Innsynsutvalgets årsrapport 2004

Årsrapport 2004

Fra Innsynsutvalget til Justisdepartmentet

Postboks 8891 Youngstorget, 0028 Oslo, tlf. 22 24 08 94  faks 22 24 06 29
mail: innsynsutvalget@jd.dep.no

Avgitt 28. januar 2005

1. Kort om ordningen

Lund-kommisjonens rapport (Dokument nr. 15 1996-96) og Stortingets behandling av denne ((Innst. S. nr. 240 (1996-97) og Stortingets forhandlinger nr. 38 (1996-97)) avdekket at det hadde foregått regelbrudd fra overvåkingspolitiets side overfor norske borgere i den perioden kommisjonen gransket. Granskingen resulterte bl.a. i at det ble fremmet og vedtatt en midlertidig lov om begrenset innsyn i overvåkingspolitiets arkiver og registre (innsynsloven) av 17. september 1999. Loven er satt i kraft fra 1.1.2000. Lovens formål er å rette opp den urett som måtte være begått mot enkeltindivider, samtidig som innsynsretten skal kunne gjennomføres på en slik måte at det ikke går ut over overvåkingstjenestens ordinære oppgaveutførelse. Fristen for å søke om innsyn utløp 31.12.2002.

Innsynsordningen innebærer at alle norske borgere og andre personer som er hjemmehørende i Norge, gis rett til innsyn i dokumenter eller opplysninger i dokumenter som er registrert om dem mellom 8. mai 1945 og fram til overvåkingsinstruksen av 25. november 1977.  For perioden 25. november 1977 til 8. mai 1996 vil innsyn være betinget av at innhentingen, registreringen eller bruken av opplysningen manglet hjemmel i gjeldende lovbestemmelser, forskrift eller instruks. Skillet er satt i 1977 fordi det først da ble instruksfestet av overvåkingspolitiet ikke kunne innhente og registrere opplysninger alene på grunnlag av medlemskap i lovlig politisk organisasjon eller virksomhet.

Innsynsretten innebærer også at det for perioden etter 25. november 1977 kan gis innsyn i saker hvor det er iverksatt telefonkontroll, men hvor det etter en vurdering av de nå tilgjengelige dokumenter kan synes tvilsomt  om vilkårene for å foreta kontrollen forelå.

For hele perioden er innsyn betinget av at det ikke foreligger unntak fra innsynsretten.

I tillegg til innsyn for den enkelte selv, kan også en slik rett gis til nærstående til en død person.

Innsyn vil bli gitt ved kopi av de aktuelle dokumenter sendt rekommandert til søkers bostedsadresse uten ytterligere begrensninger for bruk.

Innsynsretten kan igjen danne grunnlag for en økonomisk kompensasjon i de tilfeller hvor vedkommende har lidd alvorlig skade som følge av overvåkingspolitiets virksomhet, begrenset oppad til kr. 100 000,-.

2. Personer tilknyttet ordningen

Det er oppnevnt et organ, Innsynsutvalget, ledet av tingrettsdommer Randi Carlstedt og med sjefredaktør Thor Bjarne Bore og professor Per Maurseth som medlemmer, til å behandle søknadene om innsyn og erstatning. Det er også opprettet et klageorgan, ledet av førstelagmann Odd Jarl Pedersen og med professor Anne-Lise Seip og advokat Bjørg Ven som medlemmer, til å behandle klager på Innsynsutvalgets vedtak. Det er oppnevnt personlige stedfortredere for alle.

Det er også ansatt et sekretariat, opprinnelig på fire personer - senere utvidet til ti personer - en sekretariatsleder, en seniorrådgiver, seks rådgivere, en konsulent og en sekretær, til å foreta de nødvendige funksjoner for utvalget og klagenemnda.

3. Informasjon om ordningen

Ordningen ble kunngjort i samtlige av landets dagsaviser 1.2.2000. Det er trykket opp en informasjonsfolder som er sendt ut til samtlige politidistrikter og kommunale biblioteker samt til en rekke norske ambassader og konsulater i utlandet i et samlet antall på 45 000. Anonymiserte postlister hvor det fremgår hvor mange saker som er ferdigbehandlet og derav hvor mange søkere som har fått innsyn er tilgjengelig.

Ordningen har vært omtalt i en rekke dagsaviser rundt om i landet, samt at ordningen en rekke ganger er omtalt både på NRK, sentralt og lokalt, både TV og radio og TV2.

