4 Forenklinger i aksjelovens og allmennaksjelovens regler om utsendelse til aksjeeierne av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen

4.1 Gjeldende rett

Allmennaksjeloven og aksjeloven har flere regler om at dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, skal følge med innkallingen til generalforsamling eller for øvrig skal sendes ut til alle aksjeeierne. I noen tilfeller gjelder krav om at dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, skal sendes alle aksjeeiere med kjent adresse. Se blant annet allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd og aksjeloven § 5-5 tredje ledd om utsendelse av årsregnskapet og årsberetningen mv. og § 13-12 i de to lovene om utsendelse av fusjonsplanen og øvrige fusjonsdokumenter. I andre tilfeller skal dokumenter inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamling, se blant annet § 3-8 annet ledd tredje punktum, § 10-2 fjerde ledd, § 10-3 fjerde ledd, § 12-3 første ledd annet punktum og § 15-1 annet ledd annet punktum.

Dokumenter som selskapet skal sende til aksjeeierne etter de nevnte reglene, kan sendes elektronisk «dersom aksjeeieren uttrykkelig har godtatt dette», jf. § 18-5 første ledd. Se nærmere om § 18-5 i punkt 3.4.1.

En tredje gruppe er regler om at dokumenter skal legges ut på selskapets kontor, se allmennaksjeloven § 5-15 annet ledd annet punktum og aksjeloven og allmennaksjeloven § 10-3 femte ledd, § 12-3 tredje ledd og § 16-6 annet ledd første punktum. En fjerde variant er allmennaksjeloven § 13-27 annet ledd om at styrets rapport om fusjon over landegrensene skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne, uten at det er nærmere regulert hvordan dette skal skje.

4.2 Forslaget i høringsbrevet

Høringsbrevet inneholdt forslag om forenklinger i allmennaksjelovens regler om utsendelse til aksjeeierne av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen. Departementet foreslo for det første en ny § 5-11 a med regler om at alle allmennaksjeselskaper skal gjøre informasjon om generalforsamlingen tilgjengelig på selskapets internettsider. Videre foreslo departementet å erstatte dagens krav til utsendelse av dokumenter til generalforsamlingen med krav om at dokumentene gjøres tilgjengelig på internettsiden. I forlengelsen av dette foreslo departementet også regler for å ivareta hensynet til at aksjeeierne i tillegg kan ha behov for å motta slike dokumenter i posten. For det første ble det foreslått en regel om at selskapet i tillegg til å publisere innkallingen på selskapets internettsider, skal sende aksjeeierne et skriftlig varsel om generalforsamlingen. Videre ble det foreslått en ny § 5-11 b med regler om at aksjeeierne kan kreve å få alle dokumentene tilsendt vederlagsfritt.

For øvrig foreslo departementet justeringer i de bestemmelsene i loven som krever at dokumentene gjøres tilgjengelige for aksjeeierne ved at de legges ut på selskapets forretningskontor, slik at det i tillegg ble inntatt et krav om at dokumentene skal gjøres tilgjengelige på internett.

Departementet viste til at den forenklingen som var siktemålet med disse forslagene, kunne nås også med andre løsninger, og uttalte i den forbindelse:

«Siktemålet med forslaget som er skissert foran, er å finne frem til regler som på det ene siden tar hensyn til at det både for selskapet og for en stor del av aksjeeierne vil være praktisk og enkelt at informasjon formidles via internett, og som på den annen side tar hensyn til dem som foretrekker å bli varslet og til å forholde seg til dokumenter på papir.

Man kan selvsagt tenke seg andre løsninger, og at de nevnte hensynene balanseres på en noe annen måte. En regel om at innkallingen bare skal kunngjøres på selskapets internettsider, uten en plikt til også å varsle aksjeeierne ved en skriftlig henvendelse, ville være enklere og billigere for selskapene, men ville kunne hevdes å ikke ta tilstrekkelig hensyn til aksjeeierne. Regelen kunne imidlertid kombineres med en regel som påla selskapet som en generell ordning å sende ut alle dokumenter til de aksjeeiere som ønsket det. En endring i motsatt retning ville være å opprettholde dagens regel, men å gi adgang for selskapene til å fastsette internettbaserte løsninger i vedtektene, eventuelt å åpne for innkalling til generalforsamling ved kunngjøring i pressen (slik det tidligere var adgang til etter aksjeloven 1976 § 9-9 annet ledd). Man kunne også tenke seg at det gjaldt ulike regler for innkalling til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, siden det er lettere for aksjeeierne å forutse at man nærmer seg tidspunktet for en ordinær generalforsamling enn for en ekstraordinær generalforsamling.»

