25 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

25.1 Hva er det europeiske egenerklæringsskjemaet?

Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Egenerklæringen fungerer i utgangspunktet som foreløpig dokumentasjonsbevis. Oppdragsgiveren behøver bare å kontrollere om opplysningene angitt i den valgte leverandørens egenerklæring er korrekte. Det europeiske egenerklæringsskjemaet omtales ofte som ESPD som er en forkortelse for European Single Procurement Document. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er likt for hele EØS-området.  

25.2 Formålet

Formålet med det europeiske egenerklæringsskjemaet er å redusere administrasjonsbyrden for oppdragsgivere og leverandører ved gjennomføringen av offentlige anskaffelser. Leverandørene behøver kun å levere en egenerklæring istedenfor å levere annen dokumentasjon som viser at de oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner til avvisning.

Oppdragsgiveren behøver kun å kontrollere om den valgte leverandøren kan dokumentere oppfyllelse av de angitte kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Oppdragsgiveren slipper derfor å kontrollere samtlige av leverandørene.

Oppdragsgiveren kan imidlertid kontrollere alle leverandørene, dersom dette er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på en korrekt måte. Det kan for eksempel være fornuftig å kontrollere om alle leverandørene oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene ved totrinnsprosedyrer, som begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, hvor det foretas en prekvalifisering av leverandøren.

Innføringen av det europeiske egenerklæringsskjemaet innebærer videre en standardisering av kvalifikasjonsprosessen. Leverandørene vil møte det samme skjemaet ved alle anskaffelser de deltar i og oppdragsgiver kan gjenbruke det samme skjemaet i alle konkurranser. 

Det europeiske egenerklæringsskjemaet legger til rette for handel på tvers av landegrensene, ettersom det samme skjemaet skal brukes ved alle anskaffelser over EØS-terskelverdiene i hele EØS-området. Leverandørene vil altså kunne forholde seg til det samme skjemaet uansett hvilket land han leverer inn tilbud i.

25.3 Når skal det europeiske egenerklæringsskjemaet brukes?

Det er obligatorisk å bruke skjemaet ved anskaffelser etter forskriften del III, jf. § 17-1. Kravet gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre som oppdragsgiveren bruker, inkludert ved konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jf. § 13-3. Ved anskaffelser uten konkurranse, jf. § 13-4, er bruk av skjemaet ikke påkrevd.

Ved andre anskaffelser etter forskriften er det frivillig å bruke skjemaet.

25.4 Standardskjema for det europeiske egenerklæringsskjemaet

Oppdragsgiveren skal bruke standardskjemaet som ble vedtatt av EU-kommisjonen gjennom forordning 2016/7.345 Departementet har fastsatt en norsk versjon av dette skjemaet som skal fylles ut elektronisk. Dette kan enten gjøres i den europeiske ESPD-tjenesten, eller gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som bruker EU-kommisjonens standardiserte datamodell for ESPD. Standardskjemaet er også lagt ut i PDF-versjon. Brukerveiledning om hvordan utfylling skal gjøres rent praktisk er lagt ut på www.anskaffelser.no

Det europeiske egenerklæringsskjemaet består av seks deler:

• Del I: Opplysninger om oppdragsgiver og konkurransen
• Del II: Opplysninger om leverandøren
• Seksjon A: Opplysninger om leverandøren
• Seksjon B: Opplysninger om leverandørenes representanter
• Seksjon C: Opplysninger om støtte fra andre virksomheter
• Seksjon D: Opplysninger om underleverandører som leverandøren ikke støtter seg på
• Del III: Avvisningsgrunner
• Seksjon A: Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer
• Seksjon B: Avvisningsgrunner som gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter
• Seksjon C: Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlige feil i yrkesutøvelsen
• Seksjon D: Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgiverens medlemsstat
• Del IV: Kvalifikasjonskrav
• Seksjon α: Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene
• Seksjon A: Egnethet
• Seksjon B: Økonomiske og finansielle kapasitet
• Seksjon C: Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Seksjon D: Kvalitetssikrings- og miljøledelsessystemer
• Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører
• Del VI: Avsluttende erklæringer

25.5 Hvordan skal oppdragsgiveren fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet?

25.5.1 Innledning

Oppdragsgiveren skal fylle ut skjemaet elektronisk, jf. § 17-1 første ledd. Dette kan enten gjøres i den europeiske ESPD-tjenesten eller gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som bruker EU-kommisjonens standardiserte datamodell for ESPD. Skjemaet skal deretter lastes ned og gjøres tilgjengelig sammen med kunngjøringen av konkurransen eller invitasjonen til å bekrefte interesse.

