9 Generelt om utforming av kongelige resolusjoner

9.1 Hovedstrukturen i en kongelig resolusjon

Alle resolusjoner skal begynne med et felles «hode» som inneholder en del faste opplysninger (punkt 9.2). Deretter kommer overskriften (punkt 9.3), så saksframstillingen, det såkalte foredraget (se punkt 9.4), og til slutt tilrådingsposten (punkt 9.5). Brukes vedlagte forslag, kommer dette til slutt etter tilrådingsposten.

9.2 «Hodet» og design

Resolusjonen skal kalles kongelig resolusjon og ha riksløven midtstilt øverst på første side. Resolusjonen skal deretter innledes med en fast tekst med opplysninger om hvilket departement og statsråd som fremmer saken, dato og journalnummer.

Det er utarbeidet en egen elektronisk mal, som distribueres av DSS. Malen skal brukes. Er resolusjonen på flere sider, bør begge sidene på arket benyttes. Sidene pagineres. Margen (3.3 cm) plasseres på venstre side av arket på oddetallssider og på høyre side på partallssider, slik at resolusjonen senere kan bindes inn uten at teksten forsvinner. Det tidligere kravet om at kongelige resolusjoner skal skrives på egne gule ark med forhåndstrykt marg, er falt bort.

9.3 Overskrift

Overskriften skal være opplysende, konsis og kort. Overskriften skal angi hva saken gjelder og hva tilrådingen går ut på. Overskriften bør, så langt det er hensiktsmessig, utformes slik at den også kan brukes i tilrådingsposten og som beskrivende tekst i statsrådslistene (se kapittel 17). Dersom tilrådingen består av flere vedtak, slik at overskriften ellers kunne blitt svært lang, er det tilstrekkelig at hovedelementene i tilrådingsposten nevnes i overskriften.

Overskriften skal begynne med å angi hvilken sakstype resolusjonen gjelder, for eksempel «Utnevning av …», «Forskrift om …», «Klage fra …».

Eksempel på overskrift kan være:

«Klage fra Peder Ås over Landbruks- og matdepartementets vedtak 31. januar 2013 om å ekspropriere gnr. 6 bnr. 4 i Oslo. Klagen tas ikke til følge.»

9.4 Foredraget

Saksframstillingen i den kongelige resolusjonen kalles «foredraget». Foredraget må være så utfyllende at det danner et godt beslutningsgrunnlag i saken. Det må blant annet redegjøres for hva saken gjelder, forskjellige hensyn som gjør seg gjeldende, hvilke avveininger departementet har gjort, og hva som har vært avgjørende for departementets tilråding i saken. I saker som gjelder inngrep i borgernes personlige eller økonomiske sfære, er det særlig viktig at teksten utformes slik at partene og deres representanter kan se at hensyn som de har framhevet, er vurdert og balansert mot de hensyn som ellers begrunner inngrepet. I saker som gjelder sanksjon av et lovvedtak, kan foredraget være kortere (se eksempel i punkt 10.2.5).

Hvis saken har vært på offentlig høring, skal dette framgå av foredraget. De viktigste høringsinstansenes hovedsynspunkter gjengis. Dersom det gjelder en sakstype som normalt sendes på høring og høring ikke har funnet sted, må det begrunnes, se utredningsinstruksen punkt 3-3 og forvaltningsloven § 37 fjerde ledd.

Utkast til resolusjoner som berører andre departementer, skal forelegges dem på forhånd. Utkast til resolusjoner som kan ha vesentlige økonomiske eller administrative konsekvenser, skal alltid forelegges Finansdepartementet. Finansdepartementet og eventuelt andre berørte departementer må gis rimelig tid til å vurdere saken forsvarlig.

I visse tilfeller skal saken legges fram for regjeringen i form av et regjeringsnotat før resolusjonen fremmes i forberedende statsråd. Nærmere retningslinjer for dette er inntatt i heftet «Om r-konferanser». Det er departementets endelige standpunkt, etter politisk klarering, som skal gjengis i foredraget. At saken har vært drøftet i et regjeringsnotat, omtales ikke i resolusjonen. Resolusjoner må utformes under hensyn til at de hvert halvår oversendes kontroll- og konstitusjonskomiteen i Stortinget (se kapittel 20).

Kongelige resolusjoner som er ferdig behandlet i statsråd, kan ikke unntas fra offentlighet som organinterne dokumenter. Dette følger av offentleglova § 14 annet ledd bokstav c.

Utkast til kongelige resolusjoner, og hele eller deler av endelige kongelige resolusjoner, vil imidlertid kunne unntas fra offentlighet etter andre unntaksregler i loven dersom vilkårene er oppfylt. Som den klare hovedregel bør resolusjoner skrives slik at de kan offentliggjøres. Inneholder resolusjonen unntaksvis graderte opplysninger, må resolusjonen merkes og behandles etter de regler som følger av sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen.

Se for øvrig nærmere omtale i kapittel 18 om offentliggjøring av saker som behandles i statsråd og om dokumentinnsyn.

