37 Avslutning av konkurransen

37.1 Meddelelse om valg av leverandør og begrunnelse

37.1.1 Innledning

Det følger av § 25-1 at oppdragsgiveren skal meddele hvilken leverandør som tildeles kontrakten og gi en begrunnelse for hvorfor. Kravet om at oppdragsgiveren skal meddele og begrunne sine beslutninger må ses i lyset av det grunnleggende prinsippet i anskaffelsesloven § 4 om å sikre etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessene. Hvorvidt leverandørene har mulighet til å etterprøve oppdragsgiverens beslutninger, avhenger i stor grad av begrunnelsesplikten. Begrunnelsen må derfor være av en slik art at det er mulig å kontrollere om oppdragsgiverens beslutninger er i samsvar med anskaffelsesreglene og de reglene som oppdragsgiveren har satt for gjennomføringen av konkurransen i anskaffelsesdokumentene.

37.1.2 Hvem skal motta meddelelsen?

Oppdragsgiveren skal skriftlig meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten til alle de berørte leverandørene samtidig før kontraktinngåelsen.528 Hvem som er berørte leverandører er nærmere definert i § 4-5 bokstav f. Berørte leverandører omfatter for det første alle leverandørene som har gitt tilbud i en åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at oppdragsgiveren skal sende meddelelse om valg av leverandør til alle leverandørene som har gitt tilbud i en åpen anbudskonkurranse. Dette gjelder også der en leverandør har fått tilbudet sitt avvist.

For det andre omfatter begrepet alle leverandørene som har gitt en forespørsel om å delta i konkurransen i en to-trinnsprosedyre (begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog og konkurranse om innovasjonspartnerskap) og ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet. Dette innebærer at oppdragsgiveren skal sende meddelelsen om valg av leverandør til alle leverandørene som har gitt en forespørsel om å delta i konkurransen og har blitt invitert til å levere tilbud, med mindre de har blitt avvist i prekvalifiseringsfasen eller ikke har blitt valgt ut til å delta i videre konkurransen på bakgrunn av angitte kriterier elle regler for utvelgelse. Det er ikke et krav om at leverandøren har gitt et tilbud.

37.1.3 Meddelelsens innhold

Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget av leverandøren og angi en karensperiode.529 Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene.530 Begrunnelsen skal sette leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å vurdere om konkurransen har foregått i samsvar med anskaffelsesreglene og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel med midlertidig forføyning, klage eller stevning.

Kravet til begrunnelse innebærer at oppdragsgiveren skal beskrive hvilke konkrete egenskaper ved det valgte tilbudet som gjorde at det samlet sett kom best ut i evalueringen av tilbudene i henhold til de angitte tildelingskriteriene. Oppdragsgiveren må derfor gi en beskrivelse av hvordan det valgte tilbudet ble evaluert under hvert tildelingskriterium.

Begrunnelsespliktens innhold må avgjøres ut fra en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Jo mer skjønnsmessig et tildelingskriterium er utformet, jo strengere krav stilles det til begrunnelsen.531 I lys av forholdsmessighetsprinsippet stilles strengere krav til begrunnelsesplikten ved tildeling av større kontrakter enn ved mindre.

I en konkurranse med tildelingskriteriet beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet vil det ikke være tilstrekkelig å vise til at den vinnende leverandørens tilbud etter en samlet vurdering er det beste etter de fastsatte tildelingskriteriene. Det vil heller ikke være tilstrekkelig å vise til at tilbudet best oppfylte et bestemt kriterium. Det må også kort angis hva som skilte tilbudet fra de øvrige tilbudene.

