24 Dokumentasjon ved utførelsen av oppdragene

24.1 Gjeldende rett

Det er ikke regler i den gjeldende inkassoloven om dokumentasjon av kontakt med skyldnere, fordringshavere og kontraktsmedhjelpere. Foretakene dokumenterer likevel kontakten blant annet av hensyn til sin internkontroll og Finanstilsynets muligheter til å føre tilsyn.

Arbeidsgruppen har heller ikke foreslått regler om dokumentasjon.

24.2 Direktiv (EU) 2021/2167

I direktiv (EU) 2021/2167 artikkel 11 om oppdragsavtale mellom kredittjenestevirksomheten og kredittkjøperen (fordringshaveren) nr. 4 er det regler om dokumentasjon av oppdragsavtalen og kontakt med kredittkjøperen og låntakeren:

• «4. Medlemsstaterne sikrer, at kreditservicevirksomheden opbevarer og fører følgende fortegnelser i mindst fem år fra den dato, hvor den i stk. 1 omhandlede kreditserviceaftale bringes til ophør, eller frem til udløbet af den lovbestemte forældelsesfrist, der gælder i hjemlandet, i begge tilfælde dog højst i 10 år:

  • a) relevant korrespondance med såvel kreditkøber som låntager på de betingelser, der er fastsat i gældende national ret

  • b) relevante anvisninger fra kreditkøber vedrørende en kreditgivers rettigheder i henhold til hver misligholdt kreditaftale eller selve den misligholdte kreditaftale, som den forvalter og fuldbyrder på vegne af denne kreditkøber på de betingelser, der er fastsat i gældende national ret

  • c) kreditserviceaftalen.»

Tilsvarende er det regler om dokumentasjon av anvisninger til kontraktsmedhjelpere for inkassofaglige oppgaver i artikkel 12 om utkontraktering nr. 3:

«3. Medlemsstaterne sikrer, at kreditservicevirksomheden opbevarer og fører fortegnelser over relevante anvisninger til kreditserviceleverandøren i overensstemmelse med betingelserne i gældende national ret og den i stk. 1 omhandlede outsourcingaftale i en periode på mindst fem år fra den dato, hvor outsourcingaftalen bringes til ophør, eller frem til udløbet af den lovbestemte forældelsesfrist, der gælder i hjemlandet, i begge tilfælde dog højst i 10 år.»

24.3 Høringsnotatet om gjennomføringen av direktiv (EU) 2021/2167

I Justis- og beredskapsdepartementets høringsnotat 15. november 2024 foreslås det regler om dokumentasjon. Departementet foreslår å angi at følgende skal dokumenteres:

• kommunikasjon med fordringshavere og skyldnere

• oppdragsavtaler og anvisninger fra fordringshaveren om fordringen og inndrivingen

• avtaler om utkontraktering av virksomhet og anvisninger til kontraktsmedhjelpere som utfører inkassofaglige oppgaver

Departementet ber i høringsnotatet om høringsinstansenes syn på ordlyden i forslaget, og om det er grunn til å legge til mer som skal dokumenteres, for å gi bestemmelsen større informasjonsverdi. Departementet antar likevel at det ikke er ønskelig å ha regler i inkassoloven om dokumentasjon av rent interne forhold i foretaket eller dokumentasjonskrav som uansett følger av annet regelverk (for eksempel regnskapsregler). Ved forslag om å bygge ut kravene til hva som skal dokumenteres, bes det om høringsinstansenes syn på om de foreslåtte reglene om oppbevaringstid vil være hensiktsmessige også for disse forslagene.

I samsvar med direktivbestemmelsene foreslås det at dokumentasjonen skal oppbevares i minst fem år fra den aktuelle avtalen opphører, eller frem til den lovbestemte foreldelsesfristen, men at dokumentasjonen likevel ikke behøver å oppbevares lenger enn ti år.

24.4 Høringsinstansenes syn

Den Norske Advokatforening og Finans Norge støtter forslaget i høringsnotatet og ser ikke behov for ytterligere krav. Den Norske Advokatforening går ut fra at den aktuelle informasjonen uansett dokumenteres av praktiske årsaker. Organisasjonen anser at dokumentasjonskravet er tilstrekkelig, og ser ikke behov for ytterligere krav.

