42 Samordnede innkjøp
42.1 Innledning
Oppdragsgivere kan ha interesse av å foreta innkjøp i fellesskap eller fra eller gjennom en innkjøpssentral fordi de kan oppnå stordriftsfordeler, herunder lavere priser og administrasjonsutgifter. I tillegg vil det kunne bidra til å forbedre og profesjonalisere forvaltningen av offentlige anskaffelser.
Det er gitt regler om innkjøpssentraler i § 7-8 som gjelder for alle anskaffelser etter forskriften. Disse reglene omtales i punkt 8.7.
Det er gitt egne regler om samordnede innkjøp for anskaffelser med en anslått verdi som overstiger EØS-terskelverdien i kapittel 29 i forskriften del III. Disse reglene omtales i punkt 42.3. Det vil være tillatt å følge disse reglene også ved anskaffelser med en anslått verdi under EØS-terskelverdien.
42.2 Anskaffelser som gjennomføres i fellesskap
§ 29-1 regulerer tilfeller hvor flere oppdragsgivere gjennomfører anskaffelser i fellesskap.
Anskaffelser som gjennomføres i fellesskap kan for eksempel være at flere oppdragsgivere går sammen om å kjøpe et eller flere produkter som de alle trenger, men skal bruke hver for seg. Det kan også være slik at to oppdragsgivere går sammen om å kjøpe et produkt som de skal anvende i fellesskap. Et annet eksempel er at de sammen kjøper en forsknings- og utviklingstjeneste som vil være til fordel for de begge. Oppdragsgivere kan også inngå rammeavtaler eller etablere dynamiske innkjøpsordninger for felles bruk.
Det er bare de oppdragsgiverne som er identifisert i kunngjøringen som en av oppdragsgiverne som kan bruke den inngåtte kontrakten eller rammeavtalen eller den etablerte dynamiske innkjøpsordningen.
Når en anskaffelsesprosess i sin helhet gjennomføres i fellesskap, vil oppdragsgiverne i fellesskap være ansvarlig for å overholde reglene i forskriften. Dette gjelder både når flere oppdragsgivere gjennomfører anskaffelsen i fellesskap i alle oppdragsgivernes navn, og når en av oppdragsgiverne er ansvarlig for å gjennomføre anskaffelsen på vegne av de andre oppdragsgiverne.
Når deler av anskaffelsesprosessen utføres i fellesskap, mens andre deler blir gjennomført individuelt, vil samtlige oppdragsgivere bare være felles ansvarlig for å overholde reglene i forskriften for de delene som utføres i fellesskap. Den enkelte oppdragsgiver vil i tillegg være ansvarlig for å overholde reglene i forskriften som gjelder den delen som gjennomføres i eget navn og på egne vegne.
Eksempel
Kommune A og kommune B går sammen om å inngå en rammeavtale. Kommune A gjennomfører konkurransen om inngåelsen av selve rammeavtalen som begge skal kunne gjøre avrop på, mens B angis som en av oppdragsgiverne. Rammeavtalen inngås da i begges navn og prosessen gjennomføres på begge kommuners vegne. Kommunene vil derfor i fellesskap være ansvarlige for at anskaffelsesregelverket overholdes ved inngåelsen av rammeavtalen.
Dersom et avrop under rammeavtalen skjer bare i B sitt navn og på B sine vegne vil det kun være B som er ansvarlig for dette avropet. Dersom avropet på rammeavtalen gjøres i strid med kriteriene fastsatt i rammeavtalen, er det således bare B som vil være ansvarlig for bruddet på reglene.
42.3 Samordnede innkjøp med oppdragsgivere fra andre EØS-stater
Samordnede innkjøp med oppdragsgivere fra andre EØS-stater er regulert i § 29-2. Det har også tidligere vært mulig for oppdragsgivere i ulike EØS-land å samarbeide om anskaffelser, men dette har vært vanskelig i praksis fordi det har vært uklart hvilke regler som gjelder for slike anskaffelser.
De mulighetene som gis i § 29-2 til å inngå et samordnet innkjøp skal ikke inngås med det formål å unngå nasjonale anskaffelsesregler jf. § 29-2 sjette ledd.
42.3.1 Anskaffelser fra innkjøpssentraler i andre EØS-stater
Oppdragsgiveren kan anskaffe ytelser fra eller gjennom en innkjøpssentral i en annen EØS-stat.
Innkjøpssentralen skal gjennomføre sine anskaffelser etter reglene i den staten hvor den er lokalisert. En dansk innkjøpssentral skal altså følge de danske anskaffelsesreglene, også dersom norske leverandører kjøper varer og tjenester gjennom/fra denne sentralen.