En del oppdragsgivere følger i dag en praksis med å vedlegge en vektingsmatrise/-modell for vurdering av tilbudene, som gir oversikt over hvilke poeng de enkelte tilbudene har oppnådd på de ulike tildelingskriteriene. Det vil ikke være tilstrekkelig bare å legge ved en slik matrise/modell. Der slik bakgrunnsmateriale blir laget, vil det fortsatt kunne være nyttig informasjon, da det forklarer de relative forskjellene mellom tilbudene. Men det vil ikke nødvendigvis forklare hvilke egenskaper det vinnende tilbudet har som har ført til den konkrete poenggivingen. En slik forklaring må fremgå av begrunnelsen.532

Generelt kan det ikke kreves at oppdragsgivere oppgir pris som del av begrunnelsen. Derimot må tilbydernes pris (totalpris eller evalueringspris) i utgangspunktet oppgis i en konkurranse om laveste pris. For oppdragsgiveren vil det vanligvis ikke være særlig byrdefullt å innta opplysninger om pris i begrunnelsen. I praksis er det derfor først og fremst kravet til hemmelighold av opplysninger av konkurransemessig betydning som begrenser begrunnelsesplikten i slike tilfeller (se nærmere omtale av dette i punkt 37.1.4 nedenfor).

Det kreves ikke at oppdragsgiveren i detalj skal redegjøre for sin fremgangsmåte ved evalueringen av tilbudene, eller for hvordan det vinnende tilbudet i detalj er vurdert i henhold til tildelingskriteriene. Formålet med begrunnelsen er å sette forbigåtte leverandører i stand til å vurdere om anskaffelsesprosessen har gått riktig for seg. Det er imidlertid ikke meningen at leverandørene skal settes i stand til å foreta en fullstendig overprøving av de vurderingene som oppdragsgiveren har foretatt.

Oppdragsgiveren er heller ikke forpliktet til å redegjøre for hvordan det vinnende tilbudet er vurdert sammenlignet med hvert enkelt av de øvrige tilbudene. Det er altså ikke et krav til oppdragsgiveren om å gi en individuell begrunnelse til hver enkelt leverandør. Oppdragsgiveren kan nøye seg med å sende ut en likelydende begrunnelse til de berørte leverandørene.

Selv om oppdragsgiver har gitt en begrunnelse som oppfyller forskriftens krav, kan oppdragsgiveren alltid velge å gi en mer utdypende eller individuell begrunnelse på eget initiativ, eller på oppfordring fra en leverandør. Dette kan bidra til større forståelse for oppdragsgiverens valg. Leverandørene har imidlertid ikke et rettskrav på dette.

Det kan også legges til rette for leverandørutvikling uavhengig av begrunnelsesplikten. Oppdragsgivere kan for eksempel gi mer utdypende informasjon med henblikk på leverandørutvikling i form av oppfølgingsmøter etter at kontrakt er inngått, løpende i kontraktsperioden eller forut for arbeid med nytt konkurransegrunnlag.

Begrunnelsen skal også inneholde en presis angivelse av den nøyaktige karensperioden som oppdragsgiveren har fastsatt for eventuelle klager.533 Dette kravet innebærer at oppdragsgiveren på en utvetydig måte skal angi når karensperioden utløper. Typisk skjer dette ved at oppdragsgiveren angir dato og klokkeslett for tidspunktet for utløpet av karensperioden. Se nærmere omtale av karensperioden i punkt 37.2.

37.1.4 Unntak fra begrunnelsesplikten

Oppdragsgiveren kan i visse situasjoner unnta bestemte opplysninger fra begrunnelsen.534 Dette gjelder der utsendelse av opplysningene vil:

• hindre håndhevelsen av regler eller på annen måte være i strid med offentlige interesser
• skade bestemte offentlige eller private virksomheters legitime økonomiske interesser eller
• skade konkurransen mellom leverandørene.

Unntakene innebærer en innskrenking av den alminnelige begrunnelsesplikten, og skal derfor tolkes snevert. I utgangspunktet vil det derfor kun være i særlige tilfeller at oppdragsgiven kan tilbakeholde opplysninger fra begrunnelsen.

Merk at selv om oppdragsgiveren etter § 25-1 tredje ledd kan unnta visse opplysninger fra begrunnelsen, kan oppdragsgiveren være forpliktet til å unnta visse opplysninger fra begrunnelsen etter andre regler. Dette gjelder særlig reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven.535 Oppdragsgiveren er også forpliktet til å gi innsyn i dokumenter etter offentlighetsloven.536 Reglene om taushetsplikt og offentlighet er nærmere omtalt i punkt 8.4.