9.5 Tilrådingsposten og bruk av vedlegg

Tilrådingsposten er den avsluttende delen av resolusjonen, der statsråden gir sin tilråding til statsrådet. Det er denne tilrådingen statsrådet slutter seg til, og som blir inntatt i statsrådsprotokollen. Tilrådingsposten bør begynne med å angi hvilke sakstyper det dreier seg om, for eksempel «Utnevning av …» , «Sanksjon av …» , «Klage fra …».

Tilrådingsposten bør gis en så kortfattet utforming som mulig. Inneholder forslaget en lengre tekst, skal det alltid gjøres bruk av vedlagte forslag. Det utarbeides da et eget selvstendig vedlegg som følger saken, og som det vises til i selve tilrådingen.

Vedlegg bør for eksempel benyttes når det er spørsmål om fastsetting av instrukser, forskrifter eller endringer i slike, eller godkjenning av avtaler. I disse tilfellene skal det i tilrådingen sies at forskriften eller instruksen fastsettes, avtalen godkjennes eller bestemmelsen fattes:

«Forskrift om…………… fastsettes i samsvar med vedlagte forslag».

Vedlegget skal alltid ha en overskrift. Overskriften i vedlegget skal også være i tråd med tilrådingen og angi hva saken gjelder. Se også punkt 9.3 om overskrift på den kongelige resolusjonen.

Eksempel på overskrift i vedlegget kan være:

«Forskrift om………..………. » «Instruks om……..»

Er vedlegget en forskrift, skal det dessuten utformes i samsvar med malen i punkt 12. Utformingen av vedlegg må ellers tilpasses den enkelte sak. Dersom resolusjonen inneholder gradert materiale, bør tilrådingsposten så langt som mulig utformes slik at protokollen fra statsråd ikke inneholder gradert materiale.

9.6 Hva kan samles i en kongelig resolusjon

Forslag til beslutninger som har en saklig sammenheng kan tas inn i den samme kongelige resolusjonen. Skal en lov sanksjoneres og den samtidig skal besluttes ikraftsatt, tas det inn i en resolusjon. Fastsettes det samtidig en forskrift med hjemmel i loven, kan det fremmes i den samme kongelige resolusjonen. Det samme gjelder dersom fullmakter etter loven skal delegeres til departementet.

Sanksjoner av lovvedtak som er fattet gjennom flere stortingsvedtak, kan ikke samles i en resolusjon (se punkt 10.1.2).

9.7 Eksempel på mal for kongelig resolusjon

9.7.1 Hode og initialer

Statsråd (eller unntaksvis statssekretær, departementsråd eller ekspedisjonssjef etter de interne fullmaktsforhold i departementet) påfører sine initialer øverst til venstre på dokumentets første side. Et eksempel på hvordan en kongelig resolusjon kan settes opp, er inntatt nedenfor.

(Referansenummer skal stå åpent, påføres av statsrådsforværelse ved innbinding. Saksnummer er departements ordinære saksnummer. Dersom den kongelige resolusjonen fremmes for behandling i et annet statsråd enn opprinnelig planlagt, må det lages en ny forside med ny dato)

9.7.2 Foredraget

Overskrift

Overskriften skal være opplysende, konsis og kort. Den bør, så langt råd er, utformes slik at teksten også kan brukes som beskrivende tekst på statsrådslisten.

1. Saksframstilling

Den skriftlige saksframstillingen i en resolusjon kalles «foredraget». For at den kongelige resolusjonen skal bli oversiktlig og leservennlig, bør den deles opp med nummererte underoverskrifter. Innledningsvis skal det gis en beskrivelse av hva saken gjelder.

Utforming av resolusjoner om sanksjon og ikraftsetting av lover, delegasjon av myndighet mv. utformes de i tråd med anbefalingen i kapittel 10.

Om inngåelse av avtaler mellom Norge og andre land se kapittel 11.

Dersom det er en forskriftssak, må det redegjøres for hvilke problemer som skal løses gjennom forskriften, resultatene av høringen, omtale av de enkelte paragraf etc. (se kapittel 12).

Ved oppnevning av utredningsutvalg skal formål, drøfting av mandat og avveininger om hvilke organisasjoner som eventuelt skal delta, omtales i foredraget. Mandatet må være utformet i samsvar med kravene i utredningsinstruksen (UI). Det skal framgå om forslaget er i samsvar med reglene i rundskriv Q-4/2005 om representasjon av begge kjønn i statlige styrer, råd, delegasjoner mv. (se kapittel 13).

Om utnevninger og beskikkelser se kapittel 14.

Dersom det er en klagesak, må det gjøres rede for saksforholdet, hvilken del av vedtaket som er påklaget, tidligere avgjørelser i saken, partenes hovedargumenter mv. (se kapittel 16).

2. Departementets vurderinger

I resolusjonene må det alltid gjøres rede for hvilke avveininger departementet har gjort, og hva som har vært avgjørende for departementets endelige standpunkter.