Disse reglene skal også gjelde dersom oppdragsgiveren selv tildeler en kontrakt under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning. Dette innebærer at dersom en norsk oppdragsgiver gjør avrop på en dansk innkjøpssentrals rammeavtaler er det de danske anskaffelsesreglene som gjelder. Oppdragsgiveren må være identifisert som en av oppdragsgiverne i kunngjøringen dersom han skal kunne bruke den inngåtte rammeavtalen eller den etablerte dynamiske innkjøpsordningen. De norske anskaffelsesreglene vil da i utgangspunktet ikke komme til anvendelse ved slike anskaffelser. Regler som ikke knytter seg direkte til anskaffelsesprosedyren vil likevel gjelde, slik som regler om innsyn i dokumenter, taushetsplikt og habilitet.
Det følger av § 7-8 at oppdragsgiveren anses å ha overholdt forskriften dersom han anskaffer ytelser fra eller gjennom en innkjøpssentral. Dersom oppdragsgiveren foretar deler av anskaffelsen gjennom innkjøpssentralen og deler av anskaffelsen selv, er han likevel ansvarlig for å overholde forskriften for de delene av anskaffelsen han selv foretar.
Eksempel
Departement A kjøper medisinsk utstyr gjennom en innkjøpssentral lokalisert i Sverige. Innkjøpssentralen følger det svenske anskaffelsesregelverket i gjennomføringen av konkurransen. Departement A anses å ha overholdt det norske regelsettet når det anskaffer gjennom den svenske innkjøpssentralen.
42.3.2 Anskaffelser foretatt i fellesskap av oppdragsgivere fra forskjellige EØS-stater
Oppdragsgivere fra forskjellige EØS-stater kan i fellesskap inngå en kontrakt eller rammeavtale eller etablere en dynamisk innkjøpsordning. De kan også i fellesskap tildele kontrakter under en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning.
Der flere oppdragsgivere gjør dette er det sentralt at man på forhånd har bestemt hvilke nasjonale regler som skal gjelder for anskaffelsen, ansvarsområder og intern fordeling av oppgaver. I noen tilfeller vil det finnes internasjonale avtaler, som de deltakende oppdragsgiveres medlemsstater er part i, som regulerer disse forholdene. Dersom en slik internasjonal avtale ikke finnes må oppdragsgiverne derimot inngå en avtale som fastsetter regler om dette.
Avtalen må for det første si noe om hvilke nasjonale regler som gjelder for anskaffelsen. Oppdragsgiverne må velge reglene til en EØS-stat hvor minst en av oppdragsgiverne er lokalisert.
Avtalen må for det andre si noe om ansvarsområdene til de ulike oppdragsgiverne, herunder hvem som er ansvarlig for å opptre i overensstemmelse med de nasjonale reglene som gjelder for anskaffelsen. Avtalen må eventuelt også regulere rettslig ansvar overfor leverandører. Det rettslige ansvaret kan entes gis til en av oppdragsgiverne eller man kan avtale at oppdragsgiverne er ansvarlige i fellesskap.
For det tredje må avtalen angi den interne organiseringen av anskaffelsen. Dette skal inkludere gjennomføringen av konkurransen, fordelingen av varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene, og inngåelsen av kontrakter.
Den oppdragsgiveren som er gitt ansvaret for å følge anskaffelsesreglene må sørge for at de gjeldende nasjonale reglene blir fulgt. Når det gjelder de andre oppdragsgiverne som deltar anses disse for å ha oppfylt sine forpliktelser etter anskaffelsesreglene når de anskaffer fra denne oppdragsgiveren. Dersom anskaffelsen foretas av to oppdragsgivere som er ansvarlige i fellesskap, vil imidlertid begge være forpliktet til å sørge for at anskaffelsen skjer i overensstemmelse med de gjeldende nasjonale reglene.
42.3.2.1 Anskaffelser foretatt gjennom en juridisk enhet etablert av oppdragsgivere fra forskjellige EØS-stater
Ulike oppdragsgivere fra forskjellige medlemsstater kan også etablere en felles juridisk enhet som skal gjennomføre innkjøp på vegne av oppdragsgiverne. I slik tilfeller skal det ansvarlige organet i enheten fastsette hvilke nasjonale regler som enheten skal følge ved gjennomføring av offentlige anskaffelser. Organet kan velge mellom de nasjonale reglene til en av medlemsstatene hvor enheten er lokalisert, eller de nasjonale reglene til en medlemsstat hvor den utøver sine aktiviteter.
Dersom ulike oppdragsgivere inngår et slikt samarbeid kan de begrense dette til en bestemt periode, til visse typer kontrakter eller til en eller flere bestemte kontrakter. Samarbeidet kan også gjelde for en ubestemt periode dersom dette er fastsatt i stiftelsesdokumentene for den felles juridiske enheten.