22 Kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon

22.1 Generelt om kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren har de nødvendige organisatoriske, tekniske, faglige, økonomiske og finansielle evnene til å gjennomføre kontrakten. Dette kan for eksempel være krav til faglige kompetanse eller økonomisk soliditet.

Oppdragsgiveren har en betydelig skjønnsfrihet knyttet til hvilke kvalifikasjonskrav som ønskes benyttet. Kravene må likevel være i tråd med de forutsetningene som gis i forskriften. For anskaffelser etter forskriften del III er det utømmelig opplistet hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav som kan brukes.322 Innenfor disse rammene er det opp til oppdragsgiveren hvordan kvalifikasjonskravene skal anvendes i den konkrete anskaffelsen. Det er således opp til oppdragsgiveren om han ønsker å stille kvalifikasjonskrav, og i så fall hvilke krav han ønsker å stille.

Kvalifikasjonskravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen, jf. § 16-1 først ledd. Det betyr at selve innholdet i kvalifikasjonskravet, så vel som kravet til dokumentasjon, må være proporsjonalt med anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Det kan derfor stilles strengere krav til leverandørenes evner i en stor og kompleks anskaffelse enn ved en anskaffelse av enkle hyllevarer.

I dette ligger det også at oppdragsgiveren må foreta en konkret vurdering av hvilke krav som er relevante for den aktuelle anskaffelsen. Oppdragsgiveren må dermed ha et bevisst forhold til hvilke krav som stilles, hvordan de skal vurderes og hvorfor kravene gjør leverandøren kvalifisert til å levere på den aktuelle anskaffelsen. Bruk av standardiserte lister med kvalifikasjonskrav, anbefales derfor ikke.

Videre må kvalifikasjonskravene oppfylle visse grunnleggende krav. Kravene til kvalifikasjonskrav kan i korte trekk oppsummeres slik:

• Klarhet: Kvalifikasjonskravene må utformes på en klar, presis og utvetydig måte, slik at det er mulig for alle ”rimelig opplyste og normalt aktsomme leverandører” å forstå kravene på samme måte.323 Kravene kan ikke være så vagt utformet at de i realiteten gir oppdragsgiver et for vidt skjønn ved vurderingen av om de er oppfylt.324 Jo mer spesifikk erfaring oppdragsgiver krever, jo klarere må dette angis.325
• Ikke-diskriminering: Kvalifikasjonskravene skal være ikke-diskriminerende. Det er ikke tillatt å favorisere nasjonale eller lokale leverandører, for eksempel ved å stille krav om at leverandøren holder til et bestemt sted (med mindre dette er påkrevd etter kontraktens art). På samme måte kan det være i strid med ikke-diskrimineringskravet å stille krav om et visst antall referanser fra et bestemt geografisk område, for eksempel i kommunen hvor oppdragsgiver holder til.
• Objektivitet: Kvalifikasjonskravene må være saklige og ikke ta utenforliggende hensyn.

Hvis oppdragsgiveren velger å stille et kvalifikasjonskrav, må leverandørene oppfylle kravet for å kunne delta i konkurransen. Manglende oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav skal lede til avvisning, jf. reglene om avvisning i § 24-2, se punkt 36.3.2.

22.2 Nærmere om kvalifikasjonskrav ved anskaffelser etter del III

22.2.1 Innledning

Ved anskaffelser etter forskriften del III skal kvalifikasjonskrav angis i tråd med bestemmelsene i §§ 16-1 til 16-7. Bestemmelsene angir hvilke krav oppdragsgiveren kan stille til leverandørenes kvalifikasjoner og hvilken dokumenter han kan kreve som dokumentasjon for oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene.

Forskriften åpner for at det kan stilles krav til leverandørens registrering og autorisasjoner mv., jf. § 16-2, krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet, jf. § 16-3, og krav om leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. § 16-5. Samtidig gjelder det et generelt krav til at kvalifikasjonskravene må ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen.

Videre må kvalifikasjonskravene være tilstrekkelig klare, objektive og ikke-diskriminerende.326 Kravene kan altså ikke være så vage og tvetydige at de i praksis gir oppdragsgiver et ubegrenset fritt skjønn. Samtidig må de være formulert slik at normalt fornuftige leverandører forstår kravene på samme måte. Kravene til kvalifikasjonskrav er et utslag av de grunnleggende prinsippene om forutberegnelighet og etterprøvbarhet.

Oppdragsgiveren skal angi kvalifikasjonskravene, sammen med de tilhørende dokumentasjonskravene, i anskaffelsesdokumentene.