Sluttdatoen for å søke om innsyn 31.12.2002, ble kunngjort i samtlige av landets dagsaviser. Kunngjøringsteksten ble oversatt til samisk og trykket i samiskspråklige aviser, samt at informasjonsfolderen også ble oversatt til samisk og fordelt i ca. 2000 eksemplarer til samiske miljøer og lokale lensmannskontorer, politidistrikt og kommunale hovedbiblioteker i de tre nordligste fylkene. Det ble også opprettet en telefonkontakt for samiskspråklige.

4. Status arbeid

4.1. Søkemengden
Ved ordningens oppstart i januar 2000 mottok utvalget ca. 450 søknader fra Justisdepartementet og Overvåkingspolitiet. Dette omfattet søknader levert fra mai 1996 og fram til desember 1999. Resterende søknader er mottatt direkte av utvalget etter 1.1.2000.

Til sammen har 12 794 personer søkt om innsyn. 

I tillegg har utvalget ved årsskiftet mottatt 438 søknader om erstatning.

468 personer har påklaget utvalgets vedtak om innsyn, mens 92 personer har påklaget utvalgets vedtak om erstatning. Se nedenfor under pkt. 5 vedrørende klagenemndas behandling.

4.2 Ferdigbehandlede saker
Ved årsskiftet er 6313 søknader om innsyn ferdigbehandlet, hvorav 2137 er gitt rett til innsyn. I 3486 saker er det ikke gjort funn, mens det i 399 saker er helt nektet innsyn. Se for øvrig under vedlegg for eksakt statistikk.

Utvalget har hele tiden prioritert søker over 75 år, og har etter hvert senket denne grensen til 70 år.  For det første gir utvalget søkere over 70 år en kortere saksbehandlingstid enn øvrige søkere, i tillegg prøver utvalget å få disse sakene ferdigbehandlet så raskt som mulig før gitte saksbehandlingstid.

4.3 Utvalgets møter
På grunn av etablering av sekretariatet og nødvendig forberedelse av saker, ble det første arbeidsmøtet i utvalget holdt i juli 2000. Utvalget har til sammen ved årsskiftet 2004/2005 avholdt 60 møter fordelt på 181 dager.

5. Klagenemndas behandling

Klagenemnda har i perioden 2000 – 2004 avholdt 21 møter hvor det til sammen er behandlet 477 saker. Sakene fordeler seg som følger:

397 saker - klage på vedtak om innsyn:

• 16 saker er gitt medhold – rett til innsyn eller rett til ytterligere innsyn
• 362 saker er ikke gitt medhold i rett til innsyn eller ytterligere rett til innsyn
• 19 saker er avvist – klage for sent framsatt

80 saker - klage på vedtak om erstatning:

• 2 saker er gitt medhold i rett til erstatning
• 1 sak er gitt medhold i realitetsbehandling
• 77 saker er ikke gitt medhold – ikke gitt rett til erstatning eller ikke gitt rett til økt erstatningsbeløp
  

6. For sent innkomne søknader om innsyn

I forbindelse med at fristen for å søke om innsyn utløp 31.12.2002 har utvalget måttet foreta en vurdering med hensyn til om søknader må anses som rettidig levert. Følgende er lagt til grunn.

I henhold til innsynsloven § 1 siste ledd skal søknad om innsyn ”settes fram innen 3 år etter ikrafttreden av loven her”.

Innsynsloven trådte i kraft 1.1.2000. Fristen for å framsette søknad om innsyn utløp derfor 31.12.2002 kl. 0000. Søknader mottatt etter fristens utløp vil bli å vurdere som for sent framsatt og således å avvise.

Forvaltningslovens § 30 jf. domstolsloven kap. 8 er lagt til grunn ved vurderingen av når fristen er å anse som utløpt.                                      

For brev er det nok at søknaden er framsatt til postoperatør eller offentlig tjenestemann som er bemyndiget til å motta den. Postoperatør må også anses som post i butikk. Som offentlig tjenestemann må her anses ansatte i politiet, Justisdepartementet eller Innsynsutvalget. Andre offentlige tjenestemenn kan ikke anses som bemyndiget til å motta søknader rettidig. 

Hovedregelen er at søknaden skal være postlagt innen fristens utløp. Som et utgangspunkt trenger den ikke være levert til selve postkontoret. Men i de tilfeller hvor det reises tvil om dette, vil det være bevis på at den ble rettidig levert som er avgjørende. Bevis i denne sammenheng vil enten være posttempel, post i butikk levert-stempel eller at søknaden er sendt rekommandert.

