Informasjon og kommunikasjon mellom kommune og innbyggerne

I et godt lokaldemokrati er informasjon og dialog en viktig demokratisk verdi og rettighet. Det bør være åpenhet og innsyn mellom politikere og sivilsamfunn, og innad i kommunen mellom politikere og administrasjon.

I omstillingsprosesser med mange berørte, slik en kommune-sammenslåing er, vil informasjons- og kommunikasjonsbehovet være ekstra stort. Erfaringene fra tidligere sammenslåinger viser at kommunen ikke må undervurdere betydningen av informasjon om sammenslåingsprosessen.

Det er viktig at kommunen og de folkevalgte baserer informasjon og dialog på åpenhet og innsyn. Det styrker innbyggernes tillit. De kommunene som har størst åpenhet og mulighet for innsyn, har også de mest tilfredse innbyggerne.

Informasjon og kommunikasjon for å kunne forstå, mene og delta

For innbyggerne er det grunnleggende at kommunen gir god og lett tilgjengelig informasjon om rettigheter, hvilke tjenester kommunen gir og politikken som føres. Åpenhet innebærer også at befolkningen får vite hvilken informasjon politikerne legger til grunn for sine beslutninger, og hvem som har ansvar for hvilke beslutninger. Det bør også være en lav terskel for å ta kontakt med kommunen og enkelt å forstå hvordan man som innbygger kan ta opp saker med de folkevalgte.

Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg foretok i 2011 en åpenhets-indekskåring blant alle norske kommuner. Halvparten av kommunen gir ingen informasjon om allmennhetens rett til innsyn i kommunale dokumenter etter Offentlighetsloven. Store kommuner scorer gjennomgående høyere på indeksen enn mindre kommuner.

Anbefalte tiltak for åpenhet

  • Informere aktivt og systematisk om kommunens planer, vedtak og måloppnåelse.
  • Formidle gjennom forskjellige kanaler for å sikre at man når bredt ut til befolkningen – gjennom aviser, internett, egne skriv eller målgrupperettede informasjonsmøter.
  • Informere om uenigheter i kommunestyret – referere ulike standpunkter og beskrive argumentene i debatten.
  • Så langt det er mulig å gi innsyn i saker og saksforberedende dokumenter når pressen ber om det. Det bedrer sjansen for å få et harmonisk forhold til lokalavisen, og for å gi befolkningen tillit til at kommunen ikke holder noe skjult.
  • Vurdere om administrasjonen kan gi politikerne mer innsyn i saksutredningsfasen. Dette kan bidra til å bedre tilliten mellom politikere og administrasjon, og mer informerte politikere kan fatte bedre beslutninger.

Veier til god lokaldemokratisk styring, NIBR rapport 2013:4

Informasjon og kommunikasjon ved kommunesammenslåing

Etter at kommunesammenslåing er vedtatt og i den påfølgende prosessen, er det et stort behov for informasjon til innbyggerne. Det er særlig viktig med god informasjon og dialog i forkant av beslutninger som har direkte betydning for befolkningen og lokalsamfunnet. Sammenslåingsprosessen består av en rekke faser, der mange forhold og spørsmål blir berørt. Derfor er det viktig å prioritere et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid.

Rapporten Å bygge en ny kommune viser at formidling, dialog og informasjonshåndtering underveis til dels har vært undervurdert.

Mangelfull informasjon og dialog kan føre til negativt fokus, med uheldige følger for prosessen.Derfor er det viktig å få på plass et system for informasjonshåndtering og kommunikasjon så tidlig som mulig.  Det bør settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til å følge dette opp. Aktiv informasjon og medvirkning i en tidlig fase kan bidra til økt engasjement og debatt. Dette kan gi større legitimitet til prosessen og "eierskap" til den nye kommunen.

"Erfaringer er at informasjonsopplegget er meget viktig. Dette må forankres politisk ved at kommunestyret vedtar et informasjonsopplegg og eventuelt retningslinjer for innholdet i informasjonen. Alternativet er at en som i Skjerstad får de politiske partiene til å underskrive opplegget. Det sikrer også politisk forankring"
Brandtzæg 2014:38

Formidlingspakke om kommunereformen

I forbindelse med kommunereformen har Ungdomsutvalget i Nord- Trøndelag, Fylkesmannen i Nord- Trøndelag, Nord- Trøndelag fylkeskommune og Distriktssenteret utarbeidet en formidlingspakke om kommunereformen med ungdom som målgruppe.

