9 Hvordan gjennomføres statsråd?

Statsråd avholdes normalt på Slottet hver fredag klokken 11.00. Etter nærmere avtale mellom Statsministerens kontor og Det kongelige hoff kan møtedag og/eller møtetidspunkt tilpasses ved behov.

I sommerferien (siste uken av juni, juli måned og første uken av august) avholdes normalt ikke statsråd. I januar og august avholdes statsråd normalt annenhver uke. To ganger i året sender Statsministerens kontor ut en oversikt over planlagte regjeringskonferanser og statsrådsmøter til statsrådsseksjonene i departementene, se rutinebeskrivelsen i vedlegg I.

For at Kongen i statsråd skal være beslutningsdyktig, må over halvparten av regjeringens medlemmer være til stede, se kapittel 1. Statsministerens kontor sørger for å innkalle et tilstrekkelig antall statsråder. Statsministerens kontor sørger også for at saksdokumentene til det enkelte statsrådsmøtet fraktes til Slottet.

Statsråd avholdes i statsrådssalen og gjennomføres på følgende måte:

I statsrådsmøtene er kongen iført Hærens gallauniform. Mannlige statsråder er iført mørk dress, hvit skjorte og slips, og kvinnelige statsråder mørkt, formelt antrekk.

Kongen leder møtet. Hvis kongen er syk eller på reise i utlandet, er det den nærmest arveberettigede til tronen som leder møtet, se Grunnloven § 41 første punktum. Dersom også den arveberettigede har fravær, «forestår statsrådet bestyrelsen av riket», se Grunnloven § 41 siste punktum. Det innebærer at statsministeren eller statsministerens stedfortreder leder statsrådsmøtet. Møtet blir da avholdt i statsrådssalen på Statsministerens kontor.

Etter ankomst på Slottet, samles statsrådene i ministersalongen. Mobiltelefoner og elektroniske enheter legges igjen i ministersalongen. Like før klokken 11.00 går regjeringen inn i statsrådssalen og stiller seg på plass bak sin stol. Deretter kommer kongen, og eventuelt den nærmest arveberettigede, inn i statsrådssalen. Når kongen, og eventuelt den arveberettigede, kommer inn i salen, håndhilser de på regjeringsmedlemmene.

Kongen sitter ved øverste enden av bordet. Hvis den nærmest arveberettigede er til stede, sitter vedkommende på kongens venstre side ved siden av kongen på bordenden. Statsministeren (eller den som fungerer som statsminister om statsministeren har forfall) sitter øverst på langsiden av bordet, på kongens høyre side. Statsrådene sitter ellers etter rang, med nummer to i rang på første plass på bordets venstre langside, nummer tre på andre plass på bordets høyre langside, nummer fire i rang på andre plass på bordets venstre langside og så videre. Statsrådssekretæren sitter på nederste bordende.

Foran kongen ligger det en utfylt liste med alle departementene og Statsministerens kontor. Det er angitt i listen hvilke departementer som har meldt opp saker til statsrådsmøtet. Etter gammel tradisjon står Utenriksdepartementet først på listen, deretter departementene i alfabetisk rekkefølge, og til slutt Statsministerens kontor.

Kongen leser opp navnet på de departementene som har oppmeldte saker i henhold til rekkefølgen nevnt over. Statsråden for det aktuelle departementet som leses opp, reiser seg med en gang kongen leser opp departementets navn. Statsråden går frem til kongen, og leverer departementets statsrådsliste til kongen, og til den nærmeste arveberettigede, dersom også hun er tilstede.

Idet statsråden setter seg igjen, sier han/hun:

• Når kongen leder møtet (bokmål): «Deres Majestet. På vegne av […] departementet har jeg den ære å foredra [antall] saker».
• Når kongen leder møtet (nynorsk): «Dykkar Majestet/Gode Konge. Det er ei ære for meg på vegner av […] departementet å leggje/leggja fram [antall] saker»..
• Når den arveberettigede leder møtet (bokmål): «Deres Kongelige Høyhet. På vegne av […] departementet har jeg den ære å foredra [antall] saker».
• Når den arveberettigede leder møtet (nynorsk): «Vyrde Kronprinsesse/Gode Kronprinsesse. Det er ei ære for meg på vegner av […] departementet å leggje/leggja fram [antall] saker».
• Når kongen leder møtet og den arveberettigede er til stede (bokmål): "Deres Majestet, Deres Kongelige Høyhet. På vegne av […] departementet har jeg den ære å foredra [antall] saker".
• Når kongen leder møtet og den arveberettigede er til stede (nynorsk): "Dykkar Majestet/Gode Konge, Vyrde /Gode Kronprinsesse. Det er ei ære for meg på vegner av […] departementet å leggje/leggja fram [antall] saker".

Hvis statsråden i et departement som har meldt opp saker ikke deltar i statsrådet foredrar en av de tilstedeværende statsrådene saken på vegne av det aktuelle departementet. Statsministerens kontor har ansvar for å tildele saken(e) til en av statsrådene som er tilstede.

Det noteres i statsrådsprotokollen hvem som har foredratt saken i statsrådsmøtet, men det konstitusjonelle ansvaret for saken ligger hos den statsråden som har meldt opp saken og som styrer departementet til daglig. Hvis statsministeren ikke er til stede, er det rangordningen i regjeringen som bestemmer hvem som foredrar saker som fremmes av Statsministerens kontor og signerer dokumentene som behandles i statsråd på vegne av statsministeren.

Statsråden leser opp sakene i den rekkefølgen de er satt opp på statsrådslisten. Etter hver sak som leses opp, svarer kongen (eller den som leder møtet) «ja vel» som tegn på at saken er godkjent. Er det en klage som avslås, sier møteleder «nei vel».

Under Kongen i statsråd må statsrådene være forberedt på å kunne svare på spørsmål og gi supplerende opplysninger om sakene som fremmes av vedkommendes departement. Departementet bør derfor vurdere om sakens kompleksitet og omfang tilsier at det i mappen til statsråden bør legges ved talepunkter til sakene, se også kapittel 8. Som nevnt over vil sakene dessuten bli foredratt av en annen statsråd dersom den statsråden som melder opp saken ikke er til stede i statsrådsmøtet. Dersom fagstatsråden ikke skal møte, må behovet for å legge talepunkter i mappen særskilt vurderes.

Når alle sakene er avgjort og kongen reiser seg, reiser alle de øvrige deltakerne i statsråd seg samtidig. I det kongen forlater statsrådssalen, sier han: «Takk for i dag». Statsrådene svarer da samlet: «Takk for i dag, Deres Majestet/Dykkar Majestet». Dersom også kronprinsessen er tilstede, sier hun etter kongen: «Takk for i dag». Statsrådene svarer da: «Takk for i dag, Deres Kongelige Høyhet/Vyrde/Gode kronprinsesse».

I forbindelse med statsrådet signeres alle proposisjoner, sanksjoner og utnevnings- og beskikkelsesdokumenter av kongen (eller den nærmeste arveberettigede dersom hun har ledet møtet). Dokumentene kontrasigneres av statsministeren eller statsministerens stedfortreder jf. Grunnloven § 31.

Statsrådssekretæren paraferer dokumentene. Statsrådssekretæren innestår på denne måten for at dokumentene er i samsvar med de avgjørelsene som er truffet. Statsministerens kontor utarbeider en protokoll over alle vedtak som er truffet i hvert enkelt statsrådsmøte, kalt vedtaksprotokollen, se kapittel 4 og 5.