Personvernerklæring for Utenriksdepartementet

Utenriksdepartementet tar arbeidstakernes personvern på alvor. Vi er behandlingsansvarlig, som betyr at vi har ansvaret for at opplysningene vi har om deg håndteres i tråd med personvernregelverket.

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Hvilke opplysninger vi har om deg

Opplysninger som gis av deg. Når du søker om stilling og ansettes hos oss, gir du oss typisk følgende opplysninger:

  • Identitetsopplysninger, som navn, alder, kjønn, nasjonalitet, fødselsdato og fotografi.
  • Kontaktinformasjon, som bostedsadresse, epostadresse og telefonnummer.
  • Opplysninger om familie, som sivilstatus, barn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.
  • Informasjon om kompetanser, arbeidserfaring og utdannelse, typisk informasjon som du gir oss gjennom din CV og søknad samt under intervju eller oppgir i vårt kompetansestyringsverktøy.
  • Interesser, typisk informasjon som du gir oss gjennom din CV og søknad og under intervju.
  • Lønnsutbetalingsinformasjon, som bankkontonummer og annen nødvendig betalingsinformasjon.
  • Offentlige verv, hvis du har verv som meddommer, nenmdsmedlem og lignende. Dette er nødvendig for å gi deg fri etter rettighetene nedfelt i Hovedavtalen i staten.
  • Kommunikasjon, som når du kontakter og har dialog med oss.
    Helseopplysninger, som eventuell informasjon om fysiske og psykiske lidelser, sykefravær og sykemeldinger, legeerklæringer, opplysninger om personskader og ulykker på arbeidsplassen, allergier og diettpreferanser.
  • Medlemskap i enkelte organisasjoner, som f.eks. fagforeningsmedlemskap.

Opplysninger som samles inn om deg.  Ved at du søker stilling og får ansettelse hos oss, samler vi typisk inn følgende opplysninger i forbindelse med ansettelsesforholdet:

  • Informasjon om arbeidsforholdet, som dato for ansettelse, stillingskategori, stillingsbrøk (fulltid/deltid), medarbeidersamtaler, evalueringer, ansvarsområder, ansattnummer, timeføring, informasjon om karriereutvikling, forfremmelse, pensjon, permisjoner, og informasjon knyttet til oppsigelse av ansettelsesforholdet. Denne informasjonen samler vi inn fra ansatte hos oss (f.eks. dine sjefer og kollegaer), tidligere arbeidsgivere og våre timeføringssystemer.
  • Informasjon om advarsler, varsling og klager, typisk dersom du får en advarsel eller selv sender inn en klage eller et varsel. Denne informasjonen får vi enten fra deg eller fra andre ansatte hos oss eller våre kunder.
  • Bakgrunnsinformasjon, typisk informasjon om deg som vi finner i offentlig tilgjengelige kilder, eller fra referanser.
  • Informasjon om lønn og fordeler, inkludert skatteopplysninger, informasjon om tidligere og nåværende lønnsnivå, oversikt over ansattfordeler og bruk av disse, informasjon om utlegg og utgifter,
    forsikringer, pensjon, etc. Disse opplysningene mottar vi fra deg, henter vi fra våre lønnssystem og fra skatteetatens portal.
  • Adgangs- og tilgangsinformasjon, informasjon om tilganger, informasjon om tidspunkt og lokasjon for når du ankommer og forlater arbeidsplassen, kameraopptak. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har behandlingsansvaret for personopplysninger som samles inn gjennom perimetersikring, skallsikring og vakt- og resepsjonstjenester i Utenriksdepartementet. Det er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) som behandler disse personopplysningene på vegne av KMD. Inne i departementets lokaler er det Utenriksdepartementet selv som er behandlingsansvarlig for slike personopplysninger.
  • Teknisk informasjon, som type pc/mobil/enhet du benytter. Denne informasjonen registreres hos IKT-seksjonen.
  • Internettlogger, som viser bevegelser og bruk av nettverket. Disse opplysningene registreres hos IKT-seksjonen.

Hvordan bruker vi opplysningene

Her er de viktigste formålene som vi bruker opplysningene til:

  1. For å verifisere identiteten din og din bakgrunn. For dette formålet bruker vi identitetsinformasjon, kontaktinformasjon, bakgrunnsinformasjon og adgangs- og tilgangsinformasjon.
  2. For å rekruttere ansatte. For dette formålet bruker vi identitetsinformasjon, kontaktinformasjon, informasjon om arbeidserfaring og utdannelse, interesser, kommunikasjon og bakgrunnsinformasjon.
  3. For å administrere arbeidsforholdet og karriereutvikling. For dette formålet bruker vi identitetsinformasjon, opplysninger om familie, kommunikasjon, medlemskap enkelte organisasjoner, verv og bierverv, helseopplysninger (i form av sykemeldinger/oppfølging), informasjon om arbeidsforholdet og informasjon om advarsler, varsling og klager.
  4. Håndtering av klager, varsler og advarsler. For dette formålet bruker vi informasjon om advarsler, varsling og klager.
  5. For å utbetale lønn og andre ytelser. For dette formålet bruker vi lønnsutbetalingsinformasjon, informasjon om reiseregninger, lønn og andre ytelser og informasjon om arbeidsforholdet.
  6. For bokføringsformål. For dette formålet bruker vi lønnsutbetalingsinformasjon og informasjon om reiseregninger, lønn og fordeler.
  7. For å sikre våre systemer og lokaler og bevare sikkerhet på arbeidsplassen. For dette formålet bruker vi teknisk informasjon, internettlogger og adgangs- og tilgangsinformasjon. 
  8. Administrasjon av pensjons- og forsikringsordninger. For dette formålet bruker vi informasjon om lønn og fordeler, identitetsopplysninger og opplysninger om familie.

