Arkiv og dokumentasjon
Artikkel | Sist oppdatert: 10.03.2023 | Kultur- og likestillingsdepartementet
Arkiva frå offentleg og privat verksemd gir unik og autentisk kunnskap om samfunn, historie og kultur i vår samtid og fortid. Arkiv dokumenterer interesser og rettar til enkeltpersonar og grupper av menneske, og er viktige for forsking og historieframstilling. Slik er arkiva også viktige for demokratiet og rettsstaten.
Offentlege organ skal følgje arkivlova. Det inneber at dei har plikt til å registrera og bevara dokument som blir til som del av verksemda. Arkivplikta gjeld alle typar dokumentasjon hos det offentlege, også det som finst i til dømes fagsystem, databasar og samhandlingsløysingar. Historiske arkiv frå statlege verksemder blir tekne vare på, forvalta og gjort tilgjengelege av det statlege Arkivverket. Kommunane og fylkeskommunane har eigne bevaringsinstitusjonar for historiske arkiv.
Private bedrifter, organisasjonar og personar har ikkje arkivplikt etter arkivlova eller plikt til å langtidsbevara arkiva sine. Når desse skaper arkiv, er det fordi verksemdene sjølve har behov for dokumentasjonen eller fordi det følgjer av krav i andre lover enn arkivlova. Arkiv frå private aktørar kan ha vesentleg verdi som samfunnsdokumentasjon og som kulturhistoriske kjelder. Verdifulle privatarkiv blir sikra av offentlege og private arkivinstitusjonar i fag- og forskingsbibliotek, museum og særskilte kunnskaps- og dokumentasjonssenter.
Kultur- og likestillingsdepartementet har det overordna, nasjonale ansvaret for arkivfeltet. I første rekke gjeld dette tilskot til Arkivverket. Departementet gir dessutan tilskot til drift av den private institusjonen Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek og til vedlikehald og utvikling av arkivinformasjonssystemet Asta og Arkivportalen.
Arkivverket
Arkivverket er staten sitt direktorat og fagorgan for arkiv. Verksemda er forankra i arkivlova.
Arkivverket skal medverka til effektiv dokumentasjonsforvaltning i offentleg verksemd. Dei rettleier og fører tilsyn med offentleg arkivarbeid i stat og kommune, og har ansvar for utvikling av faglege standardar og retningsliner. Arkivverket er arkivdepot for staten og sikrar, bevarer og gjer tilgjengeleg statlege arkiv. I tillegg tek dei ansvar for visse, prioriterte privatarkiv.
Arkivverket skal også setja i verk overordna nasjonal politikk på arkivfeltet og bidra til å styrkja institusjonar og fagmiljø i arkivsektoren. Arkivverket forvaltar tilskot til utviklingstiltak på arkivfeltet.
Sámi arkiiva (Samisk arkiv) i Kautokeino og Norsk helsearkiv på Tynset er òg ein del av etaten. Samisk arkiv har eit nasjonalt ansvar for å ta vare på samisk dokumentasjon. Her finst arkiv etter politikarar, forskarar, samiske institusjonar og foreiningar, reinbeitedistrikt og andre bedrifter. Offentlege institusjonar som Beaivvaš, Gáldu (Kompetansesenteret for urfolks rettigheter) og Sámediggi har deponert arkiva sine hos Samisk arkiv. Føremålet med Norsk helsearkiv er å sikra at eldre, bevaringsverdige pasientarkiv frå spesialisthelsetenesta blir tekne vare på og gjort tilgjengelege.
Digitalarkivet blir også forvalta av Arkivverket. Det er ei fellesløysing for offentlege verksemder for å sikra effektiv og trygg bevaring og tilgjengeleggjering av historiske data. Kommunar, interkommunale arkivinstitusjonar, statlege verksemder og private bevaringsinstitusjonar kan nytta løysinga. På den måten blir det mogleg å finna og bruka digitale arkiv og data – både for verksemdene sjølve og innbyggjarane.
Arkivlova
Kultur- og likestillingsdepartementet forvaltar arkivlova. Forslag til ny arkivlov vart sendt på høyring hausten 2021 med høyringsfrist januar 2022. Før dette overleverte Arkivlovutvalet i 2019 si utgreiing Frå kalveskinn til datasjø. Utgreiinga gjorde greie for dei viktigaste utfordringane og utviklingstrekka i og for arkiva. Kultur- og likestillingsdepartementet arbeidar no med ein lovproposisjon til Stortinget.