7 Tilsyn med departementenes samfunnssikkerhetsarbeid

Kgl.res. 10. mars 2017 pålegger JD å føre tilsyn med departementenes (unntatt FDs) arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. DSB kan føre tilsyn på JDs vegne. Helse- og omsorgsdepartementet fører tilsyn med JD og DSB kan bistå HOD ved dette tilsynet, men er underlagt HOD.

Tilsyn med departementenes samfunnssikkerhetsarbeid er utdypende regulert i samfunnssikkerhetsinstruksen kap. VII. Kravgrunnlaget for tilsynene er kapitlene IV, V og VI i instruksen. Nærmere omtale og veiledning følger i pkt. 7.1-7.7 nedenfor.

7.1 Formål

Tilsynene tjener to formål: Å bidra til å styrke samfunnssikkerhetsarbeid i det enkelte departementet, og å bidra til et samordnet og helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet på tvers av departements- og sektoransvar.

Formålet tilsier at tilsynene særlig bør fokusere på områder som er sentrale for ivaretakelsen av departementenes ansvar på samfunnssikkerhetsområdet:

• systematikken i arbeidet,
• forankring i ledelsen og i virksomhetsstyringen,
• oversikt over risiko og sårbarhet, særlig i kritiske samfunnsfunksjoner,
• evne til å vurdere og iverksette risiko- og sårbarhetsreduserende tiltak,
• planverk og krisehåndtering,
• øvelser,
• evalueringer, læring og utvikling.

Tilsynene kan bidra til et samordnet og helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet på tvers av departements- og sektoransvar ved at tilsynsmyndigheten undersøker i hvilken grad det aktuelle departementet legger til grunn det rammeverket for samfunnssikkerhetsarbeidet som JD og DSB har etablert. Dette kan for eksempel være strategier, analyser av krisescenarioer, oversikt over kritiske samfunnsfunksjoner, deltakelse i nasjonale øvelser og deltakelse på relevante arenaer for informasjonsutveksling og kompetansebygging.

Tilsynene bør være systemrettete, samtidig som det er viktig å kontrollere at systemene på samfunnssikkerhetsområdet faktisk fungerer og har reell betydning for styringen av departementet og sektoren.

7.2 Planlegging av tilsynet

Dersom DSB finner det formålstjenlig, kan et egenmeldingsskjema brukes som del av informasjonsgrunnlaget i tilsynsarbeidet.

Tilsynet med det enkelte departement skal blant annet baseres på tidligere tilsynsfunn, risiko for avvik, egenmelding og departementets erfaringer fra øvelser og uønskede hendelser.

7.3 Tilsyn og veiledning

Departementet det føres tilsyn med skal i henhold til instruksens kap. IV kunne dokumentere at det etterlever de krav som er stilt. Når tilsyn åpnes, skal departementet legge frem nødvendig dokumentasjon på at kravene er etterlevd. 31

Tilsynene bør omfatte både kontroll og veiledning. Departementene skal etterleve de kravene som er gitt i instruksen, og dersom så ikke skulle være tilfellet, påpekes dette som avvik. Samtidig er det viktig at tilsynsmyndigheten gir veiledning om hvordan departementene kan gå frem for å etterleve kravene og også ellers styrke kvaliteten på arbeidet på området. Veiledning gis skriftlig i tilsynsrapporten og eventuelt gjennom egen oppfølging etter at rapporten er levert.

7.4 Vesentlighet og risiko

Tilsynene skal være basert på vesentlighet og risiko. Dette gjelder så vel valg av tilsynsobjekt som tema og metode. En vurdering av vesentlighet vil være knyttet til ansvarsområdets eller temaets betydning for samfunnssikkerheten. En vurdering av risiko vil i denne sammenheng innebære å vurdere sannsynligheten for avvik innenfor ansvarsområdet, og hvor alvorlige konsekvensene av avvik vil kunne være.

Vektleggingen av vesentlighet og risiko kan medføre hyppigere tilsyn for noen departementer og sjeldnere for andre. Det kan også medføre at tilsyn blir innrettet mot spesielle tema og krav i instruksen. Tverrsektorielle utfordringer skal vektlegges i vurderingen av vesentlighet og risiko.

7.5 Omfang

DSB skal gjennomføre tilsyn på en forutsigbar og effektiv måte og i nødvendig dialog med JD.

JD og DSB definerer overordnede rammer for det enkelte tilsynet. Med dette menes hvilke temaer som inngår, og hvor grundige undersøkelser som skal gjøres.

Tilsyn kan gjennomføres som en gjennomgang av dokumenter, men vil i regelen også omfatte intervjuer med ledelsen og sentrale fagpersoner i departementet. DSB kan gjennomføre spissere og mer avgrensede tilsyn, inkludert undersøkelser i underlagte virksomheter, for å verifisere at departementet etterlever instruksens krav og at kritiske samfunnsfunksjoner er tilstrekkelig ivaretatt.

Eventuelle undersøkelser i underliggende virksomheter vil være en del av tilsynet i departementet. Slike undersøkelser vil derfor ta utgangspunkt i styringsdialogen mellom departement og etat, og vil kunne fokusere på i hvilken grad etaten følges opp på samfunnssikkerhetsområdet, og hvor stor oppmerksomhet departementet har på etatens ivaretakelse av den eller de kritiske samfunnsfunksjonene etaten har et ansvar for. Det vil også kunne foretas undersøkelser i underlagte virksomheter for å avklare om styringssignaler er fulgt opp, og om roller og ansvar er tilstrekkelig avklart.

7.6 Rapport

Tilsynsfunnene skal oppsummeres i en kortfattet tilsynsrapport som tydelig skal legge fram eventuelle brudd på krav, tilhørende forbedringstiltak og eventuelle forbedringsområder.

Før denne sendes til JD, får departementet det er ført tilsyn med anledning til å uttale seg om rapportens faktabeskrivelse, og om rapporten inneholder informasjon som bør unntas offentlighet eller er skjermingsverdig. Dersom det ikke foreligger slike særlige hensyn, vil hele tilsynsrapporten være offentlig.

I tilsynsrapporten angis de ulike funn som «brudd på krav» og «forbedringsområder», avhengig av alvorligheten av avvikene. JD sender endelig rapport til departementet det er ført tilsyn med, med frist for oversendelse av oppfølgingsplan til JD. I oppfølgingsplanen skal departementet redegjøre for hvilke forbedringstiltak som vil bli iverksatt. JD i samarbeid med DSB følger opp tilsynet til alle brudd på krav og vesentlige forbedringspunkter er ivaretatt.

Dersom tilsynsrapporten påviser «brudd på krav» eller dersom det er manglende oppfølging av tilsynet, skal JD orientere regjeringen.

7.7 Tilsyn med JD

Ansvaret for å føre tilsyn med JD er i henhold til kgl.res. 10. mars 2017 lagt til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Statens helsetilsyn gjennomfører normalt tilsynene på HODs vegne. DSB kan, dersom HOD ønsker det, avgi personell som deltakere i tilsynene. De er da underlagt HODs instruksjonsmyndighet.