22.2.2 Bruk av det europeiske egenerklæringsskjemaet

Ved anskaffelser etter forskriften del III, er det obligatorisk å bruke det europeiske egenerklæringsskjema (ESPD), jf. § 17-1. Egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Egenerklæring fungerer som et foreløpig dokumentasjonsbevis. Formålet med egenerklæringen er å redusere administrasjonsbyrden for oppdragsgivere og leverandører ved gjennomføringen av anskaffelsen.

Egenerklæringsskjemaet består av seks deler. Skjemaets del IV omhandler kvalifikasjonskrav og er inndelt i egne seksjoner om egnethet, økonomisk og finansiell kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner og kvalitetssikrings- og miljøledelsessystemer. Oppdragsgiveren skal angi hvilke punkter leverandøren skal besvare i skjemaet. Oppdragsgiveren kan åpne for at leverandørene gir en samlet angivelse av om de oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiveren må i så fall angi at leverandørene har anledning til dette i anskaffelsesdokumentene.

For nærmere omtale av egenerklæringsskjemaet, se kapittel 25.

22.2.3 Offisielle lister over godkjente leverandører

Forskriften åpner for at det opprettes offisielle lister over godkjente leverandører, jf. § 17-2. Attest på registrering i en offisiell liste er en alternativ dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, eventuelle utvelgelseskriterier og for fravær av avvisningsgrunner. Oppdragsgiveren skal også akseptere attester fra kompetente sertifiseringsorgan på at leverandøren er sertifisert som godkjent leverandør. Opprettelsen av offisielle lister kan være et tiltak for å strømlinjeforme anskaffelsesprosessen og redusere arbeidsbyrden for både oppdragsgivere og leverandører.

22.2.4 Krav til registrering og autorisasjoner mv.

Oppdragsgiveren kan stille krav om at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert, jf. § 16-2. Oppdragsgiveren kan følgelig ikke stille krav om noen bestemt nasjonal tilhørighet. For norske leverandører kan det kreves at virksomheten er registrert i Brønnøysundregistrene.

Oppdragsgiveren kan også stille krav om at leverandører i en tjenesteanskaffelse har en bestemt autorisasjon eller er medlem av en bestemt organisasjon, dersom dette er påkrevd i leverandørens hjemland. Oppdragsgiveren kan dermed kreve fremlagt dokumentasjon på den aktuelle autorisasjonen dersom slik autorisasjon er påkrevd i leverandøren hjemland. Det kan for eksempel være godkjenning som elektroinstallatør for å kunne forestå prosjektering, utføring og vedlikehold av elektriske anlegg, eller godkjenning innen maritime yrker som skipsfører, dykker eller annet.

22.2.5 Krav til leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet

Oppdragsgiveren kan stille relevante krav for å sikre at leverandøren har den økonomiske og finansielle kapasiteten som er nødvendig for å utføre kontrakten, jf. § 16-3. Formålet er å sikre at den valgte leverandøren har tilstrekkelig økonomisk soliditet til utføre arbeidet under kontrakten. Det er derfor relevant at den valgte leverandøren er økonomisk sterk nok til å utføre de pålagte oppgavene og ikke risikerer å gå konkurs underveis. Det kan også tas hensyn til at leverandøren må kunne imøtekomme eventuelle krav som måtte oppstå under utførelsen av kontrakten.

Krav til økonomisk og finansiell kapasitet kan blant annet omfatte:

• Krav om årlig minimumsomsetning, inkludert minimumsomsetning innenfor det området kontrakten gjelder. Kravet kan ikke overstige to ganger den anslåtte verdien av kontrakten. Oppdragsgiveren kan likevel stille strengere krav dersom han har saklig grunn, for eksempel når det foreligger en særlig risiko på grunn av anskaffelsens karakter. Begrunnelsen for å stille strengere krav skal i så fall angis i anskaffelsesdokumentene.
• Krav til regnskapets balanse dersom det spesifiseres gjennomsiktige, objektive og ikke-diskriminerende metoder og kriterier i anskaffelsesdokumentene for hvordan dette vil bli vurdert.
• Krav om at leverandøren har relevant ansvarsforsikring.

Oppdragsgiveren står fritt i utformingen av krav til økonomisk og finansiell kapasitet, såfremt kravene har tilknytning til og står i forhold til leveransen. Slike krav kan dermed også omfatte andre sider ved leverandørens økonomisk og finansielle kapasitet enn de som er listet opp over.