37.1.5 Omgjøring av valg av leverandør

Oppdragsgiveren kan omgjøre beslutningen om valg av leverandør helt frem til kontrakten er inngått, dersom han finner at valget er gjort i strid med forskriften.537 Dette innebærer at leverandøren som i utgangspunktet ble tildelt kontrakten ikke har noe rettslig krav på å få kontrakten.

En melding om valg av leverandør innebærer ikke samtidig at de andre tilbudene avslås. Alle leverandørene er med andre ord bundet av sine tilbud helt til vedståelsesfristen har løpt ut eller at kontrakten er signert.

Kontrakten anses inngått først når begge partene har signert kontrakten.538

37.2 Karensperiode før inngåelse av kontrakt

37.2.1 Innledning

Oppdragsgiveren skal i meddelelsen om valg av leverandør angi en karensperioden.539 En karensperiode er tidsrommet mellom meddelelsen om valget av leverandøren og det tidspunktet oppdragsgiveren tidligst kan inngå kontrakten.540

Bestemmelsen om karensperiode har som formål å sikre en effektiv klageadgang og håndhevelse. Fastsettelsen av en karensperiode gir leverandørene tid til å vurdere om det er behov for å klage til oppdragsgiveren eller KOFA, eller begjære en midlertidig forføyning og få stanset kontraktsinngåelsen.

For leverandørene er det viktig å være oppmerksom på at karensperioden ikke er en "klagefrist". Selv om leverandøren klager på oppdragsgiverens meddelelse om kontraktstildelingen i karensperioden er det ikke sikkert at oppdragsgiveren rekker å besvare klagen før karensperioden utløper. En klage bør derfor sendes oppdragsgiveren så tidlig som mulig slik at han har anledning til å besvare klagen før utløpet av karensperioden. Dersom leverandøren klager, men ikke mottar svar fra oppdragsgiveren og karensperioden er ved å gå ut, vil det kunne være nødvendig å begjære midlertidig forføyning for å sikre at kontrakt ikke inngås før klagen er behandlet. Se nærmere om midlertidig forføyning i punkt 44.6.

Leverandøren er ikke forpliktet til først å klage til oppdragsgiveren før det tas rettslige skritt. Leverandøren er heller ikke avskåret fra å klage eller reise søksmål etter karensperiodens utløp. Dette vil kun være praktisk i tilfelle kontrakten ikke er inngått.

37.2.2 Karensperiodens varighet

Oppdragsgiveren skal som nevnt fastsette en karensperiode og kan ikke inngå kontrakten før etter utløpet av denne perioden. Det gjelder forskjellige krav til karnesperiodens lengde avhengig av kontraktens art og verdi.

Ved anskaffelser etter forskriften del III skal karensperioden være minst 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt. Dersom oppdragsgiveren har gjort unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, skal karensperioden være minst 15 dager.541

Bestemmelsene om karensperioden varighet må ses i lys av at det nye anskaffelsesregelverket innfører krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i gjennomføringen av offentlige anskaffelser, inkludert ved oversendelse av meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakten. Dersom oppdragsgiveren ikke stiller krav om elektronisk kommunikasjon og bruker for eksempel vanlig postgang istedenfor epost, skal karensperioden derfor være lengre (15 dager).542

Karensbestemmelsene oppstiller en minimumsperiode. Det er ingenting i veien for at oppdragsgiveren fastsetter en lengre karensperiode. Dette betyr at oppdragsgiveren kan vurdere det slik i en konkret anskaffelse at det er hensiktsmessig å fastsette en karensperiode som er lenger enn minimumsperioden. Dette vil for eksempel være aktuelt ved mer kompliserte anskaffelser hvor leverandørene behøver lenger tid på å etterprøve oppdragsgiverens begrunnelse. Videre bør oppdragsgiveren også vurdere å gi mer romslige frister ved høytidsfeiringer som jul og påske og i fellesferien.

