4 Trykking og publisering

4.1 Kontakt med Teknisk redaksjon

Teknisk redaksjon har ansvaret for samordning og styring av produksjonen av regjeringens dokumenter til Stortinget. Redaksjonen er en del av Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS), Avdeling for informasjonsforvaltning. De saksansvarlige i departementet bør tidlig i prosessen ta kontakt med redaksjonen. Det vil da bli holdt et «oppstartsmøte» mellom redaksjonen og de ansvarlige i fagdepartementet for å informere om gangen i trykkeprosessen.

4.2 Produksjonssystem

Regjeringens dokumenter legges inn i et helhetlig produksjonssystem for samtidig publisering i flere medier (papir- og nettversjoner). Teknisk redaksjon følger hele produksjonsprosessen fra forfatternivå fram til ferdige publiseringsversjoner og kvalitetssikring av disse. Redaksjonen bistår med produksjonsplanlegging, strukturert tilrettelegging av manuskript, opplæring i elektroniske innskrivningsmaler, samt rasjonell og kostnadseffektiv dokumentproduksjon. Ytterligere informasjon og veiledning om trykkeprosessen finner du på https://intra.dep.no/depweb/tjenester.

4.3 Design

For å gi dokumentene fra regjeringen et enhetlig preg, er det fastsatt bestemte krav til utformingen (grafisk designprogram for departementene). Første side begynner med et fast «hode» med departementets navn, proposisjonens eller meldingens nummer og angivelse av stortingssesjon. Deretter skal det tas inn en ny tekstlinje hvor «Proposisjon til Stortinget» eller «Melding til Stortinget» skrives fullt ut. For proposisjoner angis det også i parentesen hvorvidt dokumentet inneholder forslag til lovvedtak, forslag til stortingsvedtak eller begge deler.

Omslagssiden av proposisjoner (også Prop. 1 S) skal være ensfarget hvit uten fotografier, farger, illustrasjoner mv. Den såkalte «Gul bok» (se punkt 3.7.1) trykkes med gul farge nederst på omslaget. Når antallet sider er mindre enn 64, blir proposisjonen produsert uten omslag.

Omslagssiden på meldinger til Stortinget kan ha fotografier og farger, men for at dokumentene skal få et enhetlig preg, skal slike illustrasjoner plasseres innenfor en bestemt ramme.

Fargeillustrasjoner kan benyttes i proposisjoner og meldinger til Stortinget. Figurer, illustrasjoner mv. nyttes når de har en klar funksjon i forhold til den tekstlige omtalen. Fotografier, illustrasjoner mv. som ikke har en slik funksjon, skal unngås.

4.4 Ingress

Det skal lages en kortfattet ingress til alle proposisjoner og meldinger. Den publiseres sammen med dokumentet på regjeringen.no. Teknisk redaksjon orienterer nærmere om dette kravet, og om hva ingressen skal inneholde.

4.5 Teknisk kontroll av manus

Blankett PX-0701 B brukes som saksomslag for innlevering av manuskript som skal trykkes. Omslaget kan bestilles fra DSS, ved publikasjonsbestilling@dss.dep.no. Departementene har ansvaret for grundig korrekturlesning av manus før trykkingsordre gis. Manuskriptet må tilfredsstille de tekniske og designmessige krav som er fastsatt av Statsministerens kontor. Teknisk redaksjon kontrollerer at dette er fulgt før trykking og publisering finner sted. Redaksjonen konsulterer ved behov med Statsministerens kontor om slike spørsmål.

4.6 Endelig trykking

Proposisjoner og meldinger skal som klar hovedregel ikke fremmes i statsråd før de foreligger ferdig trykte og klare for å legges ut på Internett (se punkt 18.2). Dokumentet skal normalt foreligge ferdig trykt før behandlingen i forberedende statsråd (normalt torsdag kl. 12.15 samme uke som statsråd holdes).

I planleggingen av framdriften for proposisjoner og meldinger er det derfor viktig at det settes av tilstrekkelig tid til korrekturlesning og trykking. I oppstartmøte (se punkt 4.1) avtales det en framdriftsplan for å produsere dokumentet. Oppstår uforutsette forsinkelser med framdriften, for eksempel i departementets korrekturlesing, skal dette straks meldes til Teknisk redaksjon.