9.7.3 Tilrådingsposten

I kapitlene nedenfor er det inntatt en rekke eksempler på utforming av tilrådingsposter. Her er et eksempel på tilrådingsposten i en klagesak:

…departementet

t i l r å r :

Klage fra Peder Ås over …departementets vedtak 31. januar 2013 om å ekspropriere gnr. 6 bnr. 4 i Oslo. Klagen tas ikke til følge.

9.7.4 Kopier og stempel

En kopi av tilrådingsposten og alle vedlegg eller lignende som er en del av vedtaket som treffes, skal følge saken når den fremmes i statsråd. Kopiene vil bli beholdt ved Statsministerens kontor til bruk under føring av statsrådsprotokollen. Dersom det skal kunngjøres i Norsk Lovtidend må det gjøres klart et Word-dokument for kunngjøring, se nærmere om kunngjøringsplikten i kapittel 19.

Etter behandling i statsråd skal Statsministerens kontor påføre statsrådets stempel. På siste side av resolusjonen må det etter tilrådingsposten være tilstrekkelig plass (ca. 7 cm) til stempel og attestasjon. Statsrådsdatoen framgår av stempelpåskriften. Dersom saken har vært foredratt av en annen enn den ansvarlige statsråden (som står oppgitt på resolusjonens første side), påføres dette mellom statsrådsdatoen og statsrådssekretærens underskrift.

9.7.5 Retting av feil før statsråd

Statsministerens kontor kan bistå ved utformingen av kongelige resolusjoner. Dersom departementet er i tvil om utformingen, bør det kontakte Statsministerens kontor (SMK) i god tid før resolusjonen skal meldes opp til forberedende statsråd. Noen ganger oppdager SMK likevel feil eller mangler ved forslag til kongelige resolusjoner etter at de er ferdig behandlet i departementene og SMK har mottatt utkast til statsrådslister. SMK kontakter da departementet for å rette opp feilen. Det er derfor nødvendig at fagavdelingene har relevante saksbehandlere tilgjengelig på telefon fra oppmeldingen og inntil statsråd er avholdt slik at de kan svare på spørsmål og foreta nødvendige opprettinger. Foretas det rettinger i en kongelig resolusjon etter at de er sendt til Statsministerens kontor (se punkt 17.6), må det sendes ny resolusjon med initialer, slik at korrekt resolusjon kan legges inn i departementets statsrådsmappe. Påvirker rettingen også tilrådingsposten, må fagavdelingen også påse at statsrådsforværelset sender en ny oppdatert statsrådsliste til Statsministeres kontor.

9.7.6 Retting av feil etter statsrådsbehandling

Dersom det etter at en kongelig resolusjon er fremmet i statsråd oppdages en feil i tilrådingsposten eller vedlegg til denne, er hovedregelen at feilen må rettes ved at det fremmes en ny kongelig resolusjon. Statsministerens kontor må kontaktes straks feilen blir oppdaget. SMK vil da sammen med fagdepartementet vurdere på hvilken måte feilen kan rettes opp.

Klare skrivefeil og lignende kan i en viss utstrekning rettes uten at det må fremmes en ny kongelig resolusjon. Før rettingen gjøres i originaldokument, lages det et utkast til retting på en kopi av den kongelige resolusjonen. Her skrives forslag til rettinger inn. Kopien med rettinger forelegges deretter Statsministerens kontor som vurderer om denne framgangsmåten kan benyttes.

Departementet retter feilen gjennom en påtegning på originalversjonen av den kongelige resolusjonen. Påtegningen gjøres for hånd, med penn og ved bruk av korrekturtegn og føres inn i margen ved siden av teksten det skjer rettelser i. Samtidig skal det påføres en kort forklaring om årsaken til rettelsen. Forklaringen tas inn både i venstre marg på første side, ved siden av tittelen, og på samme side som rettelsen gjøres. Så langt praktisk mulig skal de samme personene som opprinnelig har påført sine initialer på forsiden av den kongelige resolusjonen, påføre sine initialer både på det stedet eller de stedene i den kongelige resolusjonen hvor det er gjort rettelse(r) og der det er tatt inn forklarende tekst.

Originaldokumentet sendes deretter til Statsministerens kontor, slik at statsrådssekretæren kan føre rettelsen av feilen inn i statsrådsprotokollen. Statsministerens kontor sørger også for at regjeringsråden eller den som godkjente den kongelige resolusjonen i det aktuelle statsrådet, signerer med initialer og dato på de samme stedene som departementet har tatt inn tekst i forbindelse med rettingen. Statsministerens kontor returnerer så den kongelige resolusjonen til departementet. Departementet informerer Lovdata om rettingen dersom det er nødvendig.

9.8 Pressemeldinger og nyhetssaker om kongelige resolusjoner

Det skal lages pressemelding eller nyhetssak på de aller fleste kongelige resolusjoner, se om dette punkt 18.2.

Til dokumentets forside