31 Frister

31.1 Generelt om frister

En viktig del ved planleggingen og gjennomføringen av en anskaffelse er fastsettelsen av frister. Ved fastsettelsen må oppdragsgiveren ta hensyn til at alle potensielle leverandører skal få tilstrekkelig tid til å sette seg inn i anskaffelsesdokumentene for å kunne vurdere om de ønsker å delta i konkurransen. Samtidig har oppdragsgiveren ofte behov for å gjennomføre konkurransen på en rask og effektiv måte.

Alle frister i anskaffelsesregelverket skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen, jf. anskaffelsesforskriften § 7-6. Denne bestemmelsen er plassert i forskriften del I og gjelder dermed for alle anskaffelser som er omfattet av forskriften. Hovedregelen er at alle frister i anskaffelsesregelverket regnes i kalenderdager, med noen få unntak som spesifiserer at fristene skal regnes i virkedager. Med virkedager menes alle dager som ikke er helligdager eller fridager, lørdager eller søndager. Se nærmere om den praktiske fremgangsmåten ved beregningen av frister i punkt 8.6.

For anskaffelser etter forskriften del III spesifiseres det en rekke minimumsfrister, som kan forkortes eller forlenges etter de konkrete forholdene. Fastsettelsen av fristene vil variere etter hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Se nærmere omtale av dette temaet i punkt 31.2.1.

Fristene oppdragsgiveren har satt er i utgangspunktet ufravikelige. Dersom et tilbud leveres etter utløpet av tilbudsfristen, skal leverandøren eller tilbudet avvises, jf. bestemmelsene om avvisning på grunn av formalfeil.372 I visse tilfeller er oppdragsgiveren imidlertid forpliktet til å forlenge fristen før den utløper, jf. punkt 31.2.3.

Fristbestemmelsene må ses i lys av at det nye anskaffelsesregelverket innfører krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i gjennomføringen av offentlige anskaffelser, inkludert ved levering og mottak av tilbud og forespørsler om å delta i konkurransen.373 Dersom oppdragsgiveren ikke stiller krav om elektronisk innlevering av tilbud, eller dersom han ikke kan gi elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget må han forlenge minimumsfristen.

Det er gitt en oversikt over fristene i punkt 31.3.

31.2 Fastsettelse av frister

31.2.1 Minimumsfrister

For anskaffelser etter forskriften del III er det fastsatt minimumsfrister som oppdragsgiveren må forholde seg til. Minimumsfristene varierer etter hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt. Minimumsfristene har blitt redusert i nytt regelverk for å sikre større fleksibilitet for oppdragsgiveren. Kortere frister gir oppdragsgiveren større fleksibilitet til å gjennomføre raskere anskaffelser der dette er mulig og hensiktsmessig.

Ved fastsettelsen av frister skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud, jf. § 20-1 første ledd. Denne bestemmelsen er likelydende i forskriften del II og III og gjelder generelt for alle anskaffelsesprosedyrene. Det vises til punkt 11.12 for hvilke momenter oppdragsgiveren bør vektlegge ved fastsettelsen av frister.

Oppdragsgiveren kan ikke fastsette kortere frister enn minimumsfristene som gjelder for den konkrete anskaffelsesprosedyren han skal bruke. Oppdragsgiveren står imidlertid fritt i alle tilfeller til å fastsette lengre frister enn minimumfristene.

31.2.2 Fra hvilket tidspunkt skal fristen beregnes?

Minimumsfristene i forskriften kapittel 20 er knyttet opp mot den datoen kunngjøringen sendes TED-databasen. Ved fastsettelsen av frister må oppdragsgiveren derfor ta høyde for at det vil ta noen dager fra tidspunktet kunngjøringen sendes til Doffin, til den oversendes til TED-databasen, særlig om det er Doffin som skal utarbeide oversettelsen til engelsk. Gitt at oversettelsen gjøres i løpet av to arbeidsdager bør oppdragsgiveren beregne minst 5 virkedager ekstra fra det tidspunktet kunngjøringen sendes til Doffin og til den oversendes TED.374

Se nærmere om den praktiske fremgangsmåten ved kunngjøringer over EØS-terskelverdiene i punkt 32.5.

31.2.3 Når skal fristene forlenges?

31.2.3.1 Befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet

Oppdragsgiveren skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom tilbudene bare kan utarbeides etter en befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet.375

Dette innebærer at fristforlengelsen skal være forholdsmessig sett i forhold til tidspunktet for befaringen, eller gjennomgangen av dokumentene slik at leverandørene får tilstrekkelig antall dager til å sende inn sine tilbud etter befaringen eller gjennomgangen.

31.2.3.2 Endringer i anskaffelsesdokumentene og tilleggsopplysninger

Oppdragsgiveren skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom:376

• det foretas endringer i anskaffelsesdokumentene som medfører at leverandørene trenger mer tid til å utarbeide et tilbud, jf. § 14-2 første ledd, eller
• det gis tilleggsopplysninger senere enn seks dager før tilbudsfristen, eller senere enn fire dager i hastetilfeller, jf. § 14-2 annet ledd.

Fristforlengelsen skal være forholdsmessig sett i forhold til omfanget av endringene eller tilleggsopplysningene. Fristen skal gi leverandørene tilstrekkelig tid til å sende inn sine tilbud.