37.2.3 Når utløper karensperioden?

Alle frister i anskaffelsesregelverket skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen, jf. punkt 8.6. Hovedregelen er at alle frister i anskaffelsesregelverket regnes i kalenderdager, med noen få unntak som spesifiserer at fristene skal regnes i virkedager. Med virkedager menes alle dager som ikke er helligdager eller fridager, lørdager eller søndager.

Karensperioden løper fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Dette gjelder uavhengig av om en leverandør mener at meddelelsen inneholder en utilstrekkelig begrunnelse.543 Leverandørene skal ha hele kalenderdager til å vurdere om det er grunnlag for å klage til oppdragsgiveren eller ta rettslige skritt.

37.2.4 I hvilke tilfeller gjelder ikke kravet om karensperiode?

I visse tilfeller behøver ikke oppdragsgiveren å fastsette og overholde en karensperiode før inngåelse av kontrakten.

Dette gjelder i fire tilfeller544:

• når oppdragsgiveren ikke har plikt til å kunngjøre konkurransen, jf. §§ 13-3 og 13-4
• når den valgte leverandøren er den eneste berørte leverandøren
• når oppdragsgiveren tildeler kontrakter under en rammeavtale
• når oppdragsgiveren tildeler kontrakter under en dynamisk innkjøpsordning

37.2.4.1 Ikke plikt til å kunngjøre konkurransen

Dette gjelder bare tilfeller der oppdragsgiveren kan benytte anskaffelsesprosedyrene konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jf. § 13-3, og anskaffelse uten konkurranse, jf. § 13-4.

37.2.4.2 Bare en berørt leverandør

Kravet til karensperiode gjelder ikke når leverandøren som får tildelt kontrakten er den eneste berørte leverandøren. I disse tilfellene vil det ikke være andre deltakere i konkurransen som har en legitim interesse i å motta meddelelsen om tildeling og dra fordel av karensperioden. Dette vil for eksempel være tilfellet når oppdragsgiveren i en åpen anbudskonkurranse kun mottar ett tilbud.

37.2.4.3 Tildeling av kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning

Kravet til karensperiode gjelder ikke ved tildeling av kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning

Dersom oppdragsgiveren bruker unntaket for kontrakter tildelt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning er det imidlertid en risiko for at han etter inngåelsen av kontrakten kan bli idømt sanksjoner, dersom det viser seg at tildelingen skjedde i strid med reglene for tildeling av kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning.545 Hvis oppdragsgiveren derimot frivillig fastsetter en karensperiode, og venter med å inngå kontrakt til etter at karensperioden har løpt ut, vil oppdragsgiveren ikke kunne idømmes sanksjoner for slike brudd.546 Dette forutsetter at karensperioden fastsettes i samsvar med minimumsperiodene i § 25-2.

Oppdragsgiveren bør derfor vurdere i hvert enkelt tilfelle hvorvidt det kan være hensiktsmessig å fastsette en frivillig karensperiode. Ulempen ved å skulle vente med å inngå kontrakten må veies opp mot fordelen ved å ikke bli møtt med krav om sanksjoner fra forbigåtte leverandører i etterkant.

37.2.5 Brudd på reglene om karensperiode

Brudd på reglene om karensperioden, eksempelvis ved at oppdragsgiveren inngår kontrakt før utløpet av perioden eller setter karensperioden kortere enn minimumsfristen, kan gi grunnlag for at retten kan idømme sanksjoner, jf. anskaffelsesloven § 13 og § 14. Sanksjonene er at kontrakten kan bli kjent uten virkning, løpetiden avkortet eller retten ilegger overtredelsesgebyr. Se veiledning om klagemuligheter og håndhevelse i kapittel 44.

37.2.6 Skjæringstidspunkt for inngåelse av kontrakt

Etter karensperiodens utløp kan oppdragsgiveren inngå kontrakt med den valgte leverandøren. Etter § 25-2 femte ledd skal en kontrakt anses for inngått når både oppdragsgiveren og leverandøren har signert kontrakten.