Begrensningen i kravet om årlig minimumsomsetning er satt for å styrke små og mellomstore bedrifters mulighet til å delta i konkurranser om offentlige anskaffelser. Dersom kravet til årlig minimumsomsetning ikke står i rimelig forhold til kontraktens verdi, vil dette kunne bidra til å begrense konkurransen og redusere antallet aktuelle leverandører, noe som særlig vil ramme små og mellomstore aktører. Forholdsmessighetsprinsippet kan samtidig tilsi at det i noen konkurranser vil fremstå som uforholdsmessig å stille krav om årlig minimumsomsetning på to ganger den anslåtte verdien av kontrakten. Utfallet vil bero på en konkret vurdering i den enkelte anskaffelsen.

Oppdragsgiveren kan også stille krav til regnskapets balanse. I så fall må oppdragsgiveren også angi metoden for hvordan leverandørens balanse vil bli vurdert. Oppdragsgiveren må i så fall, under forberedelsen av konkurransen, ta stilling til hvordan regnskapets balanse vil bli vurdert.

Dersom oppdragsgiveren velger å dele opp kontrakten kan det stilles krav til økonomisk og finansiell kapasitet for hver enkelt delkontrakt. Dette gjelder også for kravet om minimumsomsetning. Kravet kan også utvides til å gjelde for grupper av delkontrakter, dersom leverandøren kan bli tildelt flere delkontrakter som kan utføres samtidig.

I en rammeavtale med flere leverandører, der inngåelse av kontrakter under rammeavtalen skjer etter gjenåpning av konkurransen, skal krav til årlig minimumsomsetning beregnes på grunnlag av den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal utføres samtidig. Dersom denne verdien ikke er kjent, skal kravet beregnes på grunnlag av den anslåtte verdien av hele rammeavtalen.

I en dynamisk innkjøpsordning skal kravet til årlig minimumsomsetning beregnes på grunnlag av den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal inngås under ordningen.

22.2.6 Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet

Dokumentasjon på leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet reguleres i § 16-4. Bestemmelsen inneholder en ikke-uttømmende liste med følgende eksempler på dokumentasjonsbevis:

• bankerklæringer, som for eksempel erklæring om selvskyldnerkausjon, erklæring om garantier, erklæring vedrørende økonomiske engasjementer, soliditetserklæringer og annen relevant informasjon som banker kan uttale seg om;
• ansvarsforsikringsbevis, som for eksempel yrkesansvarsforsikring eller transportforsikring;
• virksomhetens årsregnskap eller utdrag fra disse. Dette gjelder likevel bare dersom publisering av årsregnskap er påkrevd i den staten hvor leverandøren er etablert;
• regnskapets balanse;
• en erklæring om virksomhetens totale omsetning for maksimalt de tre siste tilgjengelige regnskapsårene. Erklæringen kan også gjelde omsetningen innenfor det området kontrakten gjelder dersom disse opplysningene er relevante og tilgjengelige. Det utelukkes heller ikke at oppdragsgiver kan kreve omsetningstall for beslektede aktiviteter såfremt disse er relevante og tilgjengelige;
• kredittvurderinger.

Listen angir dokumentasjonsbevis som oppdragsgiveren "blant annet" kan stille krav om. Det betyr at oppdragsgiveren kan kreve annen dokumentasjon vedrørende leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet. Dokumentasjonskravene må likevel være i overenstemmelse med forutberegnelighetsprinsippet og være relevante for den konkrete anskaffelsen.

Leverandøren kan, i enkelte tilfeller, legge frem annen dokumentasjon enn den oppdragsgiveren krever. Dette gjelder kun dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge slik dokumentasjon, og kan oppfylle kravet ved å fremlegge et annet dokument oppdragsgiveren anser egnet. Forhold utenfor leverandørens kontroll og som han ikke kan lastes for, vil normalt utgjøre en saklig grunn etter bestemmelsen. Dette omfatter for eksempel tilfeller hvor den etterspurte dokumentasjonen ikke finnes, eksempelvis hvor selskapet er under stiftelse eller i oppstartsfasen. Det samme gjelder dersom dokumentasjonen ikke lar seg fremskaffe innen den gitte fristen. Dette gjelder likevel ikke dersom hindringen skyldes forhold ved leverandøren, som for eksempel at leverandøren kom sent i gang med utformingen av tilbudet.

22.2.7 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

§ 16-5 regulerer de krav oppdragsgiveren kan stille til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. Bestemmelsen angir at oppdragsgiveren bare kan stille krav som er relevante for å sikre at leverandøren har de tekniske og faglige kvalifikasjonene, inkludert menneskelige og tekniske ressurser og erfaring, til å utføre kontrakten. Dokumentasjonskrav for leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner er uttømmende regulert i § 16-6. Oppdragsgiveren har dermed ikke mulighet til å stille krav til kvalifikasjoner som ikke kan dokumenteres gjennom dokumentasjonskravene som er angitt i denne bestemmelsen.

