§ 77 nr. 9 Organisering av sekretariatfunksjon til kontrollutvalg

Organisering av sekretariatfunksjon til kontrollutvalg

Vi viser til e-post 8. januar med spørsmål om organiseringen av sekretariatet for kontrollutvalgene i Austevoll og Os kommuner.

I e-posten gjøres det rede for saksforholdet: "For å oppfylle kravet til uavhengighet for sekretariatet har Os kommune og Austevoll kommune inngått avtale om interkommunalt samarbeid om sekretær og utredningsbistand. Avtalen om sekretærbistand medfører at Austevoll kommune skal utføre sekretærfunksjonen for kontrollutvalget i Os kommune og omvendt." Spørsmålet er "om kommunene står fritt til å velge denne organiseringsformen og om en slik «bytteordning» i tilstrekkelig grad ivaretar lovens krav til uavhengighet?"

Departementet tar ikke med dette konkret stilling til saken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven. Kommunene har selvstendig ansvar for å anvende loven og for vedtakene som treffes. 

Siden kravet om uavhengig sekretariat for kontrollutvalgene kom i 2004, har det vært utviklet og prøvd ut ulike modeller. Den siste kunnskapen vi har om dette ble hentet inn av Deloitte i 2014 på oppdrag fra departementet.

Etter hva vi forstår går modellen her ut på at administrativt ansatte i én kommune utfører sekretariatsfunksjonene for kontrollutvalget i en annen kommune. Det finner sted gjensidig utveksling av administrative ressurser mellom to kommuner: En ansatt i kommune A er sekretær for kontrollutvalget i kommune B, mens en ansatt i kommune B er sekretær for kommune A. Som administrativt ansatte vil disse kontrollutvalgssekretærene være underlagt instruksjon og styringsrett fra sin administrasjonssjef, men ikke fra administrasjonssjefen i den kommunen hvis kontrollutvalg de er sekretær for. Kontrollutvalgssekretærene vil også være underlagt instruksjon fra kontrollutvalget de er sekretær for, jf. kontrollutvalgsforskriften § 20 fjerde ledd første punktum. Styringsretten til administrasjonssjefen er avskåret så langt som kontrollutvalgets styringsrett rekker: "Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet", jf. kontrollutvalgsforskriften § 20 fjerde ledd andre punktum.

Innhentede uttalelser

For sakens opplysning har vi invitert aktuelle interesse- eller bransjeorganisasjoner til å uttale seg om spørsmålet i saken, dvs. DnR, FKT, KS og NKRF. NKRF og FKT gav uttalelse.

NKRF mener det kan oppstå gjensidig avhengighet mellom administrasjonene og sekretariatene når administrativt ansatte i den ene kommunen utfører sekretariatsfunksjonen for den andre kommunens kontrollutvalg. NKRF mener at dersom de aktuelle kommunene samarbeider interkommunalt, vil avhengighetsforholdet forsterkes ved planlegging og gjennomføring av selskapskontroll.

FKT mener at slike sekretariatsmodeller bør opphøre snarest, men lar det stå åpent om de er ulovlig eller meget uheldige:

FKT mener at KMD sitt syn på slike bytteordninger er prinsipielt viktig å få avklart. Det er videre av stor betydning at KMD tar tydelig og klar avstand fra ordningen. Dersom dette får bre om seg kan det bidra til at det blir stilt spørsmål ved uavhengigheten til og dernest kunne svekke tilliten og integriteten til kontrollutvalgene i de aktuelle kommunene. I verste fall kan det også bidra til å svekke tilliten og integriteten til kontrollutvalgsinstituttet i Norge som sådan.

Departementets vurdering

Vi gjør innledningsvis oppmerksom på at uavhengighet ikke er det eneste kravet som stilles til sekretariatet for kontrollutvalget. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget kan kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte. Kommuneloven § 77 nr. 9 stiller krav om at kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Lovbestemmelsen er konkretisert i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, som i § 20 hvor første og andre ledd stiller krav til sekretariatets kapasitet og kompetanse:

Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov.
Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.

Kontrollutvalget omtales som kontrollutvalgets operative ledd, se vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 side 11. Kontrollutvalgsboken (2015) gjør på side 22 og 23 rede for sekretariatets oppgaver. På side 22 heter det:

Sekretariatet er kontrollutvalgets viktigste hjelper og støttespiller. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalget kan kunne utføre sin tilsyns- og kontrollfunksjon på en god måte.

Uavhengighet av kontrollobjektet er en forutsetning for kunne utføre denne oppgaven. Kravet om at sekretariatet til kontrollutvalget skal være uavhengig, følger av kontrollutvalgsforskriften § 20 tredje og fjerde ledd:

Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen, kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. 

Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.

I den skisserte modellen bistår to administrasjonssjefer hverandre gjensidig ved å frigi sine ansattes timeverk til sekretariatsoppgaver for den andre kommunens kontrollutvalg. Sekretærens tilrettelegging av beslutningsgrunnlaget for kontrollutvalget vil være vesentlig for drøftelsene og vedtakene i kontrollutvalget. Sekretariatets arbeid vil kunne bli et selvstendig tema i kontrollutvalget. Måten administrasjonssjefene håndterer kritiske spørsmål, merknader og vedtak i kontrollutvalgene, vil kunne påvirke uavhengigheten til sekretariatet i en modell der to kommuner utveksler sekretariatstjenester. Administrasjonssjefen som arbeidsgiver bør ta hensyn til de spesielle kravene til sekretærrollen, når han eller hun følger opp medarbeideren som står for sekretariatstjenestene for kontrollutvalget i en annen kommune.

Vår samlede vurdering er at gjensidig utveksling av sekretariatstjenester mellom kommuneadministrasjoner, ikke i seg selv vil være i strid med uavhengighetskravet i kontrollutvalgsforskriften. De faktiske rammene for utøvelse av sekretariatsoppgavene blir avgjørende for uavhengigheten.

Med hilsen

Siri Halvorsen
avdelingsdirektør

Martin Oppegaard
fagdirektør

Til toppen