Oppdragsgiveren kan tidligst forplikte seg avtalerettslig etter utløpet av karensperioden. Selve meddelelsen om valg av leverandør kan således ikke anses som en avtalerettslig aksept.547 Meddelelsen kan heller ikke anses som en betinget aksept. Dette henger sammen med at oppdragsgiveren skal kunne endre valget av leverandør etter meddelelsen, for eksempel der oppdragsgiveren etter en klage finner ut at den valgte leverandøren likevel ikke hadde gitt det beste tilbudet.

Hensikten med skjæringsregelen er å sikre at meddelelsen om kontraktstildelingen ikke blir oppfattet som en aksept av tilbudet.

37.3 Suspensjon av oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt

37.3.1 Generelt om suspensjon

Suspensjon av oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt innebærer at når leverandøren setter frem en begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgiverens tildelingsbeslutning fører det til at oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt automatisk suspenderes. Dette innebærer at oppdragsgiveren har plikt til å avvente kontraktsinngåelsen, inntil domstolen har tatt stilling til begjæringen. Visse vilkår må imidlertid være oppfylt for at suspensjonsvirkningen skal inntre, jf. punkt 37.3.2, og begjæringen må være forkynt for oppdragsgiveren, jf. 37.3.3.

Formålet med suspensjonsbestemmelsen er å sikre virkningen av karensbestemmelsen, slik at skadelidte leverandører kan klage på et tidspunkt der det fortsatt er mulig å rette opp de feil som er begått. Suspensjonsbestemmelsen har derfor nær sammenheng med karensbestemmelsene.

37.3.2 Hvilke vilkår må være oppfylt for at suspensjonsvirkningen skal inntre?

Oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt suspenderes kun ved begjæringer om midlertidig forføyning som vedrører oppdragsgiverens tildelingsbeslutning og valg av leverandør. Det vil si der forføyningen går ut på å stanse kontraktinngåelsen. Det vil for eksempel ikke inntre suspensjon når en leverandør begjærer midlertidig forføyning mot oppdragsgiverens beslutning om å avvise en leverandør.

Suspensjon inntrer bare i konkurranser der oppdragsgiveren har fastsatt en karensperiode.548 Dette gjelder uansett om oppdragsgiveren er forpliktet til å fastsette en karensperiode eller der oppdragsgiveren på frivillig grunnlag velger å fastsette en karensperiode. For at oppdragsgiverens adgang til å inngå kontrakt skal suspenderes i et slikt tilfelle, er det også en forutsetning at begjæringen om midlertidig forføyning er fremsatt innen utløpet av karensperioden.

Der oppdragsgiveren har publisert en intensjonskunngjøring inntrer suspensjon bare når begjæringen er fremsatt innen ti dager regnet fra dagen etter datoen for kunngjøringen.549

Hvis disse vilkårene ikke er oppfylt kan begjæringen ikke føre til automatisk suspensjon. Det vil imidlertid være mulig å begjære, og oppnå, midlertidig forføyning der det for eksempel ikke er fastsatt en karensperiode eller der begjæringen først fremsettes etter karensperiodens utløp, men dette vil ikke føre til suspensjon.

37.3.3 Når inntrer og opphører suspensjonen?

Suspensjonen inntrer når begjæringen er forkynt for saksøkte. Ved forkynning av begjæringen gjøres oppdragsgiveren oppmerksom på suspensjonsvirkningen. Retten skal samtidig som begjæringen sendes til forkynnelse beramme muntlig forhandling til behandling av begjæringen. Selve behandlingen av begjæringen foregår etter de alminnelige reglene i tvisteloven.

Suspensjonen varer inntil tingretten har tatt stilling til begjæringen. Hvis domstolen avviser en begjæring om midlertidig forføyning før utløpet av karensperioden eller 10-dagersperioden etter intensjonskunngjøringen, kan oppdragsgiveren uansett først inngå kontrakt etter utløpet av henholdsvis karensperioden eller 10-dagersperioden. Dette henger sammen med at øvrige forbigåtte leverandører fortsatt skal ha mulighet for å begjære midlertidig forføyning i denne perioden.