4.7 Foreløpig utgave

I de helt spesielle tilfellene hvor det er nødvendig å gjøre unntak fra hovedregelen om ferdig trykt dokument, må det tas kontakt med Statsministerens kontor (v/ekspedisjonssjef i Innenriksavdelingen) for innhenting av særskilt godkjenning. Denne løsningen tillates bare helt unntaksvis, fordi en omfattende mangfoldiggjøring i forkant av trykking øker kostnadene. Det gir også dårligere tilgjengelighet for Stortinget, fordi de ikke får en kvalitetssikret elektronisk utgave. Statsministerens kontor kan avvise utrykte meldinger og proposisjoner som ikke har fått slik tillatelse.

Dersom Statsministerens kontor tillater at dokumentet legges fram som en foreløpig utgave, må det lages et midlertidig trykk før saken legges fram i statsråd. Fagdepartementet gjennom DSS, Hurtigtrykk, kopierer opp 250 eksemplarer merket med (Foreløpig utgave) på tittelsiden. Etter statsråd vil DSS sørge for at nødvendige eksemplarer straks blir sendt til Stortinget (se punkt 4.6). Når den endelige utgaven er ferdig produsert, makuleres den foreløpige utgaven. Teknisk redaksjon gir veiledning når det gjelder produksjon av den foreløpige utgaven.

Den endelige utgaven skal innholdsmessig være identisk med den foreløpige utgaven. Med mindre det dreier seg om helt bagatellmessige korrekturfeil, som for eksempel feil tegnsetting eller stavefeil, kan feil i den foreløpige utgaven ikke rettes i den trykte utgaven. Dersom det oppdages feil i den foreløpige utgaven, må den ordinære prosedyren for retting av feil følges (se kapittel 6).

Sendes det rettebrev før endelig trykk av proposisjonen eller meldingen, kan det tas inn en fotnote i den endelige trykte versjonen som viser til at det er sendt et rettebrev og hva som står i rettebrevet. I nettversjonen lages det også en elektronisk lenke til rettebrevet (se punkt 6.2).

4.8 Dato og nummer

Vedkommende departement må i samråd med Teknisk redaksjon avklare hvilken dato saken kan fremmes i statsråd, og departementet må påse at dokumentet blir ført opp på statsrådslisten og behandlet i statsråd på riktig dag.

Dato for statsrådsbehandlingen skal stå i dokumentet og må være klarlagt når trykningsordre gis. Teknisk redaksjon tildeler samtidig dokumentet nummer. Dersom det fremmes i overgangen til en ny stortingssesjon, er det viktig at Teknisk redaksjon passer på at dokumentet får nummer i riktig sesjon (se punkt 3.5.2).

4.9 Utlevering av trykte proposisjoner og meldinger til departementene

Når proposisjonene eller meldingene er ferdig trykte, leverer trykkeriet hele opplaget til Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS), Logistikk og post. DSS bringer deretter omgående et fast antall eksemplarer (normalt fire) til vedkommende departements statsrådsforværelse og til Statsministerens kontor.

Dersom departementet unntaksvis har behov for flere eksemplarer før behandling i statsråd, må departementsråden eller en avdelingssjef i departementet skriftlig rekvirere og kvittere for det antall eksemplarer som utleveres. Slike forhåndseksemplarer må aldri gis videre til utenforstående før statsråd er holdt.

4.8 Graderte dokumenter

Ved arbeidet med proposisjoner og meldinger som skal beskyttes etter reglene i sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen, må reglene for behandling av dokumenter etter det aktuelle graderingsnivået, følges.

4.9 Oversettelser av proposisjoner og meldinger til engelsk

Oversettelsesenheten i Utenriksdepartementet har utarbeidet engelske publikasjonsbetegnelser som skal benyttes når proposisjoner og meldinger til Stortinget oversettes til engelsk. En oversikt over engelske betegnelser er tatt inn i vedlegg 4. Ved slike oversettelser er det viktig å ta forbehold om at det er den norske teksten som er den offisielle.

Til dokumentets forside