For å kunne oppnå reell medvirkning er det viktig at det blir gitt relevant og forståelig informasjon. Byråkratisk språk og lange saksdokument må formidles på en slik måte at det er mulig å forstå hva saken handler om.

Målet med formidlingspakken er å forklare kommune og kommunereform på en lettfattelig måte. Den er tilpasset ungdom, men den enkle formen vil også passe i andre former for innbyggerinvolvering knyttet til kommunereformen.

Ulike kanaler for informasjon og kommunikasjon

Kommunen bør benytte ulike kanaler for å gi informasjon til, og kommunisere med sine innbyggere. Skal informasjons- og kommunikasjonstiltakene lykkes må kanalene tilpasses målgruppen kommunen ønsker å nå. Det er også viktig at det i tillegg til informasjon er mulighet for dialog for å kunne innhente tilbakemeldinger underveis i prosessen. Det kan bidra til bedre løsninger.

Generelt bør både de folkevalgte og representanter for administrasjonen legge til rette for at innbyggerne kan ta kontakt for å diskutere lokale saker og spørsmål. Ordførerbenk, hvor ordføreren møter innbyggerne i det offentlige rom, er et eksempel på hvordan kommunen kan kommunisere med innbyggerne. Kommunen kan i tillegg til å informere gjennom i lokalavisen, bruke digitale kanaler og sosiale medier.

De kommunale bibliotekene er viktige sosiale møteplasser og er steder for informasjon, debatt og meningsutveksling. Bibliotekene kan være en viktig arena i kommunens demokratiarbeid. De ansatte i bibliotekene har erfaring med å gjennomføre små og store arrangementer.

Eksempel i sammenslåingsprosessen

Aure og Tustna
I sammenslåingsprosessen mellom Aure og Tustna tok det lang tid før man fikk informasjonshåndteringen på plass. Det bidro, i denne første viktige fasen, til frustrasjon, usikkerhet og klager fra ansatte, innbyggere og lokale media. Det var ingen klare informasjonskanaler, det var vanskelig å få tak i informasjon, enkelte fikk informasjon via e-post fra flere kilder, og man visste ikke hvor informasjonen opprinnelig kom fra.

Etter hvert som man fikk systemer og rutiner for informasjon og kommunikasjonshåndtering, avtok kritikken. Prosjektet fikk på plass egne nettsider hvor det jevnlig ble lagt ut informasjon. Sidene var informative og ga god oversikt over hva som ble gjort og planer for videre arbeid. Nettsidene ga også muligheter til å stille spørsmål direkte til prosjektledelsen. Egne nyhetsbrev ga også oversikt over status og fremdrift. Det ble også laget egne nyhetsbrev tilpasset barn og unge.


Indre Fosen
I prosessen med å bygge en ny kommune utarbeidet Leksvik og Rissa en felles kommunikasjonsplan for å bedre kommunikasjonen internt og med sine innbyggere.

Ved å velge felles rutiner og verdier for kommunikasjonen i prosjektet, ønsket kommunene å forebygge noen av de utfordringene som kan oppstå underveis i utviklingen av en ny kommune. Hensikten var å utvikle anvendelige verktøy, åpenhet og involvering av innbyggerne.

Den gode og konstruktive samarbeidsånden som ble utviklet mellom kommunene i oppstartsfasen var viktig for arbeidet som Indre Fosen kommune har startet på. Kommunikasjonsrådgivere fra begge kommunene ledet informasjonsarbeidet i sammenslåingsprosessen. Rådgiverne fremhever at de har hatt en åpen og god dialog hele veien, noe som har vært positivt for utarbeidelsen av en felles kommunikasjonsstrategi. Arbeidet ble politisk forankret, og det gode samspillet mellom politikere, administrasjon og tillitsvalgte var viktig for å få til en god prosess.

Informasjonsdeling mellom ansatte har betydning for informasjon som blir gitt videre til innbyggerne. Det ble derfor opprettet ei Facebook-gruppe for ansatte, nyhetsbrev og ei veggavis. I en del tilfeller hengte de opp oppslag på toalettene. En kommunikasjonspris i form av en ballong ble delt ut til månedens kommunikator. Organisasjonen ønsket på denne måten å fremheve gode eksempler på intern kommunikasjon.

Et av målene i kommunikasjonsplanen var å involvere og engasjere befolkningen i utformingen av en felles kommuneidentitet for Indre Fosen. Befolkningen fikk mulighet til å bidra til kulturbygging på tvers av kommunegrensene. Satsingen bidro til å skape tilhørighet, engasjement og oppmerksomhet om sammenslåingen.