Formålet med slike kvalifikasjonskrav er å sikre at den valgte leverandøren er i stand til å utføre oppgaven på en teknisk og faglig forsvarlig måte. Kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner vil nødvendigvis variere ut ifra hva den konkrete leveransen består i. Også her er det opp til oppdragsgiverens skjønn hvilke, om noen, kvalifikasjonskrav som skal gjelde for anskaffelsen. I de fleste tilfeller vil det likevel være naturlig å stille krav til leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner.

Dersom anskaffelsen gjelder varer som inkluderer monterings- og installasjonsarbeid, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider, kan oppdragsgiveren vurdere leverandørens faglige kvalifikasjoner på grunnlag av hans ferdigheter, effektivitet, erfaring og pålitelighet knyttet til utførelsen av slike tjenester og arbeider. Det vil si at oppdragsgiveren her gis hjemmel til å stille krav om referansearbeider. Krav til dokumentasjon for referansearbeider som følger av § 16-6 omtales nærmere nedenfor.

Ved utformingen av kvalifikasjonskrav vil det være hensiktsmessig å se hen til særlige forhold ved anskaffelsen som kommer til uttrykk når kontrakten skal utføres. I så fall vil det være relevant å innta krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner innenfor disse områdene, for eksempel om kompetanse innen kvalitetskontroll, miljøledelse eller der de tekniske fasiliteter leverandøren råder over er nødvendig for gjennomføring av kontrakten.

Bestemmelsen fremhever også at oppdragsgiveren i konkurranser om innovasjonspartnerskap særlig skal stille krav om leverandørens kvalifikasjoner innen forskning og utvikling. Dette inkluderer utvikling og gjennomføring av innovative løsninger, noe som er spesielt relevant for anskaffelser som følger denne prosedyren. For nærmere informasjon om selve prosedyren se departementets veiledning om innovasjonspartnerskap i kapittel 39.

22.2.8 Dokumentasjon av leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

22.2.8.1 Innledning

Bestemmelsen i § 16-6 angir de ulike formene for dokumentasjon oppdragsgiveren kan kreve som dokumentasjonsbevis på oppfyllelse av kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Oppdragsgiveren kan kreve dokumentasjon for en rekke forhold. Bestemmelsen fremhever derfor at dokumentasjonskravene må stå i forhold til anskaffelsens karakter, omfang, betydning og planlagte bruk. Dette er et utslag av forholdsmessighetsprinsippet og bidrar til å sikre proporsjonalitet mellom kravene til dokumentasjon og anskaffelsens karakter.

Ved anskaffelser etter forskriften del III gjelder det visse begrensninger i muligheten til å evaluere samme forhold som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium. Bestemmelsen i § 16-6 åpner likevel for at oppdragsgiveren kan benytte dokumentasjon, inngitt i forbindelse med kvalifikasjonskravene, til evalueringen under tildelingskriteriene. Det vil si at for eksempel dokumentasjon på kompetansen til de som skal utføre kontrakten, kan vurderes i forbindelse med både kvalifikasjon og tildeling, så fremt vurderingstemaet er et annet. Forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er beskrevet nærmere i punkt 22.4.

Forskriften åpnet for at oppdragsgiveren kan kontrollere leverandørens produksjonskapasitet eller tekniske kapasitet, og hvor det er nødvendig, kontrollere leverandørens tilgjengelige undersøkelses- og forskningsfasiliteter og kvalitetskontrolltiltak. Denne muligheten gjelder kun for anskaffelser av varer eller tjenester som er kompliserte, eller som unntaksvis skal brukes til et spesielt formål. Det kan for eksempel omfatte kontroll av de tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak som leverandøren har beskrevet, jf. § 16-6 først ledd bokstav e. Kontrollen kan utføres av oppdragsgiveren selv eller av et kompetent offentlig organ, for eksempel et offentlig organ som driver tilsyn på området.

22.2.8.2 Oversikt over viktigste arbeider og leveranser

Oppdragsgiveren kan stille krav om en oversikt over leverandørens viktigste bygge- og anleggsarbeider (heretter "arbeider") eller vare- eller tjenesteleveranser i henholdsvis de fem og tre siste år. Dersom det er snakk om arbeider kan oppdragsgiveren be om dokumentasjon som går fem år tilbake i tid; for vare- og tjenesteytelser kan det bes om dokumentasjon som går tre år tilbake. Oppdragsgiveren kan også be om dokumentasjon for viktigste arbeider eller leveranser innenfor et tidsrom som er kortere enn de angitte rammene.