Utvalget har lagt til grunn at søknader poststemplet 2.1.2003 kan være levert innen 31.12.2002 og regnes således som rettidig levert. Søknader poststemplet 3.1.2003 eller senere vil alltid måtte anses som for sent levert. 

Når det gjelder rutiner for behandling av innsynsbegjæringer ved søknadsfristens utløp 31.12.2002, vises det til Årsrapport for 2003.

 

7. Fremdrift saker/saksbehandlingstid/sluttrapport

Grunnet det stor antall søknader vil saksbehandlingstiden måtte gå opp. Utvalget har som målsetning at saksbehandlingstiden ikke for noen søknader skal overstige 3 år.

Utvalget ønsker videre å presisere at saksbehandlingstiden også har sammenheng med at politiets sikkerhetstjenestes arkiver eller registre ikke er plassert i utvalgets lokaler. Utvalget må derfor fysisk reise rundt i landet til de enkelte politidistrikter. Sikkerhetspolitiet var før 1.1.2002 organisert i tre nivåer; en sentral ledelse i Oslo, 7 regioner med ledelse under de utvalgte politidistrikts politimestre, samt det enkelte politidistrikt med minst en ansvarlig person. På alle disse stedene vil det være utarbeidet registre eller arkiv til bruk i sikkerhetspolitiets oppgaveutførelse. Utvalget vil derfor minst måtte foreta søk ved den sentrale enhet i Oslo, en regionsentral og ett politidistrikt for hver søknad om innsyn, da ikke all lokal eller regional registrering også er ført sentralt. Såfremt den aktuelle søker har hatt bopelsadresser  knyttet til flere politidistrikter må utvalgets søk utvides til også disse politiregionene og politidistriktene. I tillegg har regionene endret seg gjennom innsynsperioden. Det vil også bli foretatt driftsøkonomiske vurderinger med hensyn til reisevirksomheten. Det vil som en hovedregel ikke bli reist med en og en søknad.

Den nye organiseringen av politiet fra og med 2002 innebar blant annet en reduksjon i antall politidistrikter fra 54 til 27. Dette har medført at tidligere arkiv/registre til dels er sammenslått eller i hvert fall flyttet til ny enhet, grunnet sammenslåingen av politidistrikter. Men det er forventet at sekretariatet i 2004 fortsatt vil måtte foreta søk ved flere nåværende eller tidligere politidistrikter grunnet mangelfull sammenslåing/flytting av arkiv og registre.

Sekretariatet har i 2004 foretatt reiser som totalt omfatter 134 besøk ved  politidistrikter (til sammen i 2000 – 2004 er det foretatt 506 besøk ved politidistrikter) fordelt på en eller flere besøk ved enkelte politidistrikt i tillegg til nærmest ukentlige søk ved Den sentrale enhet i Oslo. 

Utvalget ønsker også å presisere at i de tilfeller hvor det måtte finnes dokumenter fra tilsvarende tjenester i utlandet som Politiets sikkerhetstjeneste samarbeider med, skal disse dokumentene sendes respektive tjeneste for samtykke til avgradering/innsyn. Dette har vist seg å kunne ta lang tid.

Det er forventet at utvalget vil trenge minst 1 1/2 år, dvs til medio 2006, for å ferdigbehandle resterende søknader. I tillegg må det påregnes 6 mnd til 1 år for å ferdigbehandle klager samt erstatningssøknader grunnet de frister som er gitt for slike etter at innsynsvedtaket  foreligger. Det er derfor ikke forventet at endelig sluttstrek kan settes før tidligst ved årsskiftet 2006/2007. Innsynsutvalget vil innen utløpet av august 2005 fremsende fremdriftsplan for det gjenstående arbeidet.

Utvalget vil også ferdigstille en sluttrapport om ordningen som vil bli overlevert Justisdepartementet ved ordningens slutt. Det er forventet at rapporten vil gi en oversikt over antall søknader som har vært til behandling, samt en oversikt over arbeidets art med hensyn til utvalgets forståelse og praktisering av vilkårene for innsyn og erstatning.