Finans Norge støtter de foreslåtte kravene til oppbevaringstid:

«I høringsnotatet pkt. 14.3 foreslår departementet at de utfyllende kravene til dokumentasjon i direktivets artikkel 11 tas inn i ny inkassolov […]. Finans Norge slutter seg også her til departementets vurdering i at bestemmelsen ikke bør utformes mer omfattende enn foreslått, og at det ikke er nødvendig å lovfeste dokumentasjonskrav i inkassoloven for rent interne forhold i foretaket eller krav som følger av annet regelverk. Hva gjelder oppbevaringstiden, støttes at denne lovfestes til fem år fra den aktuelle avtalen opphører, eller frem til den lovfestede foreldelsesfristen.»

Virke Inkasso støtter forslaget om hva som skal dokumenteres, og bemerker at forslaget synes å være i samsvar med gjeldende praksis. Organisasjonen går samtidig imot de foreslåtte kravene til oppbevaringstid og viser til personvernforordningen artikkel 17 om den registrertes rett til å få personopplysninger om seg selv slettet, og til at kravene til oppbevaringstid er i strid med gjeldende bransjenorm:

«Virke inkasso har ingen bemerkninger til forslaget om dokumentasjon ved utførelse av oppdraget, ut over å bemerke at forslaget synes å være samsvarende med gjeldende praksis i inkassobransjen.

Kravet til oppbevaring i minst 5 år eller frem til lovbestemt foreldelsesfrist synes imidlertid noe utfordrende i forhold til gjeldende rett og bransjepraksis.

For inkassobransjen er det utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger (Bransjenorm GDPR), godkjent av Datatilsynet. Denne omhandler blant annet sletting/anonymisering av opplysninger i samsvar med gjeldende personvernforordning (Art 17), for å ivareta den registrertes rett til å få personopplysninger om seg selv slettet.

Etter bransjenormen er hovedregelen for sletting 3 år etter at saken er avsluttet. Det er videre ulike tidsfrister avhengig av formålet med behandlingen av opplysningene.

Virke inkasso oppfatter at det foreslås en oppbevaringsplikt som er i strid med personvernforordningen og med gjeldende bransjepraksis.

Virke inkasso kan ikke stille seg bak forslaget om en oppbevaringsplikt i minst 5 år. Forslaget foreslås endret tilsvarende reglene om sletting i foreliggende bransjenorm.»

24.5 Departementets vurderinger

Departementet følger i lovforslaget § 36 opp forslaget i høringsnotatet om inkassoforetakenes dokumentasjon ved utførelsen av inkassooppdragene. Forslaget har i hovedsak fått støtte i høringen, men Virke Inkasso går mot kravene til oppbevaringstid. Når det gjelder oppbevaringstid, viser departementet til at de foreslåtte kravene er i samsvar med direktivets artikkel 11 nr. 4 og artikkel 12 nr. 3. Det ville derfor vært i strid med direktivet å fastsette kortere oppbevaringstid. I prinsippet kunne en mulighet vært å begrense reglene om dokumentasjon til å gjelde krav som er omfattet av direktivet, men departementet går ut fra at det ville vært upraktisk å ha ulike dokumentasjonskrav etter om kravene som ble inndrevet, var omfattet av direktivet eller ikke. Når det gjelder personvernforordningen (forordning (EU) 2016/679) artikkel 17, følger det av nr. 3 bokstav b at retten til sletting etter nr. 1 ikke får anvendelse dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som krever behandling etter medlemsstatenes nasjonale rett som den behandlingsansvarlige er underlagt. Reglene i lovforslaget § 36 vil være en slik rettslig forpliktelse. Departementet kan derfor ikke se at forslaget er i strid med personopplysningsloven eller personvernforordningen. Departementet har imidlertid merket seg at de foreslåtte kravene om oppbevaringstid innebærer en utvidelse fra gjeldende praksis.

Personvernkonsekvensene av forslaget er behandlet i punkt 31.