

Kommunen bør i førebuingane til møte i planforum involvere ulike avdelingar og fagfelt som er rørte ved av plansaka, inkludert dei som representerer interessene til barn og unge.

2.4.3 Ansvaret til statlege myndigheiter

Statlege myndigheiter har rett og plikt til å delta i planlegginga når ho rører ved saksområdet deira. Myndigheitene skal mellom anna gi informasjon om nasjonale og vesentlege regionale interesser som har betyding for planlegginga.

Fylkesmennene og andre statlege myndigheiter skal delta aktivt i regionalt planforum og bidra til å løyse vanskelege saker. Det er viktig at sektormyndigheitene er tydelege i formidlinga av interesser og omsyn i oppstartsfasen, slik at ein kan avklare interessekonfliktar, planfaglege manglar og juridiske feil før høyring og offentleg ettersyn av planen.

Ved førebuing til møta er det viktig å involvere alle avdelingar som er ramma av plansaka, slik at ulike interesser blir tekne omsyn til og representerte i planforum.

2.4.4 Forholdet mellom regionalt planforum og statsforvaltaren si samordning av statlege motsegn

Statsforvaltaren samordnar statlege motsegn, og skal òg bidra til at regionalt planforum blir brukt aktivt av aktuelle statlege myndigheiter og kommunane i fylket. Mange fylkesmenn tilbyr dialogmøte, der målet er å løyse statlege motsegner før dei blir sende til kommunane. Mekling er formelle forhandlingar etter andre behandling i det faste utvalet for plansaker, når ei motsegn har blitt fremja og partane ikkje har blitt einige gjennom dialog. Statsforvaltaren har ansvaret for meklinga.

Rolla og oppgåva til fylkeskommunen i regionalt planforum skil seg frå oppgåvene til statsforvaltaren med samordning av statlege motsegner og mekling i motsegnssaker. Medan planforum er ein viktig arena for dialog tidleg i planprosessen, er statsforvaltaren sine ­dialogmøta og meklingsmøte, arenaer for å løyse motsegn seinare i planprosessen. Planforum skal bidra til å avklare interesser og førebyggje motsegn.

Før mekling vil det som regel vere dialog mellom kommunen og motsegnsmyndigheita. Dersom det er mange motsegn og merknader til ein plan, kan det vere aktuelt å diskutere saka i planforum.