Arkivforskrifta § 2-9 - Journalføring av meldingar om mistenkte biverknader etter vaksinasjon

Publisert under: Regjeringen Solberg

Utgiver: Justis- og beredskapsdepartementet

Saksnr. 13/6494 EO OKL/mk
Dato: 06.03.2014

 

Journalføring av meldingar om mistenkte biverknader etter vaksinasjon

 

Vi viser til brev 2. oktober 2013, der Nasjonalt folkehelseinstitutt spør om meldingar om moglege biverknader etter vaksinasjon skal journalførast i det vanlege NOARK arkiv- og sakshandsamingssystemet, slik at journalinnføringane kjem på offentleg journal og då Offentleg elektronisk postjournal (OEP), eller om det heller bør brukast eit fagsystem i sikker sone. Arkivregelverket høyrer under Kulturdepartementet, og Lovavdelinga svarar etter avtale med Kulturdepartementet.

Nasjonalt folkehelseinstitutt er eit offentleg organ og pliktar såleis å halde arkiv etter reglane i arkivlova og arkivforskrifta, jf. arkivlova § 6 og arkivforskrifta § 1-1 fyrste ledd. Utgangspunktet for journalføringsplikta følgjer av arkivforskrifta § 2-6 fyrste ledd. Etter fyrste punktum her skal offentlege organ ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i sakene det opprettar, og etter andre punktum skal alle inngåande og utgåande dokument registrerast i journalen, dersom dei må reknast som saksdokument for organet etter offentleglova § 4, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Alle desse vilkåra er etter det opplyste klart til stades for dei aktuelle meldingane om moglege biverknader, og vi kan ikkje sjå at noka føresegn i arkivforskrifta tilseier at det ikkje ligg føre journalføringsplikt for desse dokumenta.

Etter arkivforskrifta § 2-9 skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Riksarkivaren kan gjere unntak frå dette kravet, sjå her Ivar Fonnes: «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning» 2. utgåve 2010 side 163-165. 

Det klare utgangspunktet er såleis at meldingar om moglege biverknader etter vaksinasjon skal journalførast. Det er derimot ikkje noko i vegen etter arkivforskrifta for at det kan førast fleire journalar, og at slike meldingar såleis kan registrerast i ein eigen journal.

Vi legg til grunn at desse meldingane ikkje inneheld informasjon som er gradert etter verneinstruksen eller tryggingslova, og nemner difor berre at det gjeld eigne reglar for journalføring av dokument som inneheld slik informasjon. Sjå om dette i verneinstruksen § 8 og forskrift om informasjonstryggleik §§ 4-10 til 4-17.

Etter offentlegforskrifta § 6 fyrste ledd skal ei rekkje statlege organ gjere journalen sin tilgjengeleg på Internett dersom dei fører elektronisk journal. Dette skjer gjennom publisering på Offentleg elektronisk postjournal (OEP). Vi legg til grunn at Nasjonalt folkehelseinstitutt fell innanfor dei gruppene av organ som er omfatta av denne plikta. Det er i denne samanhengen ikkje gjort noko skilje med omsyn til om dei aktuelle organa fører ein eller fleire journalar, og alle elektroniske journalar skal etter dette såleis gjerast tilgjengelege på OEP. Offentlegforskrifta § 6 har ikkje teke til å gjelde enno, men dei aller fleste organa som er omfatta av plikta etter fyrste ledd, publiserer no journalane sine på OEP.