De viktigste arbeidene eller leveransene kan måles i form av økonomisk verdi, for eksempel hvor oppdragsgiveren ber om en liste over leverandørens største leveranser. De viktigste arbeidene eller leveransene kan også innebære en oversikt over de leveransene som tilsvarer den konkrete leveransen oppdragsgiver skal anskaffe.

Oppdragsgiveren kan kreve en nærmere redegjørelse for hva utførte arbeider innebærer, sammen med en attest for tilfredsstillende utførelse. Oppdragsgiveren kan velge om det bare skal gis en redegjørelse for arbeidene, eller om det skal gis en redegjørelse sammen med attester for tilfredsstillende utførelse. Det følger av forskriften at slike attester kun kan kreves ved utførelsen av arbeider.

Dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse, kan oppdragsgiveren angi at arbeider eller leveranser som leverandøren har uført for mer enn henholdsvis fem eller tre år siden kan bli tatt hensyn til. I vurderingen må det tas hensyn til hvor ofte leverandørene utfører den aktuelle typen arbeider eller leveranser og hvor begrensende rammen på fem eller tre år faktisk vil være.

For enkelte anskaffelser kan det være relativt få leverandører som har utført eksakt tilsvarende oppdrag. Oppdragsgiveren kan i disse tilfellene vurdere å etterspørre en oversikt over arbeider eller leveranser som er funksjonsmessig like den leveransen oppdragsgiveren skal anskaffe. Dette kan bidra til å øke antallet mulige leverandører, samtidig som kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner blir ivaretatt.

22.2.8.3 Beskrivelse av teknisk personell eller tekniske enheter

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av det involverte teknisk personell eller tekniske enheter, særlig dem som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. Dette gjelder uansett om de som skal utføre kvalitetskontrollen tilhører leverandørens virksomhet eller ikke. For eksempel kan oppdragsgiveren for bygg- og anleggsarbeider kreve opplysninger om det tekniske personell eller tekniske enheter som entreprenøren disponerer over til utførelsen av arbeidet.

22.2.8.4 Beskrivelse av tekniske fasiliteter

Oppdragsgiveren kan kreve at det fremlegges en beskrivelse av de tekniske fasiliteter og de undersøkelses- og forskningsfasiliteter som leverandøren råder over. I tillegg kan oppdragsgiveren kreve en beskrivelse av de kvalitetssikringstiltak som leverandøren benytter seg av ved utførelsen av leveransen.

22.2.8.5 Beskrivelse av styring av leverandørkjeden

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av styring av leverandørkjeden og de sporingssystemer leverandøren vil benytte til å utføre kontrakten. Det betyr at oppdragsgiveren for eksempel kan kreve en beskrivelse av måten leverandøren administrerer og kontrollerer sine underleverandører og deres underleverandører videre ned i leverandørkjeden. Leverandøren kan eksempelvis angi hvem hos leverandøren som er ansvarlig for oppfølging av underleverandører og disses nærmere oppgaver. Beskrivelsen kan også bestå av konkrete kontrolltiltak som iverksettes for å sikre at underleverandørkjeden utfører oppgavene i overenstemmelse med vilkårene i kontrakten.

22.2.8.6 Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av utdanningen og de faglige kvalifikasjonene til leverandørens ledelse, nøkkelpersoner og andre hvis kompetanse er relevant for utførelsen av leveransen. Opplysningene vil danne grunnlag for oppdragsgiverens vurdering av om leverandørens formelle fagkompetanse er tilstrekkelig for å utføre kontrakten. Oppdragsgiveren må da være oppmerksom på at det ikke er adgang til benytte samme vurderingstema som både kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium, se punkt 22.4.

Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner kan for eksempel gis i form av en opplisting eller erklæring. I tilfeller hvor anskaffelsens karakter tilsier det, kan oppdragsgiveren kreve en beskrivelse med kopi av eksempelvis vitnemål eller kursbeviser.

22.2.8.7 Beskrivelse av miljøledelsestiltak

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av bestemte miljøledelsestiltak leverandøren har innført eller planlegger å benytte ved utførelsen av leveransen. Miljøledelsestiltak innebærer innføring av en systematisk prosess hvor virksomheten gjennomfører, leder, måler og kontinuerlig begrenser sin miljøpåvirkning. Beskrivelse av miljøledelsestiltak er særlig relevant for anskaffelser som antas å ha en viss miljøpåvirkning, for eksempel ved at det gjøres inngrep i naturen eller at det slippes ut miljøgifter som følge av utførelsen av leveransen.

Beskrivelsen av miljøledelsestiltak kan gis ved fremvisning av dokumentasjon på sertifisering i nasjonale ordninger eller miljøstandarder opprettet av bransjeorganisasjoner. Eventuelt kan beskrivelsen bestå av en angivelse av de tiltak som iverksettes knyttet til miljøledelsen ved utførelsen av leveransen.