Oppdragsgiveren er likevel ikke forpliktet til å forlenge fristen i de to nevnte tilfellene dersom opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av tilbudet eller leverandøren ikke har bedt om tilleggsopplysninger i rimelig tid før utløpet av fristen.377

31.2.3.3 Elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget

Det er innført et krav om at oppdragsgiveren skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Kunngjøringen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig.378

Dersom oppdragsgiveren ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset tilgang til deler av konkurransegrunnlaget av grunner som er angitt i § 22-4,379 skal han i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse angi hvordan leverandørene kan få tilgang til disse dokumentene. Oppdragsgiveren skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle.380

I tillegg til de grunnene som er angitt i § 22-4, kan det oppstå tilfeller hvor oppdragsgiveren ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget fordi det inneholder opplysninger av fortrolig karakter381. Dersom dette er tilfellet, skal oppdragsgiveren angi i kunngjøringen hvilke tiltak som er nødvendig for å sikre opplysningenes fortrolighet, og hvordan leverandørene kan få tilgang til dokumentene. Oppdragsgiveren skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle .382

31.2.3.4 En eller flere av leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel

En annen situasjon som kanmedføre forlengelse av frister er knyttet til oppdragsgiverens gjennomføring av dialog med leverandørene før konkurransen383, jf. § 12-2. I slike tilfeller kan de leverandørene som har gitt råd, eller på annen måte har deltatt i dialog, fått en viss kunnskap til oppdragsgivers behov og ønsker. Dette kan innebære at leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel, som oppdragsgiveren har en plikt til å utjevne. Et egnet tiltak, for å utjevne konkurransefordelen, kan være å forlenge fristen og fastsette en frist for mottak av tilbud slik at alle leverandørene får tilstrekkelig tid til å sette seg inn i konkurransedokumentene.384

31.2.4 Når kan fristene forkortes?

31.2.4.1 Publisering av en veiledende kunngjøring

Formålet med en veiledende kunngjøring385 er å informere tidlig om og forberede markedet på kommende konkurranser. Oppdragsgiveren kan ikke kunngjøre en konkurranse ved bruk av en veiledende kunngjøring, men siden markedet har fått "et forvarsel" kan oppdragsgiveren forkorte minimumsfristene for innlevering av tilbud når han senere publiserer en alminnelig kunngjøring.

Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager, dersom oppdragsgiveren har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.386

Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan tilbudsfristen forkortes til 10 dager, dersom oppdragsgiveren har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen kan ikke være brukt som en forhåndskunngjøring og den må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.387

31.2.4.2 Hasteprosedyre

Dersom det i hastetilfeller er umulig å anvende minimumsfristene åpner anskaffelsesregelverket for bruk av hasteprosedyre.388 Bruk av hasteprosedyren betyr at oppdragsgiveren må kunngjøre etter vanlige regler om kunngjøring og deretter gi interesserte leverandører en viss frist, som er betydelig kortere enn minimumsfristene, til å gi tilbud eller sende inn forespørsel om å delta i konkurranse. Bruk av hasteprosedyre innebærer dermed at oppdragsgiveren sikrer en viss åpenhet og konkurranse om kontrakten, som skiller seg fra bruk av konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jf. § 13-3 bokstav e.

I hastetilfeller gjelder ikke regelen om fristforlengelse på grunn av at konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk.

Bruk av hasteprosedyre innebærer at tiden fra kunngjøring av konkurranse til signering av kontrakt reduseres betydelig uavhengig av hvilken prosedyre oppdragsgiveren velger. Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager. Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan fristen for forespørsel om å delta i konkurransen forkortes til 15 dager og tilbudsfristen til 10 dager.

For å kunne benytte hasteprosedyren må oppdragsgiveren kunne vise til at det er et akutt behov for å anskaffe på en raskest mulig måte. Følgende vilkår må være oppfylt for at unntaket skal kunne anvendes:

• Det må foreligge et særlig forhold som gjør det umulig å overholde minimumsfristene.
• Det særlige forholdet skyldes ikke oppdragsgiveren.
• Det særlige forholdet var ikke noe oppdragsgiveren kunne forutse.

Hasteprosedyren vil kunne anvendes der det er behov for en kortvarig anskaffelsesprosess. Det mest praktiske eksemplet er trolig at det foreligger fare for liv og helse. Dette vil for eksempel være tilfellet dersom det på grunn av flom, brann eller lignende, er nødvendig å foreta en anskaffelse for å kjøpe for eksempel medisiner, matforsyning eller lignende. Oppbyggingsarbeid etter en naturkatastrofe, som det ikke er nødvendig å starte med før etter bruk av de vanlige minimumsfristene, vil ikke omfattes. Det vil heller ikke være grunnlag for å benytte hasteprosedyren at det foreligger sterkt politisk press om rask gjennomføring av et prosjekt.

En plutselig og uventet økt flyktningestrøm kan også innebære at det er behov for hasteprosedyre til å kjøpe varer og tjenester til flyktninger som for eksempel, medisiner, mat, klær og lignende.389

Bruk av hasteprosedyre er et unntak fra de ordinære reglene om minimumsfrister og skal derfor kun brukes i unntakstilfeller. Det er oppdragsgiveren som må sannsynliggjøre, og dokumentere, at det ikke er mulig å følge minimumsfristene.

31.3 Oversikt over frister