Det rettslige grunnlaget for formål 1, 2, 3, 4, 5 og 8 er at det er nødvendig for å oppfylle og administrere ansettelsesavtalen med deg og for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (som arbeidsmiljøloven og ferieloven). Helseopplysninger og andre sensitive personopplysninger behandler vi i den grad det er tillatt i lov eller tariffavtalen.

Det rettslige grunnlaget for formål 6 er å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter bokføringsloven.

Det rettslige grunnlaget for formål 7 er vår legitime interesse i å sørge for sikkerheten i våre systemer og lokaler.

Hvem deler vi opplysningene med

Vi deler opplysningene med våre leverandører i den utstrekning det er nødvendig for å drifte virksomheten og administrere arbeidsplassen. Når vi benytter leverandører til å behandle personopplysninger på vegne av oss, vil leverandørene bli pålagt forpliktelser som oppfyller kravene i personopplysningsloven, slik at dine rettigheter vernes.

Noen av våre leverandører befinner seg utenfor EØS-området. Regelverket stiller noen særlige krav for at personopplysninger kan føres ut av EØS-området. Vi sørger for at opplysninger om deg sikres på en forsvarlig måte, enten ved avtaler med mottakerne, eller ved at mottakerne har underlagt seg sertifiseringsordninger som er godkjent i EU. Du kan få mer informasjon om slike avtaler og ordninger ved å ta kontakt med oss.

Vi vil også dele dine opplysninger med skatteetaten og andre offentlige myndigheter i den utstrekning vi er pålagt slik utlevering.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene

Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig eller lovpålagt. Utenriksdepartementets virksomhet er omfattet av mange regelverk, som f.eks. arkivloven. Dette innebærer typisk at vi beholder data:

  • Identitetsopplysninger i henhold til arkivloven
  • Kontaktinformasjon i henhold til arkivloven
  • Opplysninger om familie i henhold til arkivloven
  • Arbeidserfaring og utdannelse i henhold til arkivloven
  • Kommunikasjon i henhold til arkivloven
  • Helseopplysninger i henhold til arkivloven
  • Medlemskap i enkelte organisasjoner i henhold til arkivloven
  • Informasjon om arbeidsforholdet i henhold til arkivloven
  • Informasjon om advarsler, varsling og klager i henhold til arkivloven
  • Bakgrunnsinformasjon i henhold til arkivloven
  • Lønnsutbetalinger og ytelser så lenge det er nødvendig og i henhold til lovregler om regnskapsførsel
  • Adgangs- og tilgangsinformasjon i inntil seks måneder
  • Brukerinformasjon i inntil seks måneder etter fratreden
  • Internettlogger og trafikklogger i inntil 24 måneder

Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

Dine personvernrettigheter

Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss. Dine rettigheter omfatter som hovedregel:

  • Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg
  • Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.
  • Korrigering. Rette og supplere opplysninger om deg.
  • Sletting. Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
  • Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
  • Innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for individuelle avgjørelser av rettslig karakter som utelukkende er automatisert.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig.

Hvis du mener at vi behandler dine personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

E-postinnsyn

Vi kan gjøre e-postinnsyn samt innsyn i ditt personlige område i virksomhetens nettverk og aktivitetslogger dersom det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Vi kan også foreta innsyn ved begrunnet mistanke om at din bruk av epostkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Vilkårene for innsyn, og hvordan fremgangsmåten ved innsyn skal være, følger av forskrift om arbeidsgivers innsyn i epostkasse og annet elektronisk lagret materiale. 

E-postkassen din avsluttes ved arbeidsforholdets opphør, med mindre det foreligger særskilt behov for å holde e-postkontoen åpen i en kort periode etter opphøret.

Kameraovervåking

Opptak gjort ved kameraovervåkning slettes senest en uke etter at opptaket er gjort. Hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, kan opptakene oppbevares inntil 30 dager. Hjemmelen for bruk, utlevering og sletting av slike opptak er forskrift om kameraovervåkning i virksomhet.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt hvis du ønsker mer informasjon om personvern i Utenriksdepartementet.

Kontaktperson: Petter Engebretsen, Personvernombud
Telefonnummer: 23 95 03 14
E-postadresse: personvern@mfa.no