Dersom anskaffelsens karakter tilsier det kan oppdragsgiveren kreve attester fra nærmere bestemte uavhengige organer, jf. § 16-7 annet ledd. Krav om kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsessystemer er nærmere beskrevet nedenfor i punkt 22.2.9.

22.2.8.8 Beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke327 og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de tre siste årene. I beskrivelsen skal leverandøren angi et bestemt antall ansatte i virksomheten for hvert av de tre årene beskrivelsen gjelder.

22.2.8.9 Beskrivelse av redskaper, materiell og teknisk utstyr

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av hvilke redskaper, materiell og teknisk utstyr leverandøren råder over til å utføre leveransen. Begrepet redskaper kan også omfatte immaterielle redskaper som programvare og IT-løsninger. Beskrivelsen kan gis som en liste over redskaper, materiell og teknisk utstyr leverandøren råder over. Dersom anskaffelsens karakter tilsier det kan oppdragsgiver stille krav til redskapenes beskaffenhet og til dokumentasjon på faktisk og rettslig rådighet over disse.

22.2.8.10 Beskrivelse av bruk av underleverandører

Oppdragsgiveren kan kreve en beskrivelse av hvor stor del av kontrakten som leverandøren vurderer å sette bort til underleverandører. Bruk av underleverandører er også regulert i forbindelse med kontraktsvilkår, jf. § 19-2. Se også kapittel 28.

22.2.8.11 Særlige dokumentasjonskrav for anskaffelse av varer

Ved anskaffelse av varer kan oppdragsgiveren kreve prøver, beskrivelser eller fotografier av varene. Oppdragsgiveren kan også kreve attest for ektheten av varene. På denne måten kan oppdragsgiveren oppnå en tilstrekkelig betryggelse for tilstanden og kvaliteten på varene.

Samtidig kan oppdragsgiveren kreve at det fremvises attester fra kompetente offisielle organer for kvalitetskontroll. Denne attesten skal bekrefte at varene oppfyller de tekniske spesifikasjonene eller bestemte standarder.

22.2.9 Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder

Forskriften åpner for bruk av attester for oppfyllelse av kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder som kvalifikasjonskrav, jf. § 16-7 første ledd og annet ledd. Attestene skal være utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at leverandøren oppfyller visse på forhånd angitte standarder.

Krav om attest for kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder328 kan bare kreves der det er relevant for den aktuelle leveransen. Videre kan oppdragsgiveren bare kreve en slik attest dersom kravet står i forhold til leveransen. I denne vurderingen bør det tas hensyn til at innhenting av attester fra uavhengige organer kan kreve betydelige ressurser fra leverandørenes side.

Krav til kvalitetssikringsstandard kan inkludere krav til universell utforming.

Oppdragsgiveren har også mulighet til å kreve fremlagt attest for oppfyllelse av visse miljøledelsessystemer eller –standarder. Bestemmelsen åpner for å benytte EU-ordningen for miljøstyring og miljørevisjon (EMAS). Denne ordningen legger vekt på kontinuerlig bedring av miljøprestasjonen til organisasjonene som deltar, ved gjennomføring av blant annet miljøstyringstiltak og ved jevnlig og systematisk evaluering av tiltakene. Krav til miljøstyringstiltak i henhold til EMAS er de samme som fastsatt i del 4 av ISO-standarden EN ISO 14001:2015.

Oppdragsgiveren bør også vurdere påvirkningen et slikt krav vil ha på antallet leverandører i konkurransen. Miljøledelsesstandarder medfører kostnader og legger opp til en relativt omfattende rapportering. Et krav om attest for oppfyllelse av miljøledelsesstandarder kan derfor utelukke små og mellomstore leverandører fra å delta i konkurransen.

For mer om krav til miljøledelse, se Difis veileder på anskaffelser.no.

Dersom leverandøren ikke har mulighet til å innhente attestene innen tiden, skal oppdragsgiveren godta annen dokumentasjon for tilsvarende kvalitetssikringstiltak eller miljøledelsestiltak. Leverandøren må i så tilfelle dokumentere hvilke tiltak som er gjennomført og at disse tiltakene tilsvarer tiltakene i den etterspurte standarden. Dette gjelder kun dersom forholdet ikke skyldes leverandøren selv. Det betyr at det må foreligge forhold utenfor leverandørens kontroll. Det kan for eksempel legges vekt på at det ikke var mulig for leverandøren å innhente den aktuelle attesten innen utløpet av tilbudsfristen.

22.2.10 Navn på personene som skal være ansvarlig for å utføre kontrakten

Oppdragsgiveren kan kreve at leverandører som er en juridisk person, oppgir navn og faglige kvalifikasjoner til personene som skal være ansvarlig for å utføre arbeid under kontrakten. Kravet kan stilles i alle anskaffelser, unntatt vareanskaffelser som ikke inkluderer tjenester eller monterings- og installasjonsarbeid. Dette følger av forskriften § 16-8 annet ledd. Et slikt krav vil forplikte leverandøren til å benytte bestemte personer som ansvarlige for utførelsen av leveransen. Opplysningene skal gis i forespørselen om å delta i konkurransen eller i tilbudet.

En leverandør kan ikke avvises med den begrunnelse at leverandøren må være enten en fysisk eller juridisk person etter norsk lovgivning, dersom leverandøren har rett til å levere ytelsene etter lovgivningen i sin hjemstat, jf. § 16-8 første ledd.

22.3 Støtte fra andre virksomheter

Leverandører har mulighet til å støtte seg på andre virksomheters kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskrav om økonomisk og finansiell kapasitet eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. § 16-10. Den rettslige forbindelsen mellom virksomhetene er ikke relevant. Det er derfor ikke et krav at leverandøren selv er i besittelse av de etterspurte kvalifikasjonene, og det er heller ikke krav til noen selskapsrettslig forbindelse mellom virksomhetene. Det betyr at virksomhetene ikke trenger å tilhøre samme konsern.

Det avgjørende er at leverandøren faktisk råder over den andre virksomhetens kompetanse ved utførelsen av leveransen.329 Leverandøren som inngir forespørselen om å delta i konkurranse eller tilbudet må kunne dokumentere forholdet. Dette kan for eksempel gjøres ved å fremlegge en støtteerklæring som viser at leverandøren råder over den nødvendige økonomiske og finansielle kapasiteten eller at krav til teknisk og faglig kapasitet er oppfylt. Støtteerklæringen skal dokumentere at den støttende virksomheten er juridisk forpliktet overfor leverandøren og dermed viser at leverandøren har rett til å disponere over den kompetansen tilbudet bygger på. Støtteerklæringen behøver ikke i seg selv å være et juridisk bindende dokument, men den må dokumentere at det foreligger en bindende avtale mellom leverandøren og den støttende virksomheten.

Dersom det er snakk om støtte til oppfyllelse av krav til økonomisk eller finansiell kapasitet, kan oppdragsgiver kreve at den støttende virksomheten hefter som solidarisk ansvarlig for utførelsen av kontrakten. Det solidariske ansvaret vil i så tilfelle påvise at det foreligger en forpliktelse til å stille de nødvendige ressurser til rådighet.

Leverandøren må opplyse om i hvilken grad han vil støtte seg på andre virksomheters kompetanse. Når det gjelder den tekniske og faglige kompetansen som stilles til rådighet skal det angis konkret hvilken kompetanse det er snakk om. Det vil kun være den kompetansen som leverandøren råder over som vil inngå i vurderingen av om kvalifikasjonskravet er oppfylt. Dersom det er snakk om tjeneste- eller bygg- og anleggsanskaffelser med støtte i forbindelse med relevant utdanning og faglige kvalifikasjoner, skal den aktuelle delen av leveransen utføres av den støttende virksomheten.330 Plikten til å utføre den aktuelle delen av leveransen kan sikres ved å innta dette som et kontraktskrav.

Ved anskaffelse av varer som inkluderer monterings- og installeringsarbeid, tjenester og bygg- og anleggsarbeider kan oppdragsgiveren kreve at kritiske oppgaver skal utføres av leverandøren selv eller i et felleskap med en bestemt deltaker. Oppgaven skal anses som kritisk når den angår sentrale elementer, som i vesentlig grad bidrar til oppfyllelse av kontrakten, med det kvalitetsnivå og til den pris som er krevd av oppdragsgiveren. Det kan blant annet legges vekt på om utførelsen av oppgaven krever en varig og høy grad av samarbeid med oppdragsgiver. Det kan også legges vekt på at oppgaven er av en særlig konfidensiell karakter. Det skal således gjøres en konkret vurdering av innholdet i de aktuelle oppgavene som skal utføres.

Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter, skal oppdragsgiveren sjekke at også den støttende virksomheten oppfyller de relevante kvalifikasjonskravene, altså de kravene hvor leverandøren støtter seg på den støttende virksomhetens kompetanse. Det kan heller ikke foreligge andre grunner til avvisning. Manglende oppfyllelse av de relevante kvalifikasjonskravene skal føre til avvisning av leverandøren. Den støttende virksomheten skal levere egenerklæring, i form av ESPD-skjema, som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av de relevante kvalifikasjonskravene, eventuelle utvelgelseskriterier og fravær av avvisningsgrunner. Kravet følger som en konsekvens av likebehandlingsprinsippet og skal sikre at det ikke gjelder andre krav til støttende virksomheter enn til leverandører ellers. Før tildeling av kontrakten skal oppdragsgiveren kreve at det leveres oppdaterte dokumentasjonsbevis også for den støttende virksomheten.

Dersom en leverandør støtter seg på en annen virksomhets tekniske eller faglige kvalifikasjoner, er det i utgangspunktet ikke nødvendig for den støttende virksomheten å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet. Det kan likevel tenkes tilfeller hvor oppdragsgiveren vil ha behov for å stille visse krav til økonomisk og finansiell kapasitet til den støttende virksomheten. Det kan være der den støttende virksomheten skal levere sentrale deler av leveranser, særlig omfangsrike ytelser eller hvor ytelsene skal leveres et stykke frem i tid. I slike tilfeller kan oppdragsgiveren ha en legitim interesse av å sikre seg at den støttende virksomheten har tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å utføre den aktuelle delen av leveransen.

22.4 Forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Kvalifikasjonsfasen og tildelingsfasen er to uavhengige faser i en anskaffelse, med forskjellige funksjoner. Formålet med kvalifikasjonsvurderingen er å avgjøre om leverandørens kvalifikasjoner er tilstrekkelig til å sikre at leverandøren oppfyller kontrakten. Tildelingskriteriene skal rangere tilbudene på bakgrunn av en på forhånd angitt vekting av kriteriene.

Utgangspunktet er dermed at kvalifikasjonskravene skal rette seg mot forhold ved leverandøren, mens tildelingen skal rette seg mot forhold ved det aktuelle tilbudet. I noen tilfeller kan det oppstå situasjoner hvor leverandørens egnethet til å utføre kontrakten ønskes evaluert i tildelingsfasen. Dette er et spørsmål som er nærmere behandlet i både rettspraksis og teori.

EU-domstolen har uttalt seg om spørsmålet ved flere anledninger.331 Utgangspunktet er at tildelingskriteriet må ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen og dermed være egnet til å evaluere hvilket tilbud som gir det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tildelingskriteriene kan derfor ikke knytte seg til generelle sider ved leverandøren, for eksempel leverandørens overordnede innkjøpspolicy.332

Spørsmålet har størst betydning når det gjelder adgangen til å stille krav til faglig erfaring og kompetanse i tildelingsfasen. EU-retten skiller mellom krav til virksomheten og det å stille krav til kompetansen til personene som skal gjennomføre kontrakten.333 Kvaliteten av gjennomføringen kan på avgjørende vis være avhengig av kompetansen til de som gjennomfører den, og det er derfor naturlig at oppdragsgiver kan bedømme kvaliteten på denne kompetansen. Dette er særlig relevant der leveransen er av intellektuell art, som ved utdannelses- eller konsulentytelser.

KOFA har fulgt opp EU-domstolens uttalelser. De har i flere avgjørelser påpekt at dersom et tildelingskriterium, som vurderer faglig erfaring og kompetanse, skal kunne benyttes må det være erfaringen og kompetansen til den bemanningen som er aktuell for oppdraget som gjøres til et vurderingstema. Det kan ikke legges vekt på leverandørens generelle erfaring eller kompetanse.334

Teknisk og faglig kompetanse er dermed et lovlig tildelingskriterium dersom kriteriet har tilstrekkelig tilknytning til den aktuelle anskaffelsen. Dette følger uttrykkelig av § 18-1 tredje ledd bokstav b, som forutsetter at kvaliteten på bemanningen må være av stor betydning for utførelsen av kontrakten. Det vil si at et eventuelt kompetansekriterium kun kan benyttes i anskaffelser med en viss grad av innsatsforpliktelse, som arkitekttjenester, totalentrepriser og konsulenttjenester.

Dokumentasjonen som både brukes til dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og i evalueringen av tildelingskriteriene, kan være den samme så lenge vurderingstema er et annet. Siden kvalifikasjonskrav skal rette seg mot leverandørens egnethet til å gjennomføre kontrakten, kan oppdragsgiver stille krav knyttet til virksomhetens kompetanse og referanser. Til sammenlikning, siden tildelingskriteriene skal identifisere kvaliteter ved tilbudet, kan det være relevant å evaluere kvaliteter ved de tilbudte medarbeiderens CVer i tildelingsevalueringen. I så tilfelle kan samme dokumentasjon benyttes både i evaluering av kvalifikasjonskravene og i tildelingsevalueringen.

For mer om bruk av kompetanse som tildelingskriterium, se veiledningen om tildelingskriterier i kapittel 26.