Indre Fosen: Felles kommunikasjonsplan bidro til samarbeid og involvering av innbyggerne

Slik gjorde vi det i Sandefjord kommune
1.1.2017 ble Andebu, Stokke og Sandefjord slått sammen til en kommune. I sammenslåingsprosessen hadde kommunene en nettside som var viktig for prosessen. Alle tre kommunene hadde lenke til arbeidet med kommunesammenslåingen sentralt på sine nettsider. Det gjorde at innbyggerne fort kunne finne informasjon. På nettsiden kunne de blant annet finne nyhetsarkiv og sentrale dokumenter som utredninger og kommunestyrereferat. Kommunene hadde også egne Facebooksider. Etter at det politiske forhandlingsutvalget leverte sin utredning med forslag om sammenslåing, sendte kommunene ut en felles informasjonsbrosjyre til alle husstander.

Nå som kommunen er i ordinær drift, er den gamle nettsiden faset ut, men mye av innholdet vil en kunne finne under de ulike tjenesten. Kommunen har i tillegg en nettside med viktig informasjon om informasjon om prosessen som var (forhandlingsutvalgets utredning, referater fra møter i fellesnemnda og partssammensatte utvalg, og nyhetsbrevene som ble gitt ut).

Tjøme og Nøtterøy
Tjøme og Nøtterøy kommune ble til Færder kommune i januar 2018. Kommunene startet kommunikasjonsarbeidet tidlig, utformet kommunikasjonsstrategi, etablerte egen kommunikasjonsgruppe for prosjektet og gjennomførte mange kommunikasjonstiltak. I prosessen forut for sammenslåingen har rådmann i nye Færder kommune prioritert å besøke virksomheter for å møte ansatte ansikt til ansikt. Det blir i ettertid ansett som viktig å ikke undervurdere direkte møter. Nye Færder kommune har tatt i bruk Instagram, facebook og en felles nettportal i kommunikasjonsarbeidet. De har også distribuert informasjonsbrosjyre til alle husstander i Tjøme og Nøtterøy, samt egne nyhetsbrev til kommunalt ansatte. Lokalavisa ble også ansett som en viktig kommunikasjonsportal for å nå ut til målgruppene i kommunikasjonsarbeidet.

Informasjon og kommunikasjon i nye Færder kommune

Tips fra tidligere prosesser

Kunnskap fra tidligere sammenslåingsprosesser viser at informasjon og kommunikasjon er viktig.

  • Lag en plan for kommunikasjonsarbeidet. Etabler gode informasjonskanaler og rutiner internt i organisasjonen.
  • Få tidlig på plass et system for informasjonshåndtering og kommunikasjon, helst før det praktiske arbeidet starter opp. Konkretiser hva kommunelovens paragraf 4 om aktiv informasjonsplikt skal innebære.
  • Sett av tilstrekkelig med tid og ressurser til å følge opp. Informasjons- og kommunikasjonsarbeidet skjer løpende.
  • Ha kontroll på informasjonen og informasjonskanalene. Etabler felles informasjons- og kommunikasjonsplattform. Lik informasjon, samtidig og fra samme kilde rydder unna misforståelser og uklarheter.
  • Etabler faste arenaer og møteplasser for både informasjonsutveksling og dialog. Dette bør gjøres også på tvers av de gamle kommunene.
  • Søk samarbeid med lokalavisa eller andre lokale medier. Avklar muligheter for fast informasjonsspalte, digital ordførerbenk, månedlige nettmøter, informasjonsbilag som innstikk eller lignende.
  • Ikke undervurder informasjonsbehovet – det er også viktig å informere om at «det ikke er noe å informere om».
  • Tilpass informasjons- og kommunikasjonstiltak etter målgruppene – ta i bruk både analoge og digitale kanaler.
  • Sats på kulturbygging, og bruk frivillige lag og organisasjoner for å skape dialog, engasjement og oppmerksomhet om sammenslåingen.

Mer om informasjon og kommunikasjon: litteratur

Kunnskap og erfaringer fra prosesser med kommunesammenslåing. Distriktssenteret

Kommuneproposisjonen 2015

Godt lokaldemokrati – ei plattform. KS

Temahefte: Lokalt demokrati og kommunalt selvstyre – visjon eller virkelighet. KS

 

← Forrige                                                                                           Neste →

Til start Til Del A Til Del B Til Del C
Til toppen