Det inntrer ikke suspensjon ved anke over tingsrettens avgjørelse.550

Figurene nedenfor illustrerer forskjellige situasjoner ved karens og suspensjon der oppdragsgiveren har fastsatt en karensperiode på 10 dager. Merk at karensperioden løper fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Dette gjelder uavhengig av om en leverandør mener at meddelelsen inneholder en utilstrekkelig begrunnelse.551 Leverandørene skal ha hele dager til å vurdere om det er grunnlag for å klage til oppdragsgiveren eller ta rettslige skritt.

Tidsforløpet i anskaffelsesprosess ved karens og suspensjon:

37.4 Avlysning av konkurransen

Departementet vil komme tilbake med veiledning til reglene om avlysning i § 25-4.

37.5 Anskaffelsesprotokoll

37.5.1 Dokumentasjonsplikten etter § 7-1

Det er et generelt krav at vurderinger og dokumentasjon av betydning for gjennomføringen av konkurransen skal foreligge skriftlig for alle anskaffelser med en verdi som er lik eller overstiger 100.000 kroner ekskl. mva. Oppdragsgiveren skal oppbevare tilstrekkelig dokumentasjon til å begrunne viktige beslutninger som gjøres på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Se nærmere omtale av dette kravet i punkt 8.2.

37.5.2 Protokollplikten

I forskriften del II (§ 10-5) og III (§ 25-5) listes det opp konkrete opplysninger som protokollen skal inneholde såfremt de er relevante. Kravet til relevans vil si at oppdragsgiveren kun må gi opplysninger om det som faktisk har skjedd i den konkrete konkurransen. Eksempelvis er det ikke nødvendig å omtale unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, dersom oppdragsgiveren ikke har benyttet seg av denne unntaksmuligheten.

I § 10-5 annet ledd og § 25-5 annet ledd listes det opp opplysninger som skal inngå i protokollen i den utstrekning de er relevante.

Opplysningene som skal protokollføres er stort sett de samme i del II og del III, men med enkelte unntak som knytter seg til særskilte bestemmelser i de ulike delene. Dette gjelder § 10-5 bokstav h og i og § 25-5 bokstav c, d, e og k.

§ 10-5 annet ledd bokstavene h og i gjelder de nye prosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Begge prosedyrene tillater at oppdragsgiveren har dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Dersom oppdragsgiveren fraviker opplysninger som han har gitt i anskaffelsesdokumentene om sine planer for dialogen, skal han gi en begrunnelse for dette i protokollen. Eksempelvis dersom oppdragsgiveren i anskaffelsesdokumentene angir at han planlegger å ha dialog med leverandørene i form av forhandlinger og dette senere fravikes.

Der oppdragsgiveren har dialog skal protokollen angi navnet på leverandørene som oppdragsgiveren velger å ha dialog med, og en kort begrunnelse for utvelgelsen.

Etter § 25-5 annet ledd bokstav c skal begrunnelse for ikke å dele opp en kontrakt føres i anskaffelsesprotokollen. Dette knytter seg til § 19-4 annet ledd hvor det fremgår at oppdragsgivere som ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter skal gi en kort begrunnelse i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Det er kun relevant å føre opplysninger om dette i protokollen dersom oppdragsgiveren ikke allerede har tatt inn begrunnelsen i anskaffelsesdokumentene.

37.5.2.1 Plikten til å føre protokoll ved rammeavtale

For både del II og del III angir tredje ledd i henholdsvis §§ 10-5 og 25-5 at ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale gjelder plikten til å føre protokoll bare når oppdragsgiveren gjenåpner konkurransen. Dette innebærer at det ikke er protokollplikt der oppdragsgiveren har inngått en rammeavtale med kun en leverandør eller en rammeavtale med flere leverandører der oppdragsgiveren har fastsatt en fordelingsnøkkel for tildeling av kontrakter. Derimot er det protokollplikt når oppdragsgiveren åpner for ny konkurranse mellom leverandørene under rammeavtalen. Det er kun de relevante opplysningene fra gjennomføringen av den gjenåpnede konkurransen som skal protokollføres.

Den generelle dokumentasjonsplikten og kravet til etterprøvbarhet må overholdes uavhengig av hvordan avropet på rammeavtalen foretas.