8. Økonomi

Innsynsutvalget ble for 2004 tildelt kr. 7.332.000,- samt fikk overført kr. 200.000,- av ubrukte midler fra 2003. I løpet av 2004 mottok man videre refusjoner med kr. 86.092,-. I henhold til Stortingsvedtak ble kr. 500.000,- trukket inn. Disponibelt budsjett var således kr. 7.118.092,-. Regnskapsførte utgifter for drift av innsynsordningen i 2004 var kr. 6.389.190,95.

Underforbruket skyldes blant annet vakanser i flere stillinger mot slutten av året.

Det er i 2004 gitt medhold i erstatningskrav med til sammen kr. 1.759.997.-. I tillegg ble det i desember 2003 gitt medhold i erstatning tilsvarende kr. 80.000,- som først ble utbetalt i 2004. Det er således totalt fakturert kr. 1.839.997,-  i 2004.

Innsynsutvalget er for 2005 tildelt kr. 7.336.000,- til drift av ordningen og kr. 2.585.000,- til erstatningsutbetalinger. I tillegg vil det bli søkt overført ubrukte driftsmidler fra 2004 tilsvarende 5% av 2004-budsjettet.

Vedlegg 1

Statistikk Innsyn

• Utvalget har pr. 31.12.2004 ferdigbehandlet 6313 saker om innsyn. Hvilket kan inndeles som følger:

• Som det fremgår ovenfor har utvalget hittil gitt innsyn i 2134 saker. I de saker hvor det er gitt innsyn i dokumenter etter 25. november 1977 har utvalget funnet at opplysninger i dokumenter enten har vært ulovlig innhentet eller instruksstridig registrert. Dette omfatter 1197 saker. I de tilfeller hvor det kun er funnet dokumenter registrert før 25. november 1977, vil ikke utvalget foreta en lovmessig/instruksmessig vurdering av dokumentene før ved en eventuell erstatningssøknad, fordi det som hovedregel er fullt innsyn før dette tidspunkt.

• Det fremgår også at i et stort antall av sakene er det ikke gjort funn, 3486, dvs at ca. halvparten av søkerne ikke er registrert i overvåkingspolitiets arkiver og registre. Dette kan enten være fordi de aldri har vært registrert eller fordi en eventuell tidligere ”mappe” nå er makulert. Såfremt en ”mappe” er makulert, vil det ikke fremgå av registrene at personen tidligere har hatt en slik ”mappe”.

• Det fremgår også at det helt er nektet innsyn i 314 saker. Med to unntak er dette saker hvor det kun er funnet registreringer etter 25. november 1977, og disse er funnet å være instruksmessig registrert. Såfremt personen er registrert med dokumenter både før og etter 25. november 1977, og registreringene etter 25. november 1977 er funnet instruksmessige, er det nektet innsyn. Dette er 263 slike tilfeller. Det er nektet innsyn helt i 2 saker hvor søkerne kun er registrert før 25. november 1977. Samlet er det derfor nektet helt innsyn i registreringer etter 25. november 1977 i 577 saker.

• Det fremgår også at utvalget har avslått å realitetsbehandle 150 søknader fra nærstående til en død person. En søknad fra en nærstående skal begrunnes særskilt. I de tilfeller hvor slike krav til søknad ikke er oppfylt, eller hvor personen som søker ikke kan anses som nærstående, er søknadene blitt avslått. Til sammenligning kan det opplyses at 412 søknader om innsyn fra nærstående hittil er ferdigbehandlet, dvs at 262 saker er tatt til realitetsbehandling. 

Vedlegg  2

Statistikk Erstatning

Utvalget har pr. 31.12.2004 ferdigbehandlet 431 saker om erstatning med følgende resultat:

• Gitt erstatning:    218                Samlet utbetaling kr. 7.709.997,-

• Avslått søknad om erstatning:   187

• Avvist søknad om erstatning:   26

Det er gitt erstatning i tilfeller hvor utvalget har funnet at det er brukt ulovlige metoder som romavlytting, brevkontroll uten nødvendig tillatelse eller ulovlig bruk av overskuddsinformasjon fra telefonkontroll. Utvalget har også funnet brudd på den europeiske menneskerettighetskonvensjonen art. 8 om privatlivets fred. I tillegg er det gitt erstatning i tilfeller hvor opplysninger instruksstridig er gitt til andre myndigheter og dette har medført en alvorlig skade for søker.

I tillegg er det gitt erstatning i tilfeller hvor det er gitt innsyn i telefonkontroll hvor rettens beslutning foreligger men det etter en vurdering av de nå tilgjengelige dokumenter ikke synes som om grunnlaget for kontrollen var tilstede.