Brukerveiledning om hvordan utfylling skal gjøres rent praktisk er lagt ut på  www.anskaffelser.no.

25.5.2 Utfylling av del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver

Oppdragsgiveren skal i del I angi navn, tittel eller kort beskrivelse av anskaffelsen og eventuelt saksnummer for anskaffelsen.

25.5.3 Utfylling av del II: Opplysninger om leverandøren

Oppdragsgiveren skal ikke fylle ut denne delen av skjemaet. Den skal fylles ut av leverandøren.

Se punkt 25.6.3 for nærmere informasjon om denne delen.

25.5.4 Utfylling av del III: Avvisningsgrunner

I del III er avvisningsgrunner som gjelder forhold ved leverandøren listet opp, jf. § 24-2. Dette er avvisningsgrunner som følger av EU-direktivet om offentlige anskaffelser og som gjelder likt for alle medlemsstatene i EU.346 Oppdragsgiveren behøver derfor ikke angi disse.

Leverandøren skal gå gjennom alle avvisningsgrunnene og krysse av for enten ja eller nei på om de angitte grunnene for avvisning foreligger. Dersom leverandøren svarer bekreftende, må han fylle ut informasjon om bakgrunnen for dette og om han har gjort tiltak for å rette opp i avvisningsgrunnen (såkalte self-cleaningstiltak).

Flere av avvisningsgrunnene er utformet på en annen måte enn i § 24-2. Dette skyldes at avvisningsreglene i forskriften er formulert på en måte som er tilpasset norske forhold og tradisjoner, mens avvisningsgrunnene i det europeiske egenerklæringsskjemaet utelukkende er basert på reglene i EU-direktivet om offentlige anskaffelser. Ettersom egenerklæringsskjemaet er vedtatt gjennom en forordning, har departementet ikke hatt anledning til å tilpasse skjemaet til reglene i forskriften fullt ut.

I seksjon A: Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer er de obligatoriske avvisningsgrunnene i § 24-2 annet ledd listet opp.

Seksjon B: Avvisningsgrunner som gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter gjelder både den obligatoriske avvisningsgrunnen i § 24-2 første ledd bokstav b og den frivillige avvisningsgrunnen i § 24-2 tredje ledd bokstav a.

I seksjon C: Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlige feil i yrkesutøvelsen er de andre frivillige avvisningsgrunnene angitt i § 24-2 tredje ledd listet opp, samt de de obligatoriske avvisningsgrunnene i § 24-2 første ledd bokstav c og de. I den europeiske ESPD-tjenesten har oppdragsgiveren mulighet til å fjerne de frivillige avvisningsgrunnene fra egenerklæringsskjemaet. Oppdragsgiveren må da være klar over at dette innebærer at han fraskriver seg muligheten til å avvise leverandørene etter disse reglene.

Oppdragsgiveren må også være særlig oppmerksom på at seksjon C også omfatter de obligatoriske avvisningsgrunnene i § 24-2 første ledd bokstav c og d om henholdsvis inhabilitet som ikke kan avhjelpes med mindre inngripende tiltak, og urimelig konkurransefordel på grunn av deltakelse i forberedelsen. Disse avvisningsgrunnene skal ikke fjernes, ettersom de er obligatoriske i henhold til norske anskaffelsesregler.  

I seksjon D: Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgiverens medlemsstat er det åpnet for at leverandøren skal svare på om de oppfyller rent nasjonale avvisningsgrunner. Disse avvisningsgrunner skal i så fall være angitt i anskaffelsesdokumentene.

De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD i to tilfeller. Dette gjelder for det første avvisningsgrunnene i § 24-2 annet ledd hvor det er angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiveren skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

For det andre gjelder avvisningsgrunnen i § 24-2 tredje ledd bokstav i hvor det er angitt at leverandøren for øvrig har begått alvorlige feil som medfører tvil om hans yrkesmessige integritet. Avvisningsgrunnen i skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

På grunn av disse forskjellene mellom anskaffelsesforskriften og EU-direktivet om offentlige anskaffelser/standardskjemaet for ESPD, må oppdragsgiveren angi disse avvisningsgrunnene som nasjonale avvisningsgrunner i anskaffelsesdokumentene.

Se punkt 25.6.4 for nærmere informasjon om denne delen.

25.5.5 Utfylling av del IV: Kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiveren skal i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse angi kvalifikasjonskravene sammen med de tilhørende dokumentasjonskravene, jf. § 16-1 tredje ledd. I del IV skal oppdragsgiveren i samsvar med disse kravene angi hvilke punkter leverandørene skal besvare i skjemaet. 