Departementet oppfordret høringsinstansene særlig om å uttale seg om disse spørsmålene, og ba om at høringsinstansene også uttalte seg om det også bør gjøres slike forenklinger i aksjeloven. I den forbindelse viste departementet til at det neppe er aktuelt å pålegge aksjeselskapene en plikt til å legge informasjon ut på en hjemmeside på internett, og at reglene for aksjeselskaper av den grunn antakelig bør ha et annet utgangspunkt enn det som ble foreslått for allmennaksjeselskapene.

Departementet presiserte i høringsbrevet at forslaget ikke omfattet regler som stiller krav om at opplysninger, varsler eller dokumenter skal sendes aksjeeierne uavhengig av en forestående generalforsamling, og at § 18-5 første ledd i slike tilfeller fortsatt vil være avgjørende for i hvilken grad selskapet kan unnlate å sende dokumenter på papir. I den forbindelse uttalte departementet:

«Den nevnte plikten til å varsle om generalforsamlingen skriftlig, kombinert med at dette varselet gjør aksjeeierne i stand til å etterspørre dokumenter de er interessert i, gjør at det ikke skulle være betydelige betenkeligheter med å basere seg på at aksjeeierne først og fremst er henvist til internett når det gjelder å hente ut informasjon om saker som skal opp på generalforsamlingen. Dette er imidlertid - i hvert fall i dag - neppe forsvarlig som en alminnelig ordning for selskapets kommunikasjon med aksjeeierne.»

4.3 Høringsinstansenes syn

Høringsinstansenes merknader til forslaget om at alle allmennaksjeselskaper skal pålegges å ha internettsider der innkallingen og andre dokumenter til generalforsamlingen skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne, er gjengitt i punkt 3.6. Som det fremgår der, mener flere høringsinstanser at unoterte allmennaksjeselskaper ikke bør pålegges å gjøre selskapsinformasjon tilgjengelig på en hjemmeside på internett.

Følgende høringsinstanser fremhever imidlertid at det er behov for å forenkle reglene om utsendelse av dokumentene til generalforsamlingen til aksjeeierne for å redusere selskapenes administrative og økonomiske byrder: Nærings- og handelsdepartementet, Den norske Revisorforening, Finansnæringens Hovedorganisasjon, Handelens og Servicenæringens Hovedorganisasjon, IKT Norge, Næringslivets Aksjemarkedsutvalg, Næringslivets Hovedorganisasjon og Oslo Børs. Ingen høringsinstanser gir uttrykk for at dagens krav til utsendelse av dokumenter er tilfredsstillende.

Næringslivets Aksjemarkedsutvalg viser til at det i dag er rundt 800 000 aksjeeiere som årlig må tilsendes dokumentene, og at årsrapporter i mange tilfeller omfatter over 100 sider.

Oslo Børs uttaler:

«Oslo Børs ønsker velkommen forenklinger i reglene om utsendelse av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen.

Gjeldende krav til utsendelse av dokumenter til samtlige aksjeeiere påfører selskapene notert på Oslo Børs og Oslo Axess betydelige praktiske og økonomiske belastninger. Børsen viser særlig til kravet om utsendelse av årsrapport i forbindelse med ordinær generalforsamling. Krav til utsendelse av dokumenter av til dels vesentlig omfang oppfattes jevnt over som unødvendig. Børsen viser i den sammenheng til at krav om offentliggjøring av halvårs- og kvartalsrapporter gjennom etablerte informasjonskanaler, herunder internett, jf. vphl. § 5-11 og verdipapirforskriften 29. juni 2007 nr. 876 § 5-9, fungerer tilfredsstillende.»

Som det fremgår i punkt 3.6, støtter enkelte høringsinstanser forslaget om at forenklingen baseres på at selskapene skal gjøre dokumentene tilgjengelige på internett. Videre fremgår det der at de høringsinstansene som ikke støtter et slikt generelt krav om internettside for alle allmennaksjeselskaper, foreslår ulike alternative løsninger for forenkling av reglene om utsendelse av dokumenter til generalforsamlingen. Det er også reist spørsmål om endringer i § 18-5 første ledd om selskapets adgang til å bruke elektronisk kommunikasjon ved utsendelse av dokumenter mv. til aksjeeierne. Videre er det foreslått at de unoterte selskapene kan bestemme i vedtektene at dokumentene til generalforsamlingen skal gjøres tilgjengelige på selskapets hjemmeside på internett.

Næringslivets Hovedorganisasjon uttaler at unoterte selskaper (herunder aksjeselskaper) generelt bør tillates å bestemme i sine vedtekter at selskapet skal sende dokumenter elektronisk til de aksjeeierne som har e-postadresse registrert i aksjeeierboken, uten hensyn til kravet i § 18-5 om at den enkelte aksjeeieren uttrykkelig må godta dette, og at reglene om aksjeeierbok og aksjeeierregister bør åpne for at aksjeeiernes e-postadresse kan registreres. For øvrig foreslår Næringslivets Hovedorganisasjon at fusjonsplanen nevnt i § 13-24 nr. 3 bokstav a bør kunne være blant de dokumentene som gjøres tilgjengelig elektronisk for aksjeeierne.

Når det særlig gjelder spørsmålet om det bør gjøres tilsvarende endringer i aksjeloven, gir Nærings- og handelsdepartementet, Den norske Revisorforening, Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon og Verdipapirsentralen uttrykk for at også aksjeselskaper bør gis mulighet, men ikke plikt, til å basere seg på at dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen, gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettside, i stedet for å sendes til aksjeeierne. Ingen høringsinstanser gir uttrykk for at aksjeselskapene ikke bør gis en slik mulighet.

4.3.1 Departementets vurdering

Som det fremgår av punkt 3.4, foreslår departementet at selve innkallingen til generalforsamling fortsatt skal sendes aksjeeierne etter de samme reglene som i dag. Videre fremgår det av punkt 3.6 at departementet foreslår at direktivets krav i artikkel 5 nr. 4 om at selskapet skal gjøre informasjon i forbindelse med generalforsamlingen tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettside, bare skal gjennomføres for de noterte allmennaksjeselskapene.

Med dette utgangspunktet foreslår departementet i en ny § 5-11 a regler om forenkling av utsendelse av dokumentene til generalforsamlingen. Forslaget går ut på at selskapene kan fastsette i vedtektene at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om utsendelse av disse dokumentene til aksjeeierne. Med dette forslaget vil de unoterte selskapene kunne velge om selskapet vil etablere en slik internettløsning for å gjøre de aktuelle dokumentene tilgjengelige for aksjeeierne, eller om det vil fortsette å sende disse dokumentene, jf. i den forbindelse reglene om adgangen til å bruke e-post etter § 18-5.

De noterte selskapene må uansett - etter kravene i direktivet artikkel 5 nr. 4 og lovforslaget § 5-11 b nr. 3 - gjøre de aktuelle dokumentene tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider. Departementet har derfor vurdert om det for de noterte selskapene bør gjelde et generelt unntak fra lovens krav om utsendelse av dokumenter til aksjeeierne. Departementet anser imidlertid at det også i noterte selskaper bør være slik at dette er noe som må bestemmes av aksjeeierne selv ved at de beslutter dette ved en vedtektsendring.

Behovet for at aksjeeierne blir gjort oppmerksomme på dokumentene og hvor disse kan finnes, er ivaretatt gjennom reglene om innkalling til generalforsamling, jf. forslaget til § 5-10 fjerde ledd annet punktum.

De aksjeeierne som ønsker det, bør i alle tilfelle ha rett til å få tilsendt dokumentene ved henvendelse til selskapet, jf. forslaget til § 5-11 a tredje punktum.

Når det gjelder forslaget fra Næringslivets Hovedorganisasjon om at unoterte selskaper bør kunne vedtektsfeste at selskapet skal kunne sende dokumentene elektronisk til de aksjeeierne som har e-postadresse registrert i aksjeeierboken, vil departementet bemerke at selskapene allerede etter dagens regler kan sende dokumenter til aksjeeierne elektronisk. § 18-5 stiller imidlertid krav om at den enkelte aksjeeieren uttrykkelig har godtatt å motta dokumentene på denne måten. Etter departementets syn bør selskapene fortsatt bare kunne sende de aktuelle dokumentene elektronisk til de aksjeeierne som uttrykkelig har godtatt dette. Aksjeeierne bør ikke tvinges til å motta informasjon og meldinger fra selskapet elektronisk, og selskapet bør heller ikke kunne sende slik informasjon elektronisk uten at aksjeeieren er klar over at informasjonen blir sendt på denne måten. Se punkt 3.4.1 om begrunnelsen for reglene i § 18-5. Departementet foreslår på denne bakgrunn ikke å følge opp forslaget fra Næringslivets Hovedorganisasjon om å endre vilkårene i § 18-5 for elektronisk utsendelse av dokumentene fra selskapet til aksjeeierne.

Det foreslås ikke endringer i reglene om at dokumenter skal legges ut på selskapets kontor. Å ha dokumentene lagt ut på kontoret er uansett lite byrdefullt for selskapene. De selskapene som ønsker det, kan uten noen lovregulering i tillegg gjøre dokumentene tilgjengelige på sin hjemmeside.

Tilsvarende regler som for de unoterte allmennaksjeselskapene foreslås også i aksjeloven. Selv om behovet for å innføre enklere regler for utsendelsen av dokumentene til generalforsamlingen ikke er det samme i selskaper med en mindre eierkrets, kan det tenkes at også aksjeselskaper vil finne en slik utsendelsesmåte mer hensiktsmessig. Departementet kan ikke se at det foreligger hensyn som taler mot at også aksjeselskaper kan gis denne muligheten. Se forslaget til en ny § 5-11 a i aksjeloven.