Oppdragsgiveren kan åpne for at leverandørene gir en samlet angivelse av om de oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiveren må i så fall angi at leverandørene har anledning til dette i anskaffelsesdokumentene. Leverandørene kan da nøye seg med å krysse av i seksjon α: Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene for at de oppfyller alle de angitte kvalifikasjonskravene i anskaffelsesdokumentene.

Se punkt 25.6.5 for nærmere informasjon om denne delen.

25.5.6 Utfylling av del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører

Dersom oppdragsgiveren i en totrinnsprosedyre velger å begrense antallet leverandører som får delta i konkurransen, skal han angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterier og regler for utvelgelsen i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse, jf. § 16-12. Leverandøren skal så fylle ut del V på bakgrunn av disse opplysningene.

Se punkt 25.6.6 for nærmere informasjon om denne delen.     

25.5.7 Utfylling av del VI: Avsluttende erklæringer

Del VI skal kun fylles ut av leverandøren.

Se punkt 25.6.7 for nærmere informasjon om denne delen.

25.6 Hvordan skal leverandøren fylle ut egenerklæringsskjemaet?

25.6.1 Innledning

Leverandørene kan fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet elektronisk i den europeiske ESPD-tjenesten eller gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som bruker EU-kommisjonens standardiserte datamodell for ESPD. Brukerveiledning om hvordan utfylling skal gjøres rent praktisk er lagt ut på www.anskaffelser.no.

Utfyllingen skal skje i samsvar med det som er angitt i anskaffelsesdokumentene. Leverandøren må altså se hen til hvilke krav som er stilt i anskaffelsesdokumentene ved utfyllingen av skjemaet. Alle opplysningene vil ikke fremgå av selve egenerklæringsskjemaet.

Leverandøren skal levere egenerklæringsskjemaet til oppdragsgiveren sammen med resten av forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet. Dersom oppdragsgiveren ikke har åpnet for å motta forespørselen eller tilbudet elektronisk, skal leverandøren skrive ut den utfylte egenerklæringen, signere den og levere den i papirversjon sammen med forespørselen eller tilbudet.

25.6.2 Utfylling av del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver

Del I av skjemaet skal fylles ut av oppdragsgiveren. Ved kunngjøring i TED-databasen blir disse opplysningene innhentet automatisk ved bruk av Kommisjonens nettside for ESPD. Leverandøren skal fylle ut opplysningene dersom disse eventuelt ikke er lagt inn i skjemaet.

25.6.3 Utfylling av del II: Opplysninger om leverandøren

I del II Opplysninger om leverandøren skal leverandøren i seksjon A Opplysninger om leverandøren fylle ut navn, mva-nummer og kontaktinformasjon. Videre skal han angi om han er en mikrovirksomhet, en liten virksomhet eller en mellomstor virksomhet (MSMB). Leverandøren skal krysse av for ja dersom han sysselsetter under 250 personer og har en årlig omsetning som ikke overstiger 50 millioner Euro og/eller en samlet årlig balanse som ikke overstiger 43 millioner Euro, jf. EUs definisjon av en mellomstor bedrift347. Dette kravet stilles for statistiske formål.

Dersom oppdragsgiveren har reservert konkurransen for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer, jf. § 16-9, skal leverandøren angi om han er en vernet bedrift, en "sosial virksomhet" eller om han vil utføre kontrakten som ledd i programmer for vernet sysselsetting. Leverandøren må angi hva som er den prosentvise andelen av funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer. Leverandøren skal også spesifisere hvilken kategori eller hvilke kategorier av funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer som tilhører virksomheten, dersom oppdragsgiveren har stilt krav om dette. 

Dersom det er relevant, skal leverandøren angi om en han er registrert på en offisiell liste over godkjente leverandører eller har en tilsvarende attest for sertifisering, jf. § 17-2. I § 17-2 er det gitt regler om hvilke attester leverandørene kan fremlegge som alternativ dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene eller utvelgelseskriteriene er oppfylt, eller for fravær av avisningsgrunner.

Dersom leverandøren deltar i konkurranse sammen med andre, jf. § 16-11, skal han angi dette. Videre skal han angi sin egen rolle i gruppen, hvilke andre leverandører som deltar og eventuelt navnet på den deltakende gruppen. Alle de involverte leverandørene skal sende egne utfylte egenerklæringsskjemaer.

Dersom anskaffelsen er delt opp i delkontrakter, skal leverandøren angi den eller de delkontraktene leverandøren ønsker å gi tilbud på, jf. § 19-4.

I seksjon B Opplysninger om leverandørens representanter skal leverandøren angi navn og informasjon om den eller de personene som har kompetanse til å representere leverandøren i forbindelse med anskaffelsen.

I seksjon C Opplysninger om støtte fra andre virksomheter skal leverandøren angi om han støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene eller eventuelle utvelgelseskriterier, jf. § 16-10. Leverandøren skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysningene som etterspørres i seksjon A og B i del II og del III av skjemaet, samt opplysningene i del IV og V i skjemaet i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for.

I seksjon D Opplysninger om underleverandører som leverandøren ikke støtter seg på skal leverandøren angi om han har til hensikt å bruke underleverandører til å oppfylle kontrakten, jf. § 19-2. Hvis underleverandørene er kjente, skal navnene på disse også angis.  

25.6.4 Utfylling av del III: Avvisningsgrunner

I del III skal leverandørene angi om det foreligger grunner for avvisning eller ikke. Leverandøren skal gå gjennom alle avvisningsgrunnene og krysse av for enten ja eller nei. Dersom leverandøren svarer ja, må han fylle ut informasjon om bakgrunnen for dette og om han har gjort tiltak for å rette opp i avvisningsgrunnen (self-cleaningstiltak) slik at oppdragsgiveren kan vurdere om han likevel kan delta i konkurransen. Dersom den relevante dokumentasjonen er tilgjengelig i elektronisk form, kan leverandøren opplyse hvor og hvordan oppdragsgiveren kan finne dokumentasjonen. Relevante opplysninger kan være nettsted, utstedende myndighet eller organ og dokumentasjonens nøyaktige referanse.

I seksjon A: Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer skal leverandøren angi om han er rettskraftig dømt for følgende straffbare forhold: deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger eller straffbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, hvitvasking av penger eller finansiering av terrorisme og barnearbeid eller former for menneskehandel.

Dersom leverandøren har gjennomført tiltak som viser at han likevel har den nødvendige integritet som kontraktspart, jf. § 24-5, skal han beskrive disse i skjemaet.

I seksjon B: Avvisningsgrunner som gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter skal leverandøren angi om han har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter, jf. § 24-2 første ledd bokstav b og § 24-2 tredje ledd bokstav a. Dersom leverandøren ikke har oppfylt sine forpliktelser skal han angi det berørte landet, beløpets størrelse, hvordan den manglende oppfyllelsen av forpliktelsene har blitt konstatert og om han har oppfylt sine forpliktelser ved å betale eller inngå en bindende betalingsavtale. 

Seksjon C: Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlige feil i yrkesutøvelsen omhandler hovedsakelig de frivillige avvisningsgrunner som angitt i § 24-2 tredje ledd. Oppdragsgiveren kan etter denne bestemmelsen avvise leverandører med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig.

Leverandøren må i denne seksjonen svare på følgende:

• Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold?
• Oppdragsgiveren kan avvise leverandøren, dersom han kan dokumentere at leverandøren har begått alvorlige og gjentatte brudd på bestemmelser som følger av nasjonale regler, EØS-regler, tariffavtaler eller internasjonale avtaler som angitt i forskriften vedlegg 5, jf. § 24-3 tredje ledd bokstav c. 
• Er leverandøren i en av følgende situasjoner, jf. § 24-2 tredje ledd bokstav b?
• Konkurs
• Er gjenstand for insolvensbehandling eller under avvikling
• Har fått tvungen gjeldsordning
• Har sine aktiva forvaltet av en konkursforvalter eller av retten
• At dennes forretningsførsel har blitt stanset
• Er leverandøren oppmerksom på at det foreligger en interessekonflikt som følge av sin deltakelse i konkurransen?
• Dette spørsmålet gjelder de tilfellene der det foreligger inhabilitet, jf. § 24-2 første ledd bokstav c, eller en annen interessekonflikt mellom oppdragsgiveren og leverandøren som kan ha negativ innvirkning på kontraktoppfyllelsen, jf. § 24-2 tredje ledd bokstav d. Dersom det foreligger inhabilitet som oppdragsgiveren ikke kan avhjelpe med mindre inngripende tiltak, jf. § 7-5, skal oppdragsgiveren avvise leverandøren.
• Har leverandøren inngått avtaler med andre leverandører med hensikt å vri konkurransen?
• Oppdragsgiveren kan avvise leverandøren dersom han har klare holdepunkter for at leverandøren har inngått avtaler med hensikt å vri konkurransen, jf. § 24-2 tredje ledd bokstav e.
• Har leverandøren gitt råd til oppdragsgiveren eller på annen måte vært involvert i planleggingen av konkurransen?
• Oppdragsgiveren skal avvise leverandøren dersom han har deltatt i forberedelsen av konkurransen og med dette oppnådd en urimelig konkurransefordel som ikke kan avhjelpes med mindre inngripende tiltak, jf. § 24-2 første ledd bokstav d. Før leverandøren avvises, skal oppdragsgiveren gi ham en mulighet til å sannsynliggjøre at deltakelsen i planleggingen ikke vil medføre en vridning av konkurransen.
• Har leverandøren begått vesentlig kontraktsbrudd i forbindelse med oppfyllelsen av en tidligere offentlig kontrakt, jf. § 24-2 tredje ledd bokstav f? Oppdragsgiveren kan bare avvise etter denne bestemmelsen dersom kontraktsbruddet skjedde i forbindelse med oppfyllelsen av en kontrakt med en oppdragsgiver som er omfattet av anskaffelsesloven. Bruddet må videre ha ført til heving av kontrakten, erstatning eller lignende sanksjoner.
• Har leverandøren begått alvorlige feil i yrkesutøvelsen?
• Oppdragsgiveren kan avvise leverandøren etter § 24-2 tredje ledd bokstav i dersom leverandøren har begått feil som medfører tvil om hans yrkesmessige integritet.
• Kan leverandøren bekrefte at han
• ikke har gitt grovt uriktige opplysninger,
• ikke har unnlatt å gi slike opplysninger,
• er i stand til å straks fremlegge støttedokumenter, og
• ikke urettmessig har påvirket oppdragsgivers beslutningsprosess for å tilegne seg konfidensiell informasjon som kan gi denne en urettmessig fordel, eller uaktsomt har gitt misvisende opplysninger?
• Det følger av § 24-2 tredje ledd bokstav g at oppdragsgiveren kan avvise leverandører som har gitt grovt uriktige eller misvisende opplysninger som kan få vesentlig innflytelse på om oppdragsgiveres beslutninger om avvisning, utvelgelse eller tildeling, eller som har unnlatt å gi slike opplysninger.
• Det følger videre av § 24-2 tredje ledd bokstav h at oppdragsgiveren kan avvise leverandører som har forsøkt å påvirke oppdragsgiverens beslutninger eller få tilgang til fortrolige opplysninger som kan gi leverandøren en urettmessig konkurransefordel. 

Seksjon D: Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgiverens medlemsstat omhandler rent nasjonale avvisningsgrunner. Dersom slike avvisningsgrunner får anvendelse i forbindelse med den konkrete anskaffelsen, skal oppdragsgiveren angi disse i anskaffelsesdokumentene. Leverandøren må svare på om slike avvisningsgrunner foreligger og beskrive eventuelle tiltak han har gjort for å rette opp i avvisningsgrunnene ("self-cleaningstiltak"). Leverandøren må være særlig oppmerksomme på disse reglene ved deltakelse i anbudskonkurranser i andre EU-/EØS-land.

Det gis mer informasjon nasjonale avvisningsgrunner i punkt 25.5.4.

25.6.5 Utfylling av del IV: Kvalifikasjonskrav

• I seksjon α: Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene kan leverandøren angi om han oppfyller alle de angitte kvalifikasjonskravene i anskaffelsesdokumentene, dersom oppdragsgiveren har åpnet for dette i kunngjøringen. Leverandøren behøver da ikke fylle ut andre avsnitt i del IV.

Hvis oppdragsgiveren ikke har åpnet for at leverandøren kan gi en slik samlet angivelse, må leverandøren svare på de ulike kravene som er oppstilt i denne delen. Leverandøren skal bare svare på de kravene som oppdragsgiveren har angitt i kunngjøringen at de skal besvare. Dersom den relevante dokumentasjonen som etterspørres er tilgjengelig i elektronisk form, kan leverandøren opplyse hvor og hvordan oppdragsgiver kan finne dokumentasjonen. Relevante opplysninger kan være nettsted, utstedende myndighet eller organ og dokumentasjonens nøyaktige referanse.

I utfyllingen av egenerklæringsskjemaet må leverandøren være klar over skillet mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav. Kvalifikasjonskrav er oppdragsgiverens krav til leverandørenes kvalifikasjoner. Dokumentasjonskrav er oppdragsgiverens krav til hvilken dokumentasjon leverandøren skal levere for å vise at de oppfyller kvalifikasjonskravene. I del IV seksjon A til D, skal leverandøren svare på om han kan levere den dokumentasjonen som oppdragsgiver har etterspurt i kunngjøringen og som viser at leverandøren oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene.

I seksjon A: Egnethet skal leverandøren svare på om han oppfyller de kravene til registrering, autorisasjoner mv., jf. § 16-2, som oppdragsgiveren har angitt i kunngjøringen.

I seksjon B: Økonomiske og finansielle kapasitet skal leverandøren gi opplysninger som viser at han oppfyller de kravene til økonomiske og finansielle kapasitet, jf. § 16-3, som oppdragsgiveren har angitt i kunngjøringen. Hvilke dokumentasjonskrav oppdragsgiveren kan stille fremgår av § 16-4.

I seksjon C: Tekniske og faglige kvalifikasjoner skal leverandøren gi opplysninger som viser at han oppfyller de kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. § 16-5, som oppdragsgiveren har angitt i kunngjøringen. Hvilke krav som oppdragsgiveren kan stille til dokumentasjon av leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner fremgår av § 16-6. Listen over dokumentasjonskrav i § 16-6 er uttømmende. Dette innebærer at oppdragsgiveren ikke kan kreve annen dokumentasjon av leverandørene for å vise oppfyllelse av de tekniske og faglige kravene.

I seksjon D: Kvalitetssikring- og miljøledelsesstandarder skal leverandøren gi opplysninger som viser at han oppfylle de angitte kravene til kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsessystemer- og standarder, jf. § 16-7, som oppdragsgiveren har angitt i kunngjøringen.     

25.6.6 Utfylling av del V: Utvelgelse av kvalifiserte leverandører

I del V skal leverandøren svare på om han oppfyller eventuelle objektive og ikke-diskriminerende utvelgelseskriterier eller regler som oppdragsgiveren har angitt i anskaffelsesdokumentene for utvelgelsen av leverandører i konkurransen, jf. § 16-12. Leverandøren skal bare svare på dette dersom oppdragsgiveren har fastsatt en grense for antall leverandører som velges ut til å gi tilbud og har angitt kriterier eller regler for utvelgelsen av eventuelle overtallige kvalifiserte leverandører.

Denne delen av skjemaet er dessverre ikke helt tilpasset hvordan utvelgelsen av antallet kvalifiserte leverandører normalt foregår i Norge. I de fleste tilfeller vil oppdragsgiveren velge kriterier eller regler som innebærer at leverandørene måles mot hverandre basert på deres kvalifikasjoner. En typisk metode er å vurdere hvilke leverandører som best oppfyller de angitt kvalifikasjonskravene. I slike tilfeller er det i så fall mulig for leverandøren å beskrive nærmere i denne delen av skjemaet hvordan han oppfyller kriteriene eller reglene eller vise til besvarelsen sin i forespørselen om å delta i konkurransen.   

25.6.7 Utfylling av del VI: Avsluttende erklæringer

I del VI skal leverandøren erklære at opplysningene angitt i erklæringen er nøyaktige og korrekte, og at de er angitt i fullt kjennskap til konsekvensene av å oppgi uriktige opplysninger.

Leverandøren skal videre bekrefte at han straks og på anmodning kan fremlegge attester og andre former for dokumentasjon som han har henvist til i egenerklæringsskjemaet. Leverandøren behøver ikke oppfylle dette kravet til å fremlegge dokumentasjonen, dersom oppdragsgiveren har mulighet til å skaffe de relevante dokumentene direkte og kostnadsfritt via en nasjonal database. Dette forutsetter at leverandøren har angitt de nødvendige opplysningene for at oppdragsgiveren skal kunne innhente dokumentene på egen hånd. Leverandøren behøver heller ikke oppfylle kravet dersom han tidligere har sendt dokumentene til oppdragsgiveren slik at oppdragsgiveren allerede er i besittelse av dokumentene. Dette fordrer imidlertid at den allerede innsendte dokumentasjonen er oppdatert. Det gis mer informasjon om disse unntakene i punkt 25.8.

Leverandøren skal videre erklære at han gir oppdragsgiveren adgang til dokumentasjon til støtte for opplysningene som han har angitt i egenerklæringsskjemaet. Dersom et dokumentasjonsbevis, for eksempel et uttrekk fra et relevant register, er tilgjengelig i elektronisk form for oppdragsgiveren, kan leverandøren angi i skjemaet hvor og hvordan oppdragsgiveren kan innhente beviset. Ved å angi disse opplysningene gir leverandøren gjennom denne erklæringen samtykke til at oppdragsgiveren kan innhente dette dokumentasjonsbeviset. Behandling av personopplysninger skal skje i samsvar med personopplysningsloven348.    

Dersom egenerklæringen sendes som en del av forespørselen om å delta eller tilbudet slik at dens ekthet og integritet sikres gjennom signering av forespørselen om å delta eller tilbudet, er det ikke nødvendig for leverandøren å signere selve egenerklæringen. Dersom egenerklæringen ikke sendes som en del av forespørselen om å delta eller tilbudet, skal leverandøren signere egenerklæringen.

Egenerklæringer fra virksomheter som leverandøren støtter seg på, skal være signert av personer som har kompetanse til å representere disse.  

25.7 Innhenting av dokumentasjonsbevis

Oppdragsgiveren kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene om å levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. Dette vil særlig være aktuelt ved gjennomføringen av totrinnsprosedyrer som begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Oppdragsgiveren bør da kontrollere om de leverandørene han inviterer videre til å gi tilbud, oppfyller kvalifikasjonskravene. Dersom oppdragsgiveren ikke foretar en slik kontroll i prekvalifiseringsfasen, vil han stå i fare for invitere leverandører som potensielt vil måtte avvises senere i konkurransen fordi det viser seg at de likevel ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. I verste fall kan oppdragsgiveren da ende opp uten kvalifiserte leverandører ved tildeling av kontrakt.

Oppdragsgiveren kan videre be om ettersending av dokumentasjonsbevis fra en eller flere av leverandørene eller alle leverandørene, avhengig av de konkrete omstendighetene. For eksempel kan oppdragsgiveren be om ettersending fra en bestemt leverandør, dersom denne har fylt ut skjemaet feil slik at det er uklart om det foreligger en avvisningsgrunn eller om et kvalifikasjonskrav er oppfylt.

Kravet til kontroll innebærer ikke at oppdragsgiveren skal innhente egne dokumentasjonsbevis for alle de forskjellige avvisningsgrunnene. Når det gjelder avvisningsgrunnene vil egenerklæringen i de fleste tilfellene være tilstrekkelig dokumentasjonsbevis i seg selv. For eksempel er det tilstrekkelig at leverandøren erklærer i egenerklæringsskjemaet at han ikke har inngått avtaler med andre leverandører med hensikt å vri konkurransen. Oppdragsgiveren er kun forpliktet til å innhente de dokumentasjonsbevisene som han har etterspurt i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiveren er imidlertid pålagt å innhente skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift for å kontrollere om leverandørene har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter, jf. § 7-2.

Dersom den nødvendige informasjonen for å vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt fremgår av det utfylte egenerklæringsskjemaet, er det ikke nødvendig å innhente dokumentasjonsbevis. Det samme gjelder for utvelgelseskriteriene. På denne måten vil egenerklæringsskjemaet i flere tilfeller kunne fungere som endelig dokumentasjonsbevis.

Dersom leverandøren har svart at han ikke oppfyller et krav, skal oppdragsgiveren kontrollere om de angitte opplysningene om tiltak leverandøren har utført for å rette opp i avvisningsgrunnene ("self-cleaningstiltak") viser at han likevel kan delta i konkurransen.

Oppdragsgiveren kan ikke be om andre dokumentasjonsbevis enn det som følger av § 7-2, § 16-1 annet ledd og § 24-7. Det følger av § 7-2 at oppdragsgiveren skal kreve at den valgte leverandøren leverer skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt for anskaffelser som overstiger 500.000 kroner ekskl. mva. Det følger av § 16-1 annet ledd at oppdragsgiveren bare kan kreve attester, erklæringer eller andre typer dokumentasjon som angitt i § 16-2, § 16-4, § 16-6 og § 16-7 som dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. I § 24-7 er det gitt regler om hvilken dokumentasjon oppdragsgiveren skal godta som tilstrekkelig bevis for at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

25.8 Unntak fra adgangen til å be om ettersending

Når det gjelder oppdragsgiverens adgang til å be om ettersending av dokumentasjonsbevis, så finnes det to unntak, jf. § 17-1 fjerde ledd.

Det første unntaket er at oppdragsgiveren ikke kan be om levering av dokumentasjonsbevis dersom han har mottatt de samme bevisene i tidligere konkurranser. Målet er å redusere leverandørenes administrasjonsbyrde ved å måtte levere den samme dokumentasjonen i alle konkurranser. Oppdragsgiveren må altså etablere en løsning for oppbevaring av dokumentasjonsbevis.

Med "oppdragsgiver" vises det her til den enheten som har kunngjort konkurransen og ikke det rettssubjektet som er juridisk ansvarlig for anskaffelsen. Bestemmelsen innebærer altså ikke at det må etableres en fellesløsning for alle underordnede enheter med eget budsjettansvar innen ett rettssubjekt. For eksempel må ikke en kommune etablere en løsning for alle de underliggende etatene i kommunen. 

Det er videre et krav om at oppdragsgiveren må kreve oppdaterte dokumentasjonsbevis fra leverandøren når han kontrollerer om opplysningene angitt i egenerklæringsskjemaet er korrekte. Dersom dokumentasjonen som leverandøren tidligere har levert inneholder utdaterte opplysninger, kan oppdragsgiveren be om ettersendelse av dokumentasjon av nyere dato. Dersom for eksempel en tidligere skatteattest er mer enn 6 måneder gammel, så må leverandøren levere en ny skatteattest.

Leverandører som har levert dokumentasjonsbevis til oppdragsgiveren i tidligere konkurranser bør gjøre oppdragsgiveren oppmerksom på dette i forespørselen om å delta eller i tilbudet. Oppdragsgiveren kan også kreve at leverandøren opplyser om dette.

Det andre unntaket er at oppdragsgiveren ikke kan be om levering av dokumentasjonsbevis, dersom det er mulig å innhente bevisene kostnadsfritt i en database i en EØS-stat. Dette forutsetter at leverandøren angir opplysninger som er nødvendige for at oppdragsgiver kan innhente dokumentasjonsbevisene direkte, som for eksempel en internettadresse og identifikasjonsopplysninger.

25.9 Krav til kontroll av valgt leverandør

Oppdragsgiveren er kun forpliktet til å kontrollere om valgt leverandør oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier og om det foreligger grunner for avvisning. Kontrollen skal foretas før oppdragsgiveren sender ut meddelelse om valg av leverandør, jf. § 25-1.

Oppdragsgiveren skal kreve at den valgte leverandøren leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis. Det er viktig at oppdragsgiverens beslutninger er basert på oppdaterte opplysninger, ettersom det raskt kan skje vesentlige endringer hos leverandøren som for eksempel økonomiske vanskeligheter som vil gjøre leverandøren uegnet til å delta i konkurransen. Eller for eksempel at leverandøren i mellomtiden har betalt utestående skattebeløp.

Leverandøren skal kunne levere dokumentasjonsbevisene straks. Dette innebærer at leverandøren må kunne oversende de aktuelle dokumentasjonsbevisene mer eller mindre umiddelbart etter å ha mottatt oppdragsgiverens henvendelse. Leverandøren må derfor ha dokumentasjonsbevisene klare når han leverer forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud, ettersom han ikke kan vite når oppdragsgiveren vil be om ettersending av dokumentasjonsbevisene. Dette gjelder også dokumentasjonsbevis fra virksomheter som leverandøren støtter seg på, jf. § 16-10.

Det kan være hensiktsmessig for oppdragsgiveren å sette en frist for når leverandøren skal ha levert dokumentasjonsbevisene for å unngå misforståelser. En slik frist kan være svært kort, for eksempel 1-2 virkedager. Dette forutsetter at oppdragsgiveren sender henvendelsen om innhenting av dokumentasjonsbevis til leverandørens angitte kontaktperson.

Dersom oppdragsgiveren mottar dokumentasjonsbevis som synes å inneholde feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler, kan han be valgt leverandør om å ettersende, supplere, avklare eller utfylle dokumentasjonsbevisene innen en kort tilleggsfrist, jf. § 23-5.

Dersom dokumentasjonsbevisene viser at leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene eller det foreligger obligatoriske avvisningsgrunner, skal oppdragsgiveren avvise leverandøren i samsvar med reglene i forskriften kapittel 24. Dersom det foreligger frivillige avvisningsgrunner, kan oppdragsgiveren avvise leverandøren med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig, jf. § 24-2 tredje ledd.

Dersom oppdragsgiveren avviser valgt leverandør, kan han i utgangspunktet gå videre til leverandøren som er innstilt som nummer 2 uten å gjennomføre en ny konkurranse. Han må da også kontrollere om denne leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Dersom det viser seg at også leverandøren innstilt som nummer 2 må avvises, kan oppdragsgiver gå til leverandøren innstilt som nummer 3 osv.

Dersom oppdragsgiveren bruker en evalueringsmetode som medfører at avvisningen av valgt leverandør vil påvirke rangeringen av de andre tilbudene, så kan ikke oppdragsgiveren si med sikkerhet hvem som er nr. 2 i konkurransen før han har gjennomført en ny evaluering av de gjenværende tilbudene i henhold til tildelingskriteriene.

Bestemmelsen om at oppdragsgiveren kun er forpliktet til å kontrollere om valgt leverandør er kvalifisert for konkurransen, innebærer at oppdragsgiveren kan legge til grunn at de øvrige leverandørene er kvalifiserte gjennom levering av egenerklæringen. Dersom det i etterkant av konkurransen viser seg at leverandører som ikke ble kontrollert likevel ikke oppfylte kvalifikasjonskravene og dette har påvirket utfallet av konkurransen, så er manglende avvisning av disse leverandørene ikke et brudd på anskaffelsesreglene som gir grunnlag for erstatning